Neue Projektausgabe

Einleitung

Sie und Ihre Mitarbeiter können Auslagen erstellen, die bei der Rechnungsstellung an Ihre Kunden weitergeleitet werden. Dies können beispielsweise Rechnungen von Subunternehmern, Wareneinkäufen oder Lizenzzahlungen sein.

Beschreibung

Auslagen sind Teil Ihrer Projektkosten und können Ihren Kunden demzufolge in Rechnung gestellt werden.

Eine neue Auslage einrichten

Über den Filter können Sie nach Kunde, Projekt, Projektvertrag oder Auslagentyp suchen. Sobald Sie etwas in die Felder eingeben, wird die Suche eingeschränkt, sodass Sie die Ergebnisse sofort sehen. Wenn Sie zuerst einen Kunden auswählen, werden die möglichen Projekte eingeschränkt. Wenn Sie zuerst ein Projekt auswählen, wird der Kunde automatisch eingetragen, sobald Sie die Auslage speichern. Bitte beachten Sie: Die Option Projektvertrag verschwindet, wenn Sie ein Projekt auswählen, für das nur ein Vertrag verfügbar ist.

Quittungsdaten eingeben

Sie können aus der Liste einen Lieferanten auswählen sowie ein Datum und den Betrag inkl. Umsatzsteuer eingeben. Wenn Sie in der Systemadministration mehrere Währungen aktiviert haben, können Sie neben dem Betrag die gewünschte Währung auswählen. Standardmäßig ist dies die gleiche Währung, mit der Ihr TimeLog-System eingerichtet ist. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die Währung, das Datum und den Wechselkurs ändern.

Die Umsatzsteuer wird automatisch auf Grundlage der Einstellungen ermittelt, die Sie für Ihre Auslagentypen unter Systemadministration -> Zeit- und Auslagenerfassung -> Auslagentypen vorgenommen haben. Wenn der Wert falsch ist, können Sie ihn im Feld korrigieren.

Unter Zahlungsmethode geben Sie an, welches Zahlungsmittel für die Auslage verwendet wurde. Die verfügbaren Optionen hängen von der unter Systemadministration -> Zeit- und Auslagenerfassung -> Zahlungsmethoden vorgenommenen Einstellungen ab. Hier werden die Zahlungsmethoden angezeigt, sofern sie nicht als Mitarbeitergutschrift markiert wurden. 

Falls erforderlich, können Sie in einem Kommentar zur Auslage erläuternde Informationen hinzufügen. Der Kommentar wird bei der Rechnungsstellung an den Kunden verwendet.

Wenn Sie die entsprechende Option unter Systemadministration -> Projekte -> Projektabrechnung aktiviert haben, können Sie hier auswählen, ob die Auslage Fakturierbar ist oder nicht.

Die Berechnung der Projektausgaben selbst erfolgt anhand der angegebenen Beträge von Ihrer Quittung. Sie haben die Möglichkeit, einen Vorschuss für die Auslage hinzuzufügen, woraufhin der fakturierbare Betrag sofort berechnet wird.

Zum Speichern Ihrer Auslage haben Sie drei Möglichkeiten:

• Speichern: Speichert und schließt Ihre Auslage und leitet Sie zum Projektvertrag weiter.
• Speichern und neu: Speichert Ihre Auslage und erstelle eine neue für das gleiche Projekt, das Sie zuvor ausgewählt haben.

PDF-Dateien oder Bilder der Auslagenquittung hinzufügen

Sie haben zwei Möglichkeiten, um Dateien zu Ihrer Auslage hinzuzufügen.

• Zum einen können Sie auf das Upload-Symbol klicken, um Dateien auf Ihrem Computer zu suchen. Dann können Sie eine oder mehrere Dateien auswählen und gleichzeitig hochladen.
• Zum anderen können Sie Dateien aus einem Ordner auf Ihrem Computer direkt in den Browser ziehen. Beim Ablegen der Dateien werden diese automatisch zur Auslage hinzugefügt.

Sie können beliebig viele Dateien hinzufügen.

Sollten Sie eine falsche Datei hinzugefügt haben, können Sie sie löschen, indem Sie mit der Maus über die Datei fahren, auf die drei Punkte klicken und dann auf Löschen klicken.

Um die Dateien für Ihre Auslage zu speichern, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Speichern.

 Alternativ können Sie Auslagen mit unserer App TimeLog Mobile hinzufügen. Hier erfahren Sie mehr über unsere App und die Download-Optionen.

Import von Auslagen aus dem Finanzsystem

Wenn Sie eine unserer standardmäßigen Finanzintegrationen verwenden, können Sie Auslagen daraus in TimeLog importieren. In unserem zugehörigen Leitfaden erfahren Sie mehr darüber.