Ny personlig udgift

Introduktion

Du og dine medarbejdere kan oprette personlige udgifter, som medarbejderen har betalt på vegne af virksomheden, fx med eget kreditkort eller firmakort. Egenbetalte udgifter godtgøres på lønsedlen, og der kan med fordel gøres brug af en lønintegration sammen med TimeLog.

Beskrivelse

Udgifter bruges som grundlag for den interne afregning af medarbejderens udgifter, og de kan viderefaktureres til kunder som udgifter på projekter.

Oprettelse af ny udgift

I filteret kan du søge efter Kunde, Projekt, Projektkontrakt eller Udgiftstype. Når du begynder at indtaste i felterne, så begrænses søgningen, og du får vist resultater med det samme. Hvis du vælger en kunde først, så bliver projektmulighederne indskrænket. Hvis du først vælger et projekt, så bliver kunden udfyldt automatisk, når du gemmer udgiften.

Hvis du har koordinatorrettigheder, så kan du til højre vælge den medarbejder, som du gerne vil oprette en udgift for. Rettighederne opsættes i systemadministrationen -> Medarbejdere -> Rolle- og rettighedsstyring og tildeles bagefter på medarbejderkortet.

Indtastning af oplysninger fra kvittering

Du kan vælge en Leverandør fra listen, indtaste Dato samt Beløb inkl. moms. Hvis du har slået flere valutaer til i systemadministrationen, så kan du ved siden af beløbet vælge hvilken valuta, som beløbet er i. Som standard er den valuta, som dit TimeLog-system er opsat i, valgt, og du kan ændre valuta og kurs ved at klikke på den.

Moms udregnes automatisk ud fra de indstillinger, som du har lavet på dine udgiftstyper i systemadministrationen -> Tids- og udgiftsregistrering -> Udgiftstyper. Hvis tallet er forkert, så kan du rette det i feltet.

I Betalingsform angiver du, hvilken betalingsform der blev benyttet ved udgiften. De tilgængelige muligheder afhænger af den opsætning, der er lavet i systemadministrationen -> Tids- og udgiftsregistrering -> Betalingsformer. Det er betalingsformen, der styrer, om medarbejderen modtager godtgørelse for udgiften.

Der kan skrives en Kommentar til udgiften med eventuelle forklarende oplysninger. Kommentaren benyttes ved fakturering af kunden.

Hvis det er slået til i systemadministrationen -> Projekter -> Projektfakturering, så har du her mulighed for at vælge, om udgiften er Fakturérbar eller ej.

Du har tre muligheder for at gemme din udgift:

  • Gem: Gemmer og lukker din udgift og sender dig videre til siden for udgiftsafregning
  • Gem og ny: Gemmer din udgift og starter en ny for det samme projekt, som du netop har valgt

Tilføj PDF-filer/billeder af kvittering til udgift

Du har to muligheder for at tilføje filer til din udgift.

  • Du kan klikke på upload-ikonet for at søge efter filerne på din computer. Du kan markere ét eller flere filer og uploade dem samtidig
  • Du kan lave drag & drop af filer fra en mappe på din computer og trække dem direkte ind i browseren. Når du slipper filerne, så bliver de automatisk tilføjet på udgiften

Du kan tilføje lige så mange filer, som du vil.

Hvis du får tilføjet en forkert fil, så kan du slette det ved at føre musen over filen og klikke på de tre prikker og vælge Slet.

Husk at klikke på en af Gem-knapperne for at gemme filerne på udgiften.

Specielle bemærkninger

Du kan også tilføje udgifter med vores TimeLog Mobile app. Du kan læse mere om vores app og download-muligheder her.

Sidst opdateret 03 feb 2021