Neue Fahrterfassung

Einleitung

Sie können alle Ihre Fahrterfassungen unter TimeLog -> Erfassen -> Neue Fahrterfassung sammeln, egal ob Sie dabei mit Ihrem eigenen oder einem Firmenwagen unterwegs waren. Dadurch erhalten Sie und Ihr Unternehmen einen guten Überblick über alle Ihre Fahrten und die damit verbundenen Auslagen.

Beschreibung

Abhängig von den Einstellungen, die Ihr Systemadministrator im System vorgenommen hat, müssen Sie bei Ihrer Erfassung verschiedene Felder ausfüllen. Dazu haben wir eine Liste für Sie erstellt:

• Kunde: Hier wählen Sie den Kunden aus, für den Sie die Erfassung erstellen möchten.
• Projekt: Hier wählen Sie das Projekt aus, für das die Erfassung vorgenommen wird.
• Projektvertrag: Wenn für das Projekt mehrere Verträge vorliegen, können Sie hier denjenigen auswählen, für den die Erfassung erfolgen soll. Wenn Sie einen Vertrag als Standard für Auslagen markiert haben, wird er bei der Projektauswahl automatisch ausgewählt.
• Datum: Hier geben Sie das Datum für Ihre Fahrterfassung an.
• Abfahrtsort: Hier geben Sie an, wo Ihre Fahrt begann. Das System schlägt automatisch die in Ihrem persönlichen Profil eingetragene Adresse, die Adresse des Unternehmens und die auf der Kundenkarte eingetragene Adresse des Kunden vor.
• Zielort: Hier geben Sie an, wo Ihre Fahrt endete. Das System schlägt automatisch Ihre Heimadresse, die Adresse des Unternehmens und die des Kunden vor.
• Kilometerstand bei Fahrtbeginn: Hier geben Sie den Kilometerstand Ihres Fahrzeugs bei Fahrtbeginn an.
• Kilometerstand bei Fahrtende: Hier geben Sie den Kilometerstand Ihres Fahrzeugs bei Fahrtende an.
• Kilometer: Hier geben Sie die Anzahl der gefahrenen Kilometer an. Wenn Sie Werte für den Kilometerzähler eingegeben haben, wird diese automatisch berechnet. Überprüfen Sie, ob es sich um die Entfernung oder die gefahrenen Kilometer handelt.
• Rückfahrt: Hier können Sie markieren, ob Sie zwischen den beiden angegebenen Adressen hin und zurück gefahren sind. Wenn Sie beispielsweise von zu Hause zum Kunden und dann weiter ins Büro gefahren sind, müssen Sie zwei unterschiedliche Fahrterfassungen einrichten. Wenn Sie eine Markierung bei Rückfahrt setzen, müssen Sie die Kilometerzahl nur für die Hinfahrt eingeben. Das System berechnet dann automatisch die Entfernung für die Rückfahrt.
• Zweck der Fahrt: Hier können Sie einen Kommentar bezüglich des Zwecks Ihrer Fahrt eingeben.
• Fahrzeug: Hier wählen Sie aus, mit welchem Fahrzeug Sie gefahren sind. Zur Auswahl stehen alle Fahrzeuge, die Ihr Systemadministrator eingerichtet hat. Zudem können Sie über unsere App TimeLog Mobile Ihr Privatfahrzeug hinzufügen.
• Kilometerpauschale: Hier können Sie auswählen, welche Kilometerpauschale für Ihre Erfassung gelten soll. Dieses Feld kann verborgen sein, wenn Ihr Systemadministrator allgemeine Einstellungen für alle Mitarbeiter vorgenommen hat.

Speichern Sie Ihre Angaben, nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben.

In diesem Video erklären wir Ihnen, wie dies geht:

In verschiedenen Berichten erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Fahrt. Wenn Sie noch keinen Zugang darauf haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

• Persönliche Auslagen senden/ausdrucken
• Datenauszug: Fahrt
• Genehmigung der Fahrt