Import af projektudgifter

Introduktion

Hvis du i dit økonomisystem har udgifter såsom leverandørfakturaer, medarbejderudlæg, rejseomkostninger mv., som du gerne vil overføre til projekter i TimeLog, kan de nemt importeres fra en kommasepareret fil, der indeholder udgifterne. Derved slipper du for at indtaste udgifterne manuelt.

Bruger du en af TimeLogs standardintegrationer til økonomisystemer, er det muligt at importere udgifter direkte fra økonomisystemet, hvis integrationen er aktiveret og konfigureret.

Beskrivelse

Inden du starter din import, skal du eller din systemadministrator sikre, at der er valgt en standard betalingsform for import af data.

Import fra fil

Du gør følgende

Vælg filen, hvis data skal importeres, ved hjælp af Browse-knappen. Under Importmuligheder til højre skal du vælge:

• Hvilken feltseparator der er benyttet i filen.
• Hvilket format udgifterne er foretaget i, dette valg definerer, hvilket tal- og datoformat der benyttes til importen.
• Hvis der er kolonneoverskrifter med i filen, skal der sættes flueben i 'Min fil indeholder kolonneoverskrifter'.

Klik Fortsæt.

Hvis filen ikke indeholder fejl, vil indholdet af importfilen herefter blive vist i en tabel på fanen Vælg udgifter. Hvis importfilen ikke kan indlæses, vil årsagen fremgå nederst på skærmen. Disse fejl skyldes oftest, at indholdet i importfilen ikke opfylder det fastlagte format. Hvis en udgift indeholder fejl, skal denne rettes i filen, før den kan importeres igen.
Du kan her læse, hvordan du formaterer importfilen.

Vi anbefaler, at du importerer maks. 100 udgifter ad gangen for at beholde overblikket og sikre, at alle udgifter importeres korrekt.

Import fra økonomisystem

Hvis du importerer fra økonomisystemet, så skal du blot vælge at markere dit økonomisystem og trykke Fortsæt. Importfunktionen vil herefter hente de ikke tidligere importerede poster fra udvalgte konti i økonomisystemet.

Klar til import

Efter indlæsning i TimeLogs importværktøj vil hver udgift i importfilen være vist på en række i resultatlisten.

Ud for Visning er angivet, hvor mange af udgifterne, der er klar til import, og hvor mange der ikke er. Ved at klikke på hhv. Alle, Klar til import (x), Ikke klar til import (x) tilpasses visningen. Dette kan være en fordel, hvis tabellen indeholder mange rækker.
Udgifter, som er klar til import, vil have en lysegrå baggrund i tabellen, udgifter med fejl vil have en lyserød baggrund.

Typisk fejl er, at udgifterne mangler nogle oplysninger, som TimeLog skal bruge, som fx hvilket projekt udgiften hører til i TimeLog. Det er oplysninger, som oftest ikke kan vælges i økonomisystemet.

Du gør følgende for at klargøre data til import:

• Hold musen over trekanten yderst til venstre i rækken for at få vist en beskrivelse af fejlen. Det kan fx være ”Du skal vælge et projekt”
• Ret fejlen fx ved at vælge et projekt ud for den pågældende udgift i kolonnen Projekt

Udfør import

Når der ikke er røde linjer i resultatlisten, så er det tid til at importere data ind på de valgte projekter.

• Markér checkboksene til højre for de udgifter, som skal importeres. Benyt evt. den øverste checkboks for at markere alle udgifterne.
• Åbn valglisten Vælg handling og vælg menupunktet Importér og klik på OK.

Herefter dukker en besked op henover tabellen, der viser, hvor mange udgifter der blev importeret. Eventuelle fejl og advarsler vil blive vist i toppen af skærmbilledet.

Nu er importen afsluttet.

Fjern udgifter fra tabel

Udgifter som ikke ønskes importeret, fx fordi de indeholder fejl, kan fjernes fra listen. Den øverste række i tabellen med blå baggrund kan bruges til at vælge udgiftstyper, projekter og medarbejder for alle udgifterne på én gang, ligesom alle udgifterne kan vælges eller fravælges ved hjælp af checkboksen.

• Markér checkboksen til højre for de udgifter, som skal fjernes fra listen
• Åbn derefter valglisten Vælg handling og vælg menupunktet Fjern og klik på OK

Udgiftstype og kontonummer

Udgiftstypen KAN være påkrævet i TimeLog, men er det ikke nødvendigvis. Hvis udgiftstypen er tom i importen eller ikke kendes af TimeLog, men samtidig er påkrævet, vil det fremgå af advarselstrekanten til venstre i tabellen. Udgiftstypen skal derfor vælges i tabellen for den pågældende udgift, inden udgiften kan importeres.

Beløbene i tabellen afrundes i henhold til de indstillinger, der er valgt i Systemadministrationen i TimeLog.

Opsætning af kontonummer på udgiftstyper

I Systemadministrationen kan man knytte et kontonummer til udgiftstyper. Det betyder, at TimeLog ofte kan genkende de kontonumre, som kommer fra økonomisystemet, og som optræder i importfilen eller den direkte import. Er det tilfældet, vil Udgiftstype være udfyldt i tabellen, og man skal derfor ikke selv vælge den.

Kolonnerne i tabellen

• Dato: Datoen angiver den dag, udgiften er betalt.
• Udgiftsnr.: Økonomisystemets unikke reference til denne udgift. Feltet er en forudsætning for, at udgiften kan importeres.
• Leverandør: Unik reference til leverandøren. Feltet er angivet som et nummer i importfilen eller den direkte import og bliver vist som et navn i tabellen. Nummeret skal eksistere som kundenummer i TimeLogs kundedatabase (TimeLog CRM eller Kunder og Kontaktpersoner). Kunden skal have status som Leverandør.
• Kommentar: Tekstbeskrivelse af udgiften som kommer fra importfilen.
• Fakturanr.: Hvis udgiften stammer fra en faktura, som er blevet registreret i økonomisystemet, kan fakturaens nummer være tilføjet i dette felt.
• Kontonr.: Kontonummeret på den konto som udgiften er registreret på i økonomisystemet. Hvis der er opsat kontonumre på udgiftstyper i TimeLog, benyttes nummeret til at bestemme udgiftstypen på udgiften.
• Valuta (¤): Den valuta som udgiften blev betalt i.
• Valutakurs: Den valutakurs som var gældende, da udgiften blev betalt.
• Beløb inkl. moms: Købspris inklusiv moms angivet i den valuta, som udgiften blev betalt i. Beløbet er afrundet i henhold til indstillingerne i TimeLog.
• Moms: Momsen kommer fra importfilen eller den direkte import, hvor den er angivet som en sats i procent. Satsen omregnes til det beløb, som vises i tabellen.
• Udgiftstype: Feltet angiver den udgiftstype, som udgiften i importfilen importeres til i TimeLog. Udgiftstyper i TimeLog er forbundet med kontonummeret. Hvis der er angivet et kontonummer for udgiften i importfilen eller den direkte import, vil udgiftstypen i tabellen automatisk være den med det pågældende kontonummer. Hvis TimeLog ikke kender kontonummeret vil Udgiftstype være tom.
• Projekt: Projektet er angivet som et projektnummer i importfilen eller den direkte import og angiver, hvilket projekt udgiften skal lægges ind under i TimeLog. Hvis projektnummeret ikke er angivet i importfilen eller den direkte import, det ikke genkendes, eller hvis projektet er inaktivt, skal projektet vælges i tabellen ud for den pågældende udgift.
• Medarbejder: Medarbejderen vil altid være sat til at være den person, som er logget på TimeLog, og som udfører importen, men kan ændres efter behov. Indholdet i denne kolonne kommer IKKE fra importfilen eller den direkte import, men medarbejderen skal være angivet i tabellen for, at udgiften kan importeres.