Best Practice: automatisches Ansammeln von Urlaub und freien Tagen

Kennen Sie diese Situationen?

Mit Lohnregeln erhalten Sie folgende Vorteile

Nun sind Sie bereit für die Einrichtung

Sie benötigen Zugang zur erweiterten Lohnzeiterfassung in Ihrer TimeLog-Version. Diese aktivieren Sie in der Systemadministration.

Nehmen Sie die Einrichtung der Lohnregeln unter Systemadministration -> Mitarbeiter -> Lohnzeitkonten vor.

Klicken Sie auf Neue Lohnregel und folgen Sie den nachstehenden Anweisungen. Weitere Informationen über die automatische Ansammlung finden Sie in unseren FAQ.

Normale Regelarbeitszeit

Die normale Regelarbeitszeit ist eine klassische Arbeitswoche in Vollzeit mit 37 Wochenstunden oder in Teilzeit mit der jeweils gleichen Stundenzahl pro Tag, zum Beispiel 30 Stunden verteilt auf 5 x 6 Stunden. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, für Urlaub das Tageformat einzustellen.

Sowohl für Urlaub als auch für freie Tage verwenden Sie die Lohnregel Automatisches Ansammeln.

Unter Ansammeln geben Sie die Anzahl der angesammelten Tage an.

Unter Ansammlungsfrequenz wählen Sie die Häufigkeit aus, mit der Urlaubszeit dem Urlaubsguthaben hinzugefügt wird.

Wir empfehlen folgende Einstellungen:

Urlaub

• Regel: Automatisches Ansammeln
• Lohnzeitkonto: Hier legen Sie fest, für welches Lohnzeitkonto die Regel gelten soll. Oftmals beinhaltet der Name das Wort „Urlaub“.
• Ansammeln: 2,08 Tage
• Ansammlungsfrequenz: Monatlich

Urlaubstage mit monatlichem Ansammeln

• Regel: Automatisches Ansammeln
• Lohnzeitkonto: Hier legen Sie fest, für welches Lohnzeitkonto die Regel gelten soll. Oftmals beinhaltet der Name die Bezeichnung „freie Tage“.
• Ansammeln: 0,42 Tage
• Ansammlungsfrequenz: Monatlich

Freie Tage mit jährlichem Ansammeln

• Regel: Automatisches Ansammeln
• Lohnzeitkonto: Hier legen Sie fest, für welches Lohnzeitkonto die Regel gelten soll. Oftmals beinhaltet der Name die Bezeichnung „freie Tage“.
• Ansammeln: 5 Tage
• Ansammlungsfrequenz: Jährlich mit Gutschrift für einen von Ihnen und Ihrem Unternehmen ausgewählten Monat   

Variierende Regelarbeitszeit

Wenn Sie an den verschiedenen Wochentagen unterschiedlich viele Arbeitsstunden ableisten, zum Beispiel 8 Stunden von Montag bis Donnerstag und 5 Stunden am Freitag, empfehlen wir die Führung des Urlaubskontos in Stunden. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie abhängig vom jeweiligen Tag nicht zu viel Urlaub ansammeln oder verbrauchen.

Wir empfehlen folgende Einstellungen:

Urlaub

• Regel: Automatisches Ansammeln auf Grundlage der Regelarbeitszeit
• Lohnzeitkonto: Hier legen Sie fest, für welches Lohnzeitkonto die Regel gelten soll. Oftmals beinhaltet der Name das Wort „Urlaub“.
• Ansammeln: 2,08 multipliziert mit dem durchschnittlichen Arbeitstag
• Ansammlungsfrequenz: Monatlich

Ein durchschnittlicher Arbeitstag wird wie folgt berechnet: 

• Für die Regelarbeitszeit in einer Woche: Gesamte Regelarbeitszeit für die Woche / 5
• Für die Regelzeit in zwei Wochen: Gesamte Regelarbeitszeit für beide Wochen / 10

Urlaubstage mit monatlichem Ansammeln

• Regel: Automatisches Ansammeln auf Grundlage der Regelarbeitszeit
• Lohnzeitkonto: Hier legen Sie fest, für welches Lohnzeitkonto die Regel gelten soll. Oftmals beinhaltet der Name die Bezeichnung „freie Tage“.
• Ansammeln: 0,42 multipliziert mit dem durchschnittlichen Arbeitstag
• Ansammlungsfrequenz: Monatlich

Ein durchschnittlicher Arbeitstag wird wie folgt berechnet: 

• Für die Regelarbeitszeit in einer Woche: Gesamte Regelarbeitszeit für die Woche / 5
• Für die Regelzeit in zwei Wochen: Gesamte Regelarbeitszeit für beide Wochen / 10

Freie Tage mit jährlichem Ansammeln

• Regel: Automatisches Ansammeln auf Grundlage der Regelarbeitszeit
• Lohnzeitkonto: Hier legen Sie fest, für welches Lohnzeitkonto die Regel gelten soll. Oftmals beinhaltet der Name die Bezeichnung „freie Tage“.
• Ansammeln: 5 multipliziert mit dem durchschnittlichen Arbeitstag
• Ansammlungsfrequenz: Jährlich mit Gutschrift für einen von Ihnen und Ihrem Unternehmen ausgewählten Monat

Ein durchschnittlicher Arbeitstag wird wie folgt berechnet: 

• Für die Regelarbeitszeit in einer Woche: Gesamte Regelarbeitszeit für die Woche / 5
• Für die Regelzeit in zwei Wochen: Gesamte Regelarbeitszeit für beide Wochen / 10

Nicht 5-tägige Arbeitswoche

Wenn einige Ihrer Mitarbeiter mehr oder weniger als 5 Tage pro Woche arbeiten, haben Sie zwei Einrichtungsmöglichkeiten:

Möglichkeit 1: alle Arbeitstage mit gleicher Stundenanzahl

Wenn an jedem Arbeitstag die gleiche Anzahl an Arbeitsstunden zu leisten ist, können Sie die Regeln genauso einrichten wie bei der normalen Regelarbeitszeit.

Daraufhin müssen Sie die Multiplikation mit einem Faktor einrichten, der sich normalerweise aus 5 geteilt durch die Arbeitstage pro Woche zusammensetzt, also beispielsweise 5/4 = 1,25. So gewährleisten Sie, dass eine Urlaubswoche einer Arbeitswoche entspricht.

Bitte beachten Sie: Diese Einrichtung kann nur verwendet werden, wenn an jedem Tag die gleiche Anzahl an Arbeitsstunden anfällt, zum Beispiel 7 Stunden täglich von Montag bis Donnerstag.

Wenn alle Tage gleich sind, wird die Anzahl mit dem Faktor 1,25 des Abwesenheitscodes für das Lohnzeitkonto multipliziert.

Möglichkeit 2: Einrichtung für frei verwendbare Stunden

Alternativ können Sie die Regel genauso einrichten wie bei der variierenden Regelarbeitszeit. Bei dieser Einrichtung muss auf Ihrem Lohnzeitkonto für den Abwesenheitscode keine Multiplikation mit einem Faktor vorgenommen werden. Allerdings muss der Urlaubssaldo im Stundenformat eingerichtet werden.

Unterschiedliche Regelarbeitszeiten

Wenn bei Ihren Mitarbeitern eine Mischung der oben genannten Szenarien vorliegt, können Sie dies durch die Verwendung von Lohngruppen regeln. Hier können Sie verschiedene Lohnzeitkonten einrichten und mit unterschiedlichen Regeln verknüpfen.