Nyt projekt

Introduktion

Sådan opretter du et nyt projekts hovedoplysninger i TimeLog.

Beskrivelse

Projektets hovedoplysninger

Ude til højre kan du evt. vælge at kopiere oplysninger fra en projektskabelon eller et eksisterende projekt.

Videoen viser hvordan du anvender en projektskabelon:



Når du har valgt en projektskabelon eller projekt, kan du vælge om Opgaver og milepæle, Ressourcegruppe, Allokeringsliste og/eller Kontrakt skal medtages til det nye projekt, samt hvem der skal tildeles milepælene. Det gør det hurtigt at oprette et nyt projekt, hvis det ligner andre af jeres projekter. Du kan altid redigere projektets opsætning efter oprettelsen.

Indtast projektets navn. Vi anbefaler at benytte et kundespecifikt præfiks (f.eks. TIM for TimeLog) for at projekterne også grupperes i kunder ved navnevisning.

Projektnummeret bliver automatisk oprettet, når projektet gemmes. Et projektnummer kan ikke ændres eller indtastes manuelt, med mindre det er angivet i systemadministrationen, at det må være tilladt at have redigerbart projektnummer.

Vælg Kunde og Kontaktperson eller markér Internt projekt, hvis projektet er internt. Når du vælger internt projekt, så vil flere felter blive fjernet, da de ikke er relevante ved interne projekter. Mangler du en kontaktperson i listen, kan du tilføje en direkte fra projektet ved at trykke på plus-ikonet til højre for feltet.

Tilføj evt. en beskrivelse ved at trykke på Redigér. Beskrivelsen kan ses af personer med adgang til projektet. Du kan også tilføje et link til en intern dokumentmappe.

Ejere

Under Ejere kan du vælge en ansvarlig afdeling, såfremt I har afdelingsstruktur. 
Projektleder er den person, som er ansvarlig for projektet, og som vil modtage notifikationer, hvis det er aktiveret i systemadministrationen.

Sælger og Partner kan vælges, hvis de er aktiveret i systemadministrationen.

Tidsplan og budgetter

Under Tidsplan vælges forventet Start- og Slutdato for projektet, disse overføres til nye opgaver som standard, og kan altid ændres senere.

Under Budgetter indtaster du de budgettal, som vedrører den første kontrakt, som oprettes.

Kontrakt og fakturering

Under Kontrakt og fakturering vælger du den afregningsmodel (du har op til otte valgmuligheder alt efter hvilken version af TimeLog I har), som projektet skal starte med at have. Der kan tilføjes flere kontrakter til projektet på et senere tidspunkt. Valget af afregningsmodel definerer de næste felter, hvor du kan indtaste detaljerede oplysninger omkring bl.a. kontraktens beløb og betaling.

Det er muligt at vælge, hvilken kontrakt som skal være standard, når du opretter et nyt projekt. Dette defineres i Systemadministrationen -> Projekter -> Standardindstillinger for nye projekter. Her kan dog ikke vælges kontrakten Løbende varefakturering som standard, da denne kontrakt kræver detaljeret opsætning fra projekt til projekt.

Bemærk: Ved brug af Medgået tid angives, om projektets nye opgaver som standard skal være fakturerbare ved at afmærke Standard fakturerbar. Vælges Medarbejder std. timepris hentes timeprisen på medarbejderkortet, såfremt der ikke er angivet en timepris på opgaven, allokeringen eller i ressourcegruppen.

Læs mere i vores vejledning om kontraktstyring.

Gruppering og Fremdrift

Under Gruppering kan du angive Projekttype og Projektkategori, såfremt de er aktiveret i systemadministrationen. Disse kan senere benyttes i mange af TimeLogs rapporter til ønsket gruppering eller filtrering.

Under Fremdrift vælger du projektets status og projektets stadie.

Projektstatus styrer, om der kan registreres tid på projektet. Disse navngivninger er foruddefineret i TimeLog og kan derfor ikke ændres..

Projektstadie kan opsættes i systemadministrationen og benyttes fx til projektsortering og søgning.

Angiv Forecast % (sandsynlighed for at et projekt bliver til noget), og om der skal rapporteres ETC til projektlederen, hvis funktionerne er aktiveret.

Læs mere i vores vejledning om opsætningen af disse grupperinger og om ETC.

Tidsregistrering

Under Tidsregistrering vælger du, hvem der skal have mulighed for at registrere tid på projektet, og om det på nuværende tidspunkt er tilladt at registre tid på projektet.

Når du har indtastet hovedoplysningerne og trykker på Gem, kommer du direkte til Projektplanen og er klar til at oprette opgaver på projektet. Hvis du har valgt at kopiere et projekt eller benytte en skabelon, så vil alle indstillinger fra disse være gemt, og projektet er klar til brug, med mindre der er tilføjelser eller ændringer.

I denne video viser vi, hvordan du kan bruge stopuret til tidsregistrering. 

Prislister og valuta

Her angiver du, hvilken Prisliste og Valuta, som projektet skal benytte. Når først der er oprettet opgaver på projektet, bliver valutaen låst og kan ikke ændres efterfølgende.

Indeksér timepriser

Her angiver du om projektet må indekseres samt fra hvornår. Hvis du tillader indeksering, kan du bruge Indeksér timepriser, som ligger i Projekt-menuen, til at indeksere enten prislister eller udvalgte timepriser.

Klik på Gem, når du er færdig med din opsætning.

Specielle bemærkninger

Valutaændringer

Vær opmærksom på at når der er oprettet en opgave på projektet, kan du ikke ændre valuta på projektet, heller ikke ved fakturering.

Hvis du ønsker at ændre valuta, selvom der er tidsregistreret på projektet, skal du:

• Oprette et nyt projekt
• Vælge den rigtige valuta
• Herefter flytte opgaveplanen til det nye projekt

Hvis du ønsker at ændre valuta, og der ikke er tidsregistreret på projektet, og valutaen er låst, skal du:

• Kopiere projektet
• Vælge den rigtige valuta under projektindstillinger
• Tryk Opret

Standardindstillinger når I opretter nye projekter

Det er muligt at definere jeres standardopsætning af henholdsvis jeres interne og eksterne projekter. Ved at definere dette, så sparer I tid på jeres projektoprettelser, da I kan definere specielle indstillinger, som den enkelte bruger herefter kan justere, hvis det skal være anderledes end standard.

I kan definere standardopsætningen i systemadministrationen under Projekter -> Standardindstillinger for nye projekter.