Projektausgaben importieren

Einleitung

Wenn in Ihrem Finanzsystem Auslagen für Lieferantenrechnungen, Auslagen von Mitarbeitern, Reisekosten usw. verzeichnet sind, die Sie gerne in Projekte in TimeLog übertragen möchten, können Sie sie leicht aus einer Datei mit durch Kommata getrennten Inhalten importieren. Eine Eingabe von Hand ist dann nicht mehr erforderlich.

Wenn Sie eine der Standardintegrationen von TimeLog für Finanzsysteme verwenden, können Sie Auslagen direkt aus dem Finanzsystem importieren, sofern die Integration aktiviert und konfiguriert ist.

Beschreibung

Bevor Sie mit dem Import beginnen, müssen Sie oder Ihr Systemadministrator sicherstellen, dass für den Import von Daten eine standardmäßige Zahlungsmethode ausgewählt wurde.

Import aus einer Datei

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie die Datei aus, deren Daten importiert werden sollen. Rechts unter Importoptionen machen Sie folgende Angaben:

• Geben das in der Datei verwendete Trennzeichen an.
• Geben Sie das Format an, in dem die Auslagen erstellt wurden, da sich hieraus das Zahlen- und Datumsformat des Imports ergibt.
• Sollte die Datei Spaltenüberschriften enthalten, muss „Meine Datei enthält Spaltenüberschriften“ markiert werden.

Klicken Sie auf Fortfahren.

Wenn die Datei keine Fehler enthält, wird der Inhalt der Importdatei anschließend in einer Tabelle auf der Registerkarte Auslagen auswählen angezeigt. Falls die Importdatei nicht eingelesen werden kann, erscheint der Grund hierfür unten auf dem Bildschirm. Diese Fehler sind meist darauf zurückzuführen, dass der Inhalt der Importdatei nicht das festgelegte Format erfüllt. Fehlerhafte Auslagen müssen zunächst in der Datei korrigiert werden, bevor diese erneut importiert werden kann.
Hier erfahren Sie, wie Sie eine Importdatei formatieren.

Wir empfehlen, dass Sie maximal 100 Ausgaben pro Import importieren, so dass Sie sicherstellen dass alle korrekt importiert werden.

Import aus dem Finanzsystem

Wenn Sie aus dem Finanzsystem importieren, müssen Sie lediglich dieses markieren und anschließend auf Fortfahren klicken. Daraufhin ruft die Importfunktion zuvor noch nicht importierte Posten aus den im Finanzsystem ausgewählten Konten ab.

Bereit zum Importieren

Nach dem Einlesen in TimeLogs Importwerkzeug wird jede Auslage in der Importdatei in einer Zeile der Ergebnisliste angezeigt.

Neben Anzeige ist angegeben, wie viele Auslagen zum Importieren bereit sind und wie viele nicht. Klicken Sie auf eine der Optionen Alle, Bereit zum Importieren (x), Nicht bereit zum Importieren (x), um die Anzeige anzupassen. Dies kann von Vorteil sein, wenn die Tabelle sehr viele Zeilen enthält.
Zum Import bereite Auslagen, haben in der Tabelle einen hellgrauen Hintergrund, Auslagen mit Fehlern sind hellrot hinterlegt.

Ein typischer Fehler besteht darin, dass von TimeLog benötigte Informationen bezüglich der Auslagen nicht vorhanden sind, beispielsweise zu welchem Projekt eine Auslage in TimeLog gehört. Dies sind Informationen, die im Finanzsystem meist nicht ausgewählt werden können.

Sie müssen Folgendes tun, um die Daten für den Import vorzubereiten:

• Halten Sie den Mauszeiger über dem Dreieck ganz links in der Reihe, um eine Beschreibung des Fehlers zu sehen. Dies kann z. B. sein: „Wählen Sie bitte ein Projekt aus.“
• Korrigieren Sie den Fehler beispielsweise dadurch, dass Sie in der Spalte Projekt ein Projekt für die jeweilige Auslage auswählen.

Import ausführen

Wenn die Ergebnisliste keine roten Zeilen enthält, können Sie die Daten nun in die ausgewählten Projekte importieren.

• Markieren Sie die Kontrollkästchen rechts neben den zu importierenden Auslagen. Benutzen Sie eventuell das obere Kontrollkästchen, um alle Auslagen zu markieren.
• Öffnen Sie das Auswahlmenü Handlung auswählen und klicken Sie auf die Option Importieren sowie anschließend auf OK.

Daraufhin erscheint eine Mitteilung über der Tabelle mit der Angabe der Anzahl der zu importieren Auslagen. Eventuelle Fehler und Warnhinweise erscheinen oben auf dem Bildschirm.

Der Import ist nun abgeschlossen.

Auslagen aus der Tabelle entfernen

Auslagen, die nicht importiert werden sollen, z. B. weil sie fehlerbehaftet sind, können aus der Liste entfernt werden. Die obere Zeile in der Tabelle mit blauem Hintergrund kann benutzt werden, um den Auslagentyp, Projekte und Mitarbeiter für alle Auslagen gleichzeitig auszuwählen. Zudem können alle Auslagen mithilfe des Kontrollkästchens aus- oder abgewählt werden.

• Markieren Sie das Kontrollkästchen rechts neben den aus der Liste zu entfernenden Auslagen.
• Dann öffnen Sie das Menü Handlung auswählen und klicken auf Entfernen sowie auf OK.

Auslagentyp und Kontonummer

Die Auslagentyp KANN in TimeLog erforderlich sein, muss es aber nicht unbedingt. Wenn die Auslagentyp im Import leer oder TimeLog nicht bekannt ist, aber dennoch benötigt wird, geht dies aus einem Warndreieck links in der Tabelle hervor. Die Auslagentyp für die entsprechende Auslage muss daher in der Tabelle ausgewählt werden, bevor die Auslage importiert werden kann.

Die Beträge in der Tabelle werden gemäß den Einstellungen in der Systemadministration von TimeLog gerundet.

Kontonummern für Auslagentypen einrichten

In der Systemadministration haben Sie die Möglichkeit, eine Kontonummer mit Auslagentypen zu verknüpfen. Das bedeutet, dass TimeLog oftmals die Kontonummern erkennen kann, die aus dem Finanzsystem stammen und in der Importdatei oder dem direkten Import verwendet werden. In diesem Fall ist das Feld Auslagentyp in der Tabelle bereits ausgefüllt, sodass Sie dies nicht mehr selbst tun müssen.

Spalten der Tabelle

• Datum: Das Datum gibt den Tag an, an dem die Auslage bezahlt wurde.
• Auslagennr.: Dies ist die eindeutige Referenz des Finanzsystems für diese Auslage. Ein Eintrag in diesem Feld ist Voraussetzung dafür, dass die Auslage importiert werden kann.
• Lieferant: Dies ist die eindeutige Referenz des Lieferanten. Das Feld ist als Nummer in der Importdatei oder dem direkten Import angegeben und wird in der Tabelle als Name angezeigt. Die Nummer muss als Kundennummer in TimeLogs Kundendatenbank (TimeLog CRM oder Kunden und Kontaktpersonen) existieren. Der Kunde muss den Status Lieferant haben.
• Kommentar: Dieser Text beschreibt die Auslage, die aus der Importdatei stammt.
• Rechnungsnr.: Wenn die Auslage aus einer Rechnung stammt, die im Finanzsystem registriert wurde, kann die Rechnungsnummer in diesem Feld eingetragen sein.
• Kontonr.: Dies ist die Kontonummer des Kontos, mit dem die Auslage im Finanzsystem erfasst wurde. Wenn für Auslagentypen in TimeLog Kontonummern erstellt wurden, wird die Nummer zur Bestimmung der Auslagentyp verwendet.
• Währung (¤): Dies ist die Währung, in der die Auslage bezahlt wurde.
• Umrechnungskurs: Hierbei handelt es sich um den zum Zeitpunkt der Bezahlung der Auslage geltenden Umrechnungskurs.
• Betrag inkl. Umsatzsteuer: Dies ist der Kaufpreis einschließlich der Umsatzsteuer in der Währung, in der die Auslage bezahlt wurde. Der Betrag wurde entsprechend den Einstellungen in TimeLog gerundet.
• Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer stammt aus der Importdatei oder dem direkten Import, wo sie in Prozent angegeben ist. Der Umsatzsteuersatz wird in den Betrag umgerechnet, der in der Tabelle angezeigt wird.
• Auslagentyp: Dieses Feld gibt den Auslagentyp der mittels der Importdatei in TimeLog importieren Auslage an. Auslagentypen in TimeLog sind mit der Kontonummer verknüpft. Wenn in der Importdatei oder dem direkten Import eine Kontonummer für die Auslage angegeben ist, erscheint der Auslagentyp in der Tabelle automatisch mit der entsprechenden Kontonummer. Wenn TimeLog die Kontonummer nicht kennt, bleibt das Feld Auslagentyp leer.
• Projekt: Das Projekt ist als Projektnummer in der Importdatei oder dem direkten Import verzeichnet und gibt an, zu welchem Projekt die Auslage in TimeLog gehört. Wenn nicht in der Importdatei oder dem direkten Import keine Projektnummer angegeben, diese nicht bekannt oder das Projekt inaktiv ist, muss das Projekt in der Tabelle neben der Auslage ausgewählt werden.
• Mitarbeiter: Der Mitarbeiter ist stets die Person, die sich bei TimeLog angemeldet hat und den Import durchführt. Bei Bedarf kann sie jedoch geändert werden. Der Inhalt dieser Spalte stammt NICHT aus der Importdatei oder dem direkten Import. Allerdings muss zum Importieren der Auslage der Mitarbeiter in der Tabelle angegeben werden.