Løntidskonti

Introduktion

Her kan du opsætte dine løntidskonti og løn- og fraværskoder, så de passer til de behov, som du har i din virksomhed. Det er godt at bruge, hvis du fx har medarbejdere med forskellige overenskomster, hvor der kan være brug for forskellige opsætninger.

Beskrivelse

Du laver opsætningen i systemadministration -> Medarbejdere -> Løntidskonti. Hvis du vil bruge løntidskonti og avanceret løntidsregistrering, skal du først have slået det til på forsiden af systemadministrationen. 

Vi anbefaler, at du laver din lønopsætning sammen med din lønbogholder, så du er sikker på, at registreringerne kan blive lagt korrekt på jeres lønsedler.

Filter

Øverst på siden finder du filteret, hvor du kan vælge, om du vil se aktive, inaktive eller alle løntidskonti. Du ser som standard kun de aktive konti. Klik på Vis for at få vist dine konti i listen nedenfor.

---

 

Løntidskonti

Her ser du en liste over de løntidskonti, som er oprettet i systemet. Som standard ser du konti for flex, sygdom og ferie. Hvis du klikker på plusset ude til venstre, åbnes en liste med de løn- og fraværskoder, der ligger på de forskellige konti.

På hver konto kan du have en eller flere løn- eller fraværskoder tilknyttet. Vi anbefaler, at du sætter et kodesæt per løntidskonto, så beregningen bliver mere overskuelig både for dig, dine medarbejdere og din lønbogholder. 

Oprettelse af ny løntidskonto

Du opretter en ny løntidskonto ved at klikke på knappen Ny løntidskonto, som åbner dine redigeringsmuligheder.

• Kode: Her indtaster du, hvilken sortering kontoen skal have i din liste
• Navn: Her indtaster du det navn, som skal vises i listen og rapporter
• Beskrivelse: Her kan du indtaste oplysninger om kontoen
• Saldoformat: Her bestemmer du, om kontoen skal tælles i timer, dage eller antal
  
  

---

Oprettelse af ny lønkode

Du opretter en ny lønkode ved at klikke på knappen Ny lønkode, som åbner dine redigeringsmuligheder.

De første tre bliver vist for medarbejderne i timesedlen:

• Sortering: Her indtaster du, hvilken sortering koden skal have i timesedlen
• Navn: Her indtaster du det navn, som skal vises hos dine medarbejdere i timesedlen
• Beskrivelse: Her kan du indtaste oplysninger om koden, så dine medarbejdere ikke er i tvivl, om det er den rigtige kode at registrere på

De resterende punkter bliver kun vist for dig som systemadministrator:

• Løntidskonto: Her vælger du, hvilken konto dine medarbejderes registreringer skal lægges ind på
• Lønspecifikationstype: Her vælger du, hvordan dine medarbejderes registreringer skal specificeres. Valget her hjælper og letter arbejdet for din lønbogholder
  • Lønspecifikation: Bruges bl.a. til at registrere overtid (tidsregistrering x faktor)
  • Tillæg: Bruges bl.a. til at registrere vagter udenfor normal arbejdstid
  • Udbetaling: Bruges bl.a. til at registrere det antal timer, der skal udbetales sammen med medarbejderens løn
• Format: Her vælger du, om der skal registreres i Timer, Hele dage eller Halve og hele dage. Vi anbefaler, at koder relateret til sygdom typisk sættes til Timer, hvor ferie og fx barsel sættes til Halve eller hele dage
• Beregningsprincip: Bestemmer om tid lægges til eller trækkes fra på den løntidskonto, som koden hører til. Du får overblikket og tildeler dage/timer via Lønadministrationen
• Faktor, løntidskonto: Denne faktor styrer for hver time der registreres, hvor meget der tælles op eller ned på kontoen. Hvis faktoren fx er 2 og der trækkes fra, vil en halv time resultere i at der trækkes en time fra på kontoen
• Faktor, flexkonto: Denne faktor bestemmer, hvordan tid registreret på koden påvirker saldoen på medarbejderens flexkonto. Er faktoren fx 1, så øges flexsaldoen med 1 time, når der registreres 1 time på lønkoden. Er faktoren fx negativ -0,5, så reduceres saldoen på flexkontoen med 0,5 time, når der registreres 1 time på koden
• Nederst har du mulighed for at vælge, om koden skal aktiveres, når du gemmer

Husk at klikke på Gem, når du har lavet dine indstillinger.

Vedligeholdelse af lønkoder

Hvis der ikke laves ændringer i jeres lokale aftaler eller overenskomster, så behøver du ikke at rette på koderne. De kører videre fra år til år med din opsætning helt automatisk. 

Hvis du alligevel får brug for at rette i en eller flere koder, så er vores anbefaling at oprette en ny kode og deaktivere den nuværende. Det er bl.a. for at sikre, at beregningerne bliver lavet korrekt og at der ikke er tvivl om konvertering, hvis der skiftes fra ét format til et andet.

En tommelfingerregel er, at hvis du vil ændre registreringsmåden/formatet eller specifikationstypen på en kode, så skal du oprette en ny. 

---

Oprettelse af ny fraværskode

Du opretter en ny fraværskode ved at klikke på knappen Ny fraværskode, som åbner dine redigeringsmuligheder.

De første tre bliver vist for medarbejderne i timesedlen:

• Sortering: Her indtaster du, hvilken sortering koden skal have i timesedlen
• Navn: Her indtaster du det navn, som skal vises hos dine medarbejdere i timesedlen
• Beskrivelse: Her kan du indtaste oplysninger om koden, så dine medarbejdere ikke er i tvivl, om det er den rigtige kode at registrere på

De resterende punkter bliver kun vist for dig som systemadministrator:

• Fraværstype: Her vælger du, om fraværskoden skal tilhøre typen Sygdom, Ferie, Fri uden løn eller Fri med løn. Valget bruges til at give dig overblik i vores rapporter, hvor du kan samle forskellige fraværskoders registreringer. 
  • Sygdom: Bruges til at registrere, hvornår dine medarbejdere har været syge eller haft fx barns første sygedag eller genoptræningsforløb. 
  • Ferie: Bruges til at registrere, hvornår dine medarbejdere har ferie. 
  • Fri uden løn: Bruges typisk til at registrere fravær, hvor du selv skal betale for tiden, som du bruger. Det kan fx være egenbetalt uddannelse.
  • Fri med løn: Bruges typisk til at registrere fravær, hvor virksomheden skal betale for tiden, som du bruger. Det kan fx være barsel.
• Løntidskonto: Her vælger du, hvilken konto dine medarbejderes registreringer skal lægges ind på
• Format: Her vælger du, om der skal registreres i Timer, Hele dage eller Halve og hele dage. Vi anbefaler, at koder relateret til sygdom typisk sættes til Timer, hvor ferie og fx barsel sættes til Halve eller hele dage
• Beregningsprincip: Bestemmer om tid lægges til eller trækkes fra saldoen på fraværskoden. Du får overblikket og tildeler dage/timer via Lønadministrationen
• Nederst har du mulighed for at vælge, om tiden registreret på koden skal lægges til på flexkontoen
• Faktor, løntidskonto: Denne faktor styrer for hver time der registreres, hvor meget der tælles op eller ned på kontoen. Hvis faktoren fx er 2 og der trækkes fra, vil en halv time resultere i at der trækkes en time fra på kontoen
• Faktor, flexkonto: Denne faktor bestemmer, hvordan tid registreret på koden påvirker saldoen på medarbejderens flexkonto. Er faktoren fx 1, så øges flexsaldoen med 1 time, når der registreres 1 time på lønkoden. Er faktoren fx negativ -0,5, så reduceres saldoen på flexkontoen med 0,5 time, når der registreres 1 time på koden

Alt efter din opsætning og version af TimeLog har du ude til højre flere forskellige muligheder. Du kan markere, om tid registreret på koden skal

• Godkendes af en leder
• Fratrækkes kapacitet i ressourceplanlæggeren
• Vises for alle i Feriekalenderen

Husk at klikke på Gem, når du har lavet dine indstillinger.

Vedligeholdelse af fraværskoder

Hvis der ikke laves ændringer i jeres lokale aftaler eller overenskomster, så behøver du ikke at rette på koderne. De kører videre fra år til år med din opsætning helt automatisk. 

Hvis du alligevel får brug for at rette i en eller flere koder, så er vores anbefaling at oprette en ny kode og deaktivere den nuværende. Det er bl.a. for at sikre, at beregningerne bliver lavet korrekt og at der ikke er tvivl om konvertering, hvis der skiftes fra ét format til et andet.

En tommelfingerregel er, at hvis du vil ændre registreringsmåden/formatet eller fraværstypen på en kode, så skal du oprette en ny. 

På denne side kan du oprette, redigere og slette lønregler, så de passer til de aftalerne med dine medarbejdere.

På denne side kan du oprette, redigere og slette lønregler, så de passer til de aftalerne med dine medarbejdere.

---

Oprettelse af ny lønregel

Du opretter en ny lønregel ved at klikke på knappen Ny lønregel, som åbner dine redigeringsmuligheder.

• Vælg regel: Her vælger du, hvilken regel, du vil opsætte
  • Automatisk optjening: Her laves der en generel tilskrivning, uanset din normtid
  • Automatisk optjening baseret på normtid: Her laves der tilskrivninger baseret på din normtid
• Løntidskonto: Her vælger du, hvilken løntidskonto, som reglen skal gælde for
• Optjening: Her angiver du antal timer eller dage, som der optjenes per tilskrivning
• Optjeningsfrekvens: Her vælger du, om der skal optjenes ugevis, månedligt, kvartalsvist eller årligt. Det optjente antal timer eller dage frigives første dag i den efterfølgende periode. Vær opmærksom på, at du for årlig optjening skal vælge hvilken måned, som optjeningen skal starte i

Alt efter din opsætning og version af TimeLog har du mulighed for at opsætte to eller flere regler.

Husk at klikke på Gem, når du har lavet dine indstillinger.

Beregninger

Her giver vi dig et overblik over, hvordan systemet laver beregningerne af den automatiske optjening, hvis du har en medarbejder, som starter eller stopper midt i en optjeningsperiode. Der beregnes ud fra start- eller slutdatoen, samt hvor mange arbejdsdage der er i perioden. Der kan ikke tilskrives mere end det, som der er opsat for en fuld periode. Der afrundes altid til to decimaler.

Vi bruger nedenstående beregningsmodeller:

• Ugentlig optjening: AFRUND(Optjening / 7; 2) * antal dage som ansat
• Månedlig optjening: AFRUND(Optjening / 30; 2) * antal dage som ansat
• Kvartalsvis optjening: AFRUND(Optjening / 90; 2) * antal dage som ansat
• Årlig optjening: AFRUND(Optjening / 30; 2) * antal dage som ansat + AFRUND(Optjening / 12; 2) * fulde måneder i resten af optjeningsperioden

En gennemsnitlig arbejdsdag beregnes som: 

• For normtid på én uge: Total normtid for ugen / 5
• For normtid på to uger: Total normtid begge uger / 10

Vedligeholdelse af lønregler

Hvis der ikke laves ændringer i jeres lokale aftaler, overenskomster eller lovgivning, så behøver du ikke at rette på reglerne. De kører videre fra år til år med din opsætning helt automatisk. 

Hvis du alligevel får brug for at rette i en eller flere regler, så kan du gøre det ved at klikke på blyanten ud for navnet. Det åbner for, at du kan rette i:

• Løntidskonto: Her vælger du, hvilken løntidskonto, som reglen skal gælde for
• Optjening: Her angiver du antal timer eller dage, som der optjenes per tilskrivning
• Optjeningsfrekvens: Her vælger du, om der skal optjenes ugevis, månedligt, kvartalsvist eller årligt. Det optjente antal timer eller dage frigives første dag i den efterfølgende periode. Vær opmærksom på, at du for årlig optjening skal vælge hvilken måned, som optjeningen skal starte i

Husk at klikke på Gem, når du har lavet dine indstillinger.

---

 

Hvis du bruger en lønintegration

Hvis du bruger en af TimeLogs standardintegrationer til lønsystemer, så har du på hver kode mulighed for at bestemme, om koden skal medtages i eksporten til lønsystemet, samt hvilken kode i lønsystemet registreringerne skal overføres til. 

Vær opmærksom på: Det gælder ikke for integrationerne til Zenegy og DataLøn.

Medarbejdere på flere overenskomster

Hvis du har medarbejdere på flere overenskomster eller lokale aftaler, så anbefaler vi, at du bruger løngrupper til at tildele dine medarbejdere de korrekte koder til deres registrering. Du kan læse mere om løngrupper og opsætningen her.

Eksempler på opsætning af koder til afspadsering og overtid

Vi giver dig her et par eksempler på, hvordan du kan opsætte dine koder til afspadsering og overtid.

Afspadsering

Først skal du sikre dig, at du har en løntidskonto til afspadsering. Derefter opretter du en ny fraværskode med nedenstående indstillinger:

• Sortering, Navn og Beskrivelse bestemmer du selv
• Fraværstype: Fri med løn
• Løntidskonto: Afspadsering
• Format: Timer - Eller dage, hvis dine medarbejdere kun må afspadsere i hele eller halve dage
• Beregningsprincip: Tid lægges til
• Faktor, løntidskonto: 1
• Faktor, flexkonto: 0

Tidsregistreringen tæller med som arbejdstid, så differencen på dagen bliver 0,00.

Du vil se tidsregistreringerne i følgende rapporter:

• Løntidsspecifikation
• Lønspecifikation (alle medarbejdere)
• Dataudtræk: Fravær og lønkoder

Overtid

Vi anbefaler, at du først opretter en løntidskonto, der matcher navnet på din lønkode. Derefter opretter du en ny lønkode med nedenstående indstillinger:

• Sortering, Navn og Beskrivelse bestemmer du selv
• Løntidskonto: Her vælger du din netop oprettede konto
• Lønspecifikationstype: Lønspecifikation
• Format: Timer 
• Beregningsprincip: Tid lægges til 
• Faktor, løntidskonto: 1
• Faktor, flexkonto: 1,5

Når dine medarbejdere registrerer tid på koden i timesedlen, bliver tidsregistreringen ganget med faktoren 1,5, så fx 2 timer bliver til 3 timer på flexkontoen.