Sådan formateres importfilen

Sådan formateres importfilen

Introduktion

Lær: Hvordan importfilen med udgifter til TimeLog skal konfigureres i et økonomisystem.

Beskrivelse

Denne importfil laves som en eksportfil i økonomisystemet. Her beskrives de krav, som skal være opfyldt for, at TimeLog kan indlæse filen og derved importere udgifterne.

Hjælpeteksten Import af udgifter beskriver, hvordan filen håndteres og importeres.

Filformat

Importfilen skal være af typen .txt eller .csv. og kolonner skal være separeret med enten semikolon (;), komma (,) eller tabulator (TAB).

Felterne i importfilen

For at importfilen skal kunne indlæses, skal hver række indeholde 11 felter i en bestemt rækkefølge. Der er endvidere krav til, hvordan felterne skal være formateret. Bemærk, at felterne i økonomisystemet ikke nødvendigvis hedder det samme, som de felter i TimeLog hvor oplysningerne havner, og at de på importsiden i TimeLog vil optræde i en anden rækkefølge end i importfilen.

Datafelterne må ikke indeholde semikoloner, kommaer eller tabulatorskift, da disse bruges til at adskille felterne med. Med andre ord, så skal der være 10 separatorer i hver række.
Felterne må heller ikke indeholde linjeskift, da de benyttes som afslutning på en udgift.
Hvis hver række ikke indeholder 11 felter, vil følgende besked blive vist i TimeLog, når filen forsøges importeret:

Følgende importrækker indeholder ikke det krævede antal kolonner (11):

efterfulgt af, hvilke rækker i importfilen, det drejer sig om. Fejlen opstår også, hvis nogle af felterne indeholder et separatortegn.

Felt

 

Formateringskrav

Indhold påkrævet

Dato

1

Datoen for hvornår indkøbet blev foretaget.

Formatet afhænger af det format, som vælges ved importen, og der vises et eksempel på importsiden.

x

 Udgiftsnr.

2

Økonomisystemets unikke referencenummer ved importen. Vær opmærksom på, at det ikke må fylde mere end 100 tegn.

x

 Kontonr.

3

Udgiftens kontonummer i økonomisystemet som kan bruges til at identificere udgiftstypen i TimeLog.

 

Leverandørnr.

4

I TimeLog skal leverandørnummeret være oprettet som et kundenummer i kundedatabasen, og kundekortet skal have statussen Leverandør.

Hvis der ikke er leverandørnummer med i importfilen, nummeret er forkert eller kundekortet ikke har status som leverandør, vil udgiften blive importeret uden leverandør.

 

Beløb inkl. moms

5

Beløbet er angivet i den valuta, som indkøbet blev foretaget i.

Formatet afhænger af det format, som vælges ved importen, og der vises et eksempel på importsiden.

x

Moms

6

Angivet i procent (uden procenttegn) fx 25. I TimeLog vil momsen være omregnet til et beløb i samme valuta som beløbet.

Hvis momsen ikke er angivet, vil beløbet blive til ”0”.     

 

Kommentar

7

Beskrivelse af udgiften. Teksten må ikke indeholde semikoloner, kommaer, tabulatorskift eller linjeskift.

 

Valutakode (¤)

8

Den valuta beløbet blev betalt i.

Format: 3-bogstavsforkortelser fx DKK for danske kroner, EUR for Euro, USD for amerikanske dollars osv. En tilsvarende kode skal findes i TimeLogs valutaindstillinger og være aktiv.

x

Valutakurs

9

Valutakursen på den valuta, som beløbet blev betalt i.

Format: xxx - fx 750 hvis 100 enheder i valutaen (fx Euro), svarer  det til 750 danske kroner.

x

 Projektnr.

10

Projektnummeret i importfilen vil blive konverteret til et projektnavn i TimeLog, hvis det eksisterer. Hvis ikke det eksisterer, vil brugeren blive bedt om at vælge et projekt til udgiften i forbindelse med importen.

 

 Fakturanr.

11

Fakturanummer for den faktura i økonomisystemet som indeholder udgiften. 

Der er ingen krav til formatet på fakturanummeret, dog kan der ikke bruges mere end 50 tegn.

 

Sidst opdateret 30 apr 2018