Best practice: Automatiskt intjänande av semester

Känner du igen de här problemen?

Med löneregler får du följande fördelar

Då är ni redo för konfigurationen

Du behöver åtkomst till Utökad lönetidsrapportering i din TimeLog-version. Du aktiverar det i systemadministrationen.

Du ställer in lönereglerna i Systemadministration -> Medarbetare ->Lönekonto.

Klicka på Ny löneregel och följ instruktionerna nedan. Du kan också läsa mer om automatisk intjäning i vår FAQ.

Obs! TimeLog rundar inte automatiskt av till nästa hela dag utifrån beräkningarna, så det kan hända att du måste göra manuella justeringar för enskilda medarbetare via löneadministrationen.

TimeLog kan stödja intjänande av semester oavsett hur många dagar dina medarbetare har rätt att hålla. Det kräver bara att du anpassar antalet timmar som tillskrivs varje månad.

Normal normtid

Normal normtid är en klassisk arbetsvecka på heltid 40 timmar eller på deltid med samma antal timmar om dagen, t.ex. 30 timmar fördelade på 5 x 6 timmar. I det fallet rekommenderar vi att du konfigurerar semester så att den körs i formatet dagar.

Då ska du använda löneregeln Automatiskt intjänande.

I Intjänande väljer du det antal dagar som tjänas in.

I Intjänandesfrekvens väljer du period för hur ofta ny semestertid läggs in på semesterkontot.

Vi rekommenderar konfigurationen nedan om du tjänar in 2,08 semesterdagar per månad:

Semester

• Regel: Automatiskt intjänande
• Lönetidskonto: Här väljer du vilket lönetidskonto regeln ska gälla för. Den brukar heta något med semester
• Intjänande: 2,08 dagar
• Intjänandefrekvens: Per månad

Observera att det kan gälla andra regler på din arbetsplats så att du ska välja en annan konfiguration.

Varierande normtid

Om du har skiftande antal arbetstimmar per dag under veckan, t.ex. måndag-torsdag 8,5 timmar och fredag 6 timmar, rekommenderar vi att semesterkontot körs på timmar. Detta för att se till att du inte tjänar in eller använder upp för mycket semester, beroende på vilka dagar semestern hålls eller tjänas in på.

Vi rekommenderar konfigurationen nedan om du tjänar in 2,08 semesterdagar per månad:

Semester

• Regel: Automatiskt intjänande baserat på arbetstid
• Lönetidskonto: Här väljer du vilket lönetidskonto regeln ska gälla för. Den brukar heta något med semester
• Intjänande: 2,08 som gångas med den genomsnittliga arbetsdagen
• Intjänandefrekvens: Per månad

En genomsnittlig arbetsdag beräknas som:

• För normtid på en vecka: Total arbetstid för veckan/5
• För normtid på två veckor: Total arbetstid båda veckorna/10

Observera att det kan gälla andra regler på din arbetsplats så att du ska välja en annan konfiguration.

Arbetsvecka på något annat än 5 dagar

Har du medarbetare med en arbetsvecka på något annat än 5 dagar har du två konfigurationsalternativ:

Alternativ 1 – Alla arbetsdagar har samma antal timmar

Om du har lika många arbetstimmar fördelade på dina arbetsdagar kan du ställa in reglerna på samma sätt som med normal normtid.

Sedan gångar du med en faktor på lönetidskontot för frånvarokoden, som brukar vara konfigurerad motsvarande 5 dividerat med antal arbetsdagar i veckan, t.ex. 5/4 = 1,25. På så sätt ser du till att en semestervecka motsvarar en arbetsvecka.

Obs! Den här konfigurationen kan du bara använda om du har samma antal arbetstimmar varje dag, t.ex. 8 timmar om dagen måndag till torsdag.

Gånga med en faktor på 1,25 på frånvarokoden på lönetidskontot om dagarna är identiska.

Alternativ 2: Intjänande i timmar som kan användas på tvärs

Du kan också välja att konfigurera regeln på samma sätt som med varierande normtid. Med den här konfigurationen behöver du inte gånga en faktor på ditt lönetidskonto för frånvarokoden, men semestersaldot måste konfigureras med timmar som format.

Olika normtider

Om dina medarbetare har en blandning av ovanstående scenarier kan du använda lönegrupper för att hantera det. Där kan du ställa in olika lönekonton och ansluta olika regler.