Nytt projekt

Introduktion

Så upprättar du ett nytt projekt i TimeLog och bryter ned det i aktiviteter.

Beskrivning

Projektets primära uppgifter

Längst till höger kan du välja att kopiera uppgifter från en projektmall eller ett befintligt projekt.

På den här videon visar vi hur du kan använda våra projektmallar i nya projekt:

När en projektmall eller ett projekt valts, kan du välja om Aktiviter och milstolpar, Resursgrupp, Allokeringslista och/eller Avtal ska tas med i det nya projektet samt vem som ska ha ansvar för milstolparna. Detta sparar tid när du skapar nya projekt som liknar tidigare projekt. När projektet har skapats kan dess inställningar redigeras när som helst.

Ange projektets namn. Vi rekommenderar att använda ett kundspecifikt prefix t.ex. TIM för TimeLog för att projekten även grupperas i kundordning vid alfabetisk sortering.

Projektnumret skapas automatiskt när projektet sparas. Projektnummer kan inte redigeras eller anges manuellt om det inte specifikt har angetts i systemadministrationen att redigerbara projektnummer tillåts.

Välj Kund och Kontaktperson, eller markera Internt projekt, om det är relevant. När internt projekt väljs kommer flera fält tas bort, eftersom de då inte är relevanta. Om det fattas någon kontaktperson i listan kan hen läggas till direkt via projektet genom att klicka på plus-ikonen till höger om fältet.

Lägg eventuellt till en beskrivning av projektet genom att klicka på Ändra. Beskrivningen är synlig för personer som har tillgång till projektet. Du kan även lägga till en länk till en intern dokumentmapp.

Ägare

Under Ägare väljs en ansvarig avdelning om ni har Avdelningsstruktur.
Projektledare är den person som är ansvarig för projektet och hen kommer få aviseringar om den funktionen är aktiverad i systemadministrationen.

Säljare och Partner kan väljas om de är aktiverade i systemadministrationen.

Tidsplan och budgetar

I sektionen Tidsplan ser du förväntat Start- och Slutdatum för projektet. Som standard överförs dessa till nya aktiviteter, som kan redigeras i efterhand.

Under Budget lägger du in tal som är relevanta för det första avtalet som skapas.

Avtal och fakturering

Under Kontrakt och Fakturering, välj vilken Typ av avtal projektet ska omfattas av från början (åtta olika alternativ finns tillgängliga beroende på vilken version av TimeLog som används). Det är möjligt att lägga till fler avtal för projektet senare. Avtalets typ påverkar efterföljande fält, där du anger detaljerad information, bl.a. kontraktsumma och villkor för betalning.

När ett nytt projekt skapas, välj vilken typ av avtal som ska vara standardavtal. Detta definieras i Systemadministrationen -> Projekt -> Standardinställningar för nya projekt. Här kan alternativet Löpande varufakturering dock inte väljas som standard eftersom det kräver specifika inställningar för varje projekt.

OBS! När ni nyttjar Använd tid och vill att projektets nya aktiviteter ska vara fakturerbara som standard, bocka för rutan Tid på Använd tid-avtal är som standard fakturerbar. Om du väljer Internal som standardtimpris, kommer timpriset att hämtas från medarbetarkortet om inget specifikt timpris har angetts för fasen, allokeringen eller i resursgruppen.

Gruppering och Framdrift

Under Gruppering kan du ange Projekttyp och Projektkategori förutsatt att de är aktiverade i systemadministrationen. Dessa kan sedan användas i många av TimeLogs rapporter för få önskad gruppering eller filtrering.

Under Framdrift väljer du status och projektstadie.

Projektstatus styr om det går att tidrapportera på projektet. Dessa titlar är fördefinierade av oss och kan därför inte ändras.

Projektstadie kan ställas in i systemadministrationen och används t.ex. till projektsortering och i sökningar.

Om funktionerna är aktiverade, ange Forecast % (sannolikhet för att projektet kommer realiseras) och om ETC ska rapporteras till projektledaren.

Läs mer om konfigurering av dessa grupperingar och ETC i vår vägledning.

Tidrapportering

I sektionen Tidrapportering väljer du vem som ska kunna tidrapportera på projektet och om det är tillåtet att rapportera tid på projektet just nu.

När du har skrivit in huvudinformationen och trycker på Spara, kommer du direkt till Projektplanen och är klar att skapa aktiviteter på projektet. Om du har valt att kopiera ett projekt eller använt en mall så kommer alla inställningar från dessa vara sparade och projektet är redo att användas, så vidare du inte har ytterligare upplysningar eller vill ändra något.

Se en demonstration av hur tidregistrering med stoppur fungerar.

Prislistor och valutor

Här anges vilken Prislista och vilken Valuta projektet ska använda. När det väl har etablerats aktiviteter på projektet, kommer valutan att låsas och kan då inte ändras i efterhand.

Indexera timpriser

Här anger du om projektet får indexeras och från när. Om du tillåter indexering kan du använda Indexera timpriser som du hittar i Projekt-menyn för att indexera antingen prislistor eller utvalda timpriser.

Klicka på Spara när du är färdig med dina inställningar.

Särskilda anteckningar

Valutaändringar

Notera att när det har skapats en fas i projektet kan du inte längre ändra valuta. Det går inte heller ändra valuta vid faktureringen.

Om du vill ändra valuta och det finns tidrapporteringar i projektet, kan du:

  • Skapa ett nytt projekt
  • Välja korrekt valuta
  • Flytta fasplanen till det nya projektet

Om du vill ändra valuta och det inte finns tidrapporteringar i projektet, men valutan är låst, så bör du:

  • Kopiera projektet
  • Välja korrekt valuta i projektinställningar
  • Klicka på Spara

Standardinställningar när nya projekt skapas

Det är möjligt att definiera era standardinställningar för både interna och externa projekt. Genom att anpassa standardinställningar kan ni spara tid när ni skapar nya projekt och varje enskild användare kan sedan redigera det aktuella projektet om någon inställning ska avvika från standard.

Standardinställningarna redigeras i systemadministrationen under Projekt -> Standardindställningar för nya projekt.

Senast uppdaterad 18 jan 2021