Ny personlig utgift

Introduktion

Du och dina medarbetare kan upprätta personliga utgifter, som medarbetaren har betalat på företagets vägnar, t.ex. med eget kreditkort eller med företagskort. Utgifter som betalats av medarbetaren själv, återbetalas på lönebeskedet, och det går bra att använda en löneintegration tillsammans med TimeLog.

Beskrivning

Utgifter används som underlag för intern avräkning av medarbetarens utgifter, och de kan faktureras till kunderna som utgifter för projekt.

Upprätta ny utgift

I filtret kan du söka efter Kund, Projekt, Projektkontrakt eller Utgiftstyp. När du börjar att skriva i fälten, begränsas sökningen och resultatet visas direkt. Om du väljer en kund först, så kommer projektmöjligheterna att inskränkas. Om du först väljer ett projekt fylls kunden automatiskt i när du sparar utgiften.

Om du har rättigheter som koordinator, så kan du till höger välja den medarbetare, som du vill upprätta en utgift för. Rättigheterna ställs in i systemadministrationen -> Medarbetare -> Behörighet- och rättighetsnivåer och tilldelas i efterhand på medarbetarkortet.

Ange information från kvitto

Du kan välja en Leverantör från listan, skriva Datum samt Belopp inkl. moms. Om du har aktiverat fler valutor till i systemadministrationen, kan du utöver beloppet välja vilken valuta som beloppet är i. Som standard har den valuta, som ditt TimeLog-system installerats i, valts, och du kan ändra valuta, datum och kurs genom att klicka på den.

Moms räknas automatiskt ut utifrån de inställningar, som du har gjort för dina utgiftstyper i systemadministrationen -> Tid- och utgiftsrapportering -> Utgiftstyper. Om siffran är fel, så kan du rätta till den i fältet.

I Betalningsform anger du, vilket betalningssätt som användes vid utgiften. De tillgängliga alternativen beror på inställningen som gjorts systemadministrationen -> Tid- och utgiftsrapportering -> Betalningssätt. Det är betalningsformen som styr om medarbetaren får återbetalning av utgiften.

Det går bra att skriva en Kommentar till utgiften med eventuellt förklarande information. Kommentaren används vid fakturering av kunden.

Om det har aktiverats i systemadministrationen -> Projekt -> Projektfakturering, så har du här möjlighet att välja, om utgiften är Fakturerbar eller ej.

Du har tre alternativ när det gäller att spara utgiften:

• Spara: Sparar och stänger utgiften och skickar dig vidare till sidan för återbetalning av utgift
• Spara och ny: Sparar din utgift och startar en ny för samma projekt du just valt

Lägg till PDF-filer/bilder av kvitto på utgift

Du har två alternativ när det gäller att lägga till filer på utgiften.

• Du kan klicka på uppladdningsikonen för att söka efter filer på datorn. Du kan markera en eller flera filer och ladda upp dem samtidigt
• Du kan dra och släppa filer från en mapp på din dator och dra dem direkt in i webbläsaren. När du släpper filerna så läggs de automatiskt till på utgiften

Du kan lägga till så många filer du vill.

Om du lägger till fel fil, så kan du radera den genom att dra musen över filen och klicka på de tre prickarna och välja Radera.

Glöm inte att klicka på en av Spara-knapparna för att spara filerna på utgiften.