Neue persönliche Auslage

Einleitung

Sie und Ihre Mitarbeiter können persönliche Auslagen einrichten, die Sie für das Unternehmen zum Beispiel mit der eigenen Kreditkarte oder der des Unternehmens vorgenommen haben. Selbst getätigte Auslagen werden in der Lohnabrechnung gutgeschrieben, wobei sich die Verwendung einer Lohnintegration zusammen mit TimeLog vorteilhaft erweist.

Beschreibung

Die Auslagen dienen als Grundlage für die interne Abrechnung der Auslagen des Mitarbeiters und können den Kunden als Projektaufwand weiterfakturiert werden.

Eine neue Auslage einrichten

Über den Filter können Sie nach Kunde, Projekt, Projektvertrag oder Auslagentyp suchen. Sobald Sie etwas in die Felder eingeben, wird die Suche eingeschränkt, sodass Sie die Ergebnisse sofort sehen. Wenn Sie zuerst einen Kunden auswählen, werden die möglichen Projekte eingeschränkt. Wenn Sie zuerst ein Projekt auswählen, wird der Kunde automatisch eingetragen, sobald Sie die Auslage speichern.

Wenn Sie über Koordinatorenrechte verfügen, können Sie rechts den Mitarbeiter auswählen, für den Sie eine Auslage erstellen möchten. Rechte werden unter Systemadministration -> Mitarbeiter -> Rollen- und Rechteverwaltung erstellt und daraufhin über die Mitarbeiterkarte vergeben.

Quittungsdaten eingeben

Sie können aus der Liste einen Lieferanten auswählen sowie ein Datum und den Betrag inkl. Umsatzsteuer eingeben. Wenn Sie in der Systemadministration mehrere Währungen aktiviert haben, können Sie neben dem Betrag die gewünschte Währung auswählen. Standardmäßig ist dies die gleiche Währung, mit der Ihr TimeLog-System eingerichtet ist. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die Währung, das Datum und den Wechselkurs ändern.

Die Umsatzsteuer wird automatisch auf Grundlage der für Ihre Auslagentypen unter Systemadministration -> Zeit- und Auslagenerfassung -> Auslagentypen vorgenommenen Einstellungen berechnet. Wenn der Wert falsch ist, können Sie ihn im Feld korrigieren.

Unter Zahlungsmethode geben Sie an, welches Zahlungsmittel für die Auslage verwendet wurde. Die verfügbaren Optionen hängen von der unter Systemadministration -> zeit- und Auslagenerfassung -> Zahlungsmethoden vorgenommenen Einstellungen ab. Die Zahlungsmethode bestimmt, ob der Mitarbeiter für die Auslage eine Gutschrift erhält.

Falls erforderlich, können Sie in einem Kommentar zur Auslage erläuternde Informationen hinzufügen. Der Kommentar wird bei der Rechnungsstellung an den Kunden verwendet.

Wenn Sie die entsprechende Option unter Systemadministration -> Projekte -> Projektabrechnung aktiviert haben, können Sie hier auswählen, ob die Auslage Fakturierbar ist oder nicht.

Zum Speichern Ihrer Auslage haben Sie drei Möglichkeiten:

• Speichern: Speichert und schließt Ihre Auslage und leitet Sie zur Seite für die Auslagenabrechnung weiter.
• Speichern und neu: Speichert Ihre Auslage und erstellt eine neue für das gleiche Projekt, das Sie zuvor ausgewählt haben.

PDF-Dateien oder Bilder der Auslagenquittung hinzufügen

Sie haben zwei Möglichkeiten, um Dateien zu Ihrer Auslage hinzuzufügen.

• Zum einen können Sie auf das Upload-Symbol klicken, um Dateien auf Ihrem Computer zu suchen. Dann können Sie eine oder mehrere Dateien auswählen und gleichzeitig hochladen.
• Zum anderen können Sie Dateien aus einem Ordner auf Ihrem Computer direkt in den Browser ziehen. Beim Ablegen der Dateien werden diese automatisch zur Auslage hinzugefügt.

Sie können beliebig viele Dateien hinzufügen.

Sollten Sie eine falsche Datei hinzugefügt haben, können Sie sie löschen, indem Sie mit der Maus über die Datei fahren, auf die drei Punkte klicken und dann auf Löschen klicken.

Um die Dateien für Ihre Auslage zu speichern, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Speichern.

Alternativ können Sie Auslagen mit unserer App TimeLog Mobile hinzufügen. Hier erfahren Sie mehr über unsere App und die Download-Optionen.