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Projektpläne

Einleitung

Der Projektplan dient dem Projektleiter als Übersichtsseite für den Projektfortschritt. Hier können Sie sich den Projektplan auf Grundlage der erfassten Stunden anzeigen lassen oder einsehen, wie viel vom Wert der Projektverträge bereits verbraucht wurde.

Außerdem können Sie hier den Projektplan bearbeiten, indem Sie beispielsweise weitere Aufgaben hinzufügen oder die Budgets anpassen.

Beschreibung

Projektinformationen

Sie können diesen Abschnitt ausblenden, wenn Sie die Informationen nicht benötigen und lieber mehr Platz zum Bearbeiten des Projektplans selbst haben möchten.

Die Projektinformationen sind in drei Abschnitte unterteilt::

  • Projektinformationen
  • Projektsummen
  • Beschreibung
  1. Die Projektinformationen umfassen Folgendes:
  • Übersicht: Hier sehen Sie den Kunden und die Kontaktperson sowie die für das Projekte verantwortlichen internen Mitarbeiter.
  • Status: Hier sehen Sie die folgenden Angaben:
    - Projektstatus: Dies ist der Fortschritt des Projekts, den Sie durch Anklicken des Pfeils ändern können.
    - Zeiterfassung: Hier sehen Sie, wie Ihre Zeiterfassung eingerichtet ist und wer auf dem Stundenzettel Zugang zum Projekt hat. Mit einem Klick auf den Pfeil können Sie die Einrichtung leicht anpassen.
    - Projektfaktor: Hier können Sie laufend die Entwicklung des Projektfaktors (also die Rentabilität des Projekts) nachvollziehen, die auf den Erfassungen und Budgets des Projekts basiert. Bitte beachten Sie, dass Sie das Berechnungsmodell für den Projektfaktor in der Systemadministration unter Berichte -> Projektfaktor einrichten selbst festlegen können.
  • Grafische Darstellung des Projektfortschritts: Hier sehen Sie den Fortschrittsstatus auf Grundlage der verschiedenen Kennzahlen, die in der Übersicht dargestellt sind. Klicken Sie auf Berechnung anzeigen, wenn Sie die detaillierte Berechnung einsehen möchten.
  1. Die Projektsummen zeigen Ihnen Folgendes:
  • Vertragswert: Die ist der gesammelte Wert aller für das Projekt eingerichteten Verträge, den Sie dem Kunden in Rechnung stellen können.
  • Projektbudgets: Wenn Sie die Projektbudgetierung in der Systemadministration aktiviert haben, werden hier die übergeordneten Budgets angezeigt für:
    - Projekt: Dies ist das übergeordnete Budget für das gesamte Projekt. Zum Bearbeiten des Projektbudgets klicken Sie auf den Bleistift rechts. Verwenden Sie den Taschenrechner, um Ihr Projektbudget auszurechnen.
    - Aufgaben: Dies ist die Summe der Budgets für alle Aufgaben in Ihrem Projektplan.
    - Mitarbeiter: Dies ist die Summe aller Budgets, die Mitarbeitern zugeteilt wurden.
  • Realisierter Projektwert: Hier werden je nach Ihrer Einrichtung eine oder mehrere der folgenden Spalten angezeigt:
    - Selbstkostenpreis: Dies sind die internen Kosten der für das Projekt erfassten Stunden auf Grundlage der Selbstkostenpreise der einzelnen Mitarbeiter.
    - Realisiert: Dies ist der Wert aller erfassten Stunden basierend auf den Stundensätzen, die für die einzelnen Aufgaben und Mitarbeiter eingerichtet wurden. Die Zahl gibt den fakturierbaren Betrag an, wenn Sie den Wert der einzelnen Stunden in der Rechnungsstellung nicht ändern.
    - Geschätzt: Dies ist der von TimeLog basierend auf dem Fertigstellungsgrad, der zugehörigen Verträge und Ihrer festgelegten Berechnung geschätzte Wert. Bei Aufwandsverträgen entspricht diese Zahl meistens dem realisierten Wert, wohingegen sich die beiden Werte bei Festpreisprojekten oft unterscheiden.
    - Einnahmebuchung: Hier sehen Sie, welcher Wert für das Projekt bisher als Einnahme verbucht wurde. Diese Kennzahl wird im Zusammenhang mit dem Verwaltungsprinzip für laufende Arbeiten verwendet:
    - Fakturiert: Hier sehen Sie, wie viel des Projektwerts dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurde.
  1. Beschreibung
    Hier können Sie einen Text über beispielsweise die Projektziele oder für das Projekt wichtige Vertragsbedingungen einfügen. Zum Bearbeiten des Textes klicken Sie auf den Bleistift rechts.

 

Gemeinsamkeiten der Projektpläne

Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Aufgaben des Projekts sowie darüber, wie viele Stunden für die einzelnen Aufgaben bereits erfasst wurden. Außerdem passen Sie hier Ihr Projekt kontinuierlich an, indem Sie neue Aufgaben, Budgets oder Mitarbeiter hinzufügen.

Jedes Projekt lässt sich in fünf Ebenen unterteilen (je nachdem, welche Version von TimeLog Sie verwenden). Die Aufgaben auf der höchsten Ebene summieren die Budgets und Erfassungen der darunter liegenden Ebenen.

Je nach Ihrer Einrichtung in der Systemadministration sind beide Projektpläne in folgenden Spalten unterteilt:

  • PSP: PSP steht für Projektstrukturplan und macht es Ihnen einfacher, auf eine Aufgabe zu verweisen, wenn Sie sehr viele davon haben. Wenn Sie Aufgaben im Plan verschieben möchten, nutzen Sie dazu entweder die Pfeile oder ziehen Sie sie an die gewünschte stellen und legen Sie sie dort ab. Alternativ können Sie jeder Aufgabe eine PSP-Nummer zuweisen, woraufhin sie sich selbst an der gewünschten Stelle einordnet. Beachten Sie jedoch bitte, dass Sie eine Aufgabe nicht zur summierenden Aufgabe machen können, wenn bereits Zeit dafür erfasst wurde. Weitere Informationen über PSP finden Sie hier.
  • Aufgabennr.: Sie können frei entscheiden, ob Sie jeder einzelnen Aufgabe eine eindeutige Aufgabennummer zuweisen möchten.
  • Name: Hier geben Sie den Namen der Aufgabe ein, der angezeigt wird, wenn Mitarbeiter Zeit erfassen. Sie können den Namen jederzeit ändern, indem Sie darauf doppelklicken.
  • Hamburger-Menü: Klicken Sie auf das Hamburger-Menü, um sich weitere Handlungen für jede einzelne Aufgabe anzeigen zu lassen. Beispielsweise können Sie eine oder mehrere Ressourcen zur Aufgabe hinzufügen oder eine TeilAufgabe erstellen.
  • Budget: Hier geben Sie das Gesamtbudget der Aufgabe ein. Wenn Sie Ihre Budgets für Aufgaben und Mitarbeiter aktualisieren, werden die Zahlen in Ihren Projektsummen automatisch angepasst.
  • Zuteilung: Hier sehen Sie, wie viele Stunden oder welcher Betrag den Mitarbeitern für einzelne Aufgaben zugeteilt wurde. Sie können die Aufgabe „öffnen“, indem Sie auf den kleinen Pfeil daneben klicken. Daraufhin sehen Sie die detaillierten persönlichen Budgets jedes Mitarbeiters, die Sie ändern können. Wenn Sie die Stundenzahl aktualisieren, werden die Zahlen in Ihren Projektsummen automatisch angepasst.
  • Erfasst: Hier sehen Sie, wie viele Stunden oder welcher Betrag für einzelne Aufgaben bereits erfasst wurden.

Sonstige Handlungen auf Aufgabenebene:

  • Dollarzeichen: Hier sehen Sie, ob die Aufgabe fakturierbar ist oder nicht. Wenn Sie die Einstellung ändern möchten, klicken Sie auf das Symbol.
  • Bleistift: Klicken Sie hier, wenn Sie die Aufgabe bearbeiten möchten. Außerdem können Sie auf den Namen der Aufgabe klicken, um deren Einzelheiten zu ändern.
  • Papierkorb: Hier können Sie eine Aufgabe löschen. Beachten Sie jedoch, dass Sie keine Aufgaben löschen können, für die bereits Zeiterfassungen oder Zahlungen vorgenommen wurden. In diesem Fall müssen Sie sie zuerst verschieben, bevor sich die Aufgabe löschen lässt.
  • Handlungenmenü: Wenn Sie ganz rechts über die Kontrollkästchen eine oder mehrere Aufgaben markieren, können Sie beispielsweise Aufgaben in ein anderes Projekt verschieben, Kopien davon erstellen und anderes mehr. Alle Optionen des Handlungenmenüs sehen Sie oben im Projektplan unter Handlung auswählen.

Der Projektplan mit Stunden hat folgende Spalten:

  • Anfangs- und Enddatum: Diese werden insbesondere in Verbindung mit Ihrem Ressourcenmanagement verwendet, damit Sie jederzeit wissen, wann die verschiedenen Mitarbeiter an dem Projekt arbeiten sollen.
  • Typ: Hierbei handelt es sich um eine Kategorie, die Sie der einzelnen Aufgabe zuordnen und die im Zusammenhang mit der Berichterstattung verwendet wird, beispielsweise wenn Sie sehen möchten, wie viel Zeit Sie projektübergreifend für einen bestimmten Aufgabentyp aufwenden.
  • Status: Hier können Sie unter anderem angeben, ob die Aufgabe in Bearbeitung, pausiert oder abgeschlossen ist. Dies wirkt sich auch darauf aus, ob die jeweilige Aufgabe den Mitarbeitern zur Zeiterfassung angezeigt wird. Zeit kann immer nur für Aufgaben In Bearbeitung (Play-Symbol) erfasst werden. Klicken Sie auf das Statussymbol, um dies zu ändern.

Über dem Projektplan in Stunden finden Sie außerdem ein Suchfeld, über das Sie nach bestimmten Aufgaben oder Meilensteinen suchen können.

Der Projektplan mit Beträgen hat folgende Spalten:

  • Vertrag: Hier sehen Sie, zu welchem Vertrag die Aufgaben gehören, und können direkt über die Auswahlliste zwischen Aufgaben umschalten.
  • Zielstundensatz (¤): Hier wird der Stundensatz angezeigt, mit dem die Zeiterfassungen von Mitarbeitern für die Aufgabe erfolgen sollen. Sie können den Stundensatz direkt über die Auswahlliste ändern.

Wenn Sie die den Zahlen zugrunde liegenden detaillierten Erfassungen einsehen möchten, klicken Sie auf das kleine Dreieck in der oberen rechten Ecke der Zahlen im Projektplan oder auf die Projektsummen. Von dieser Übersicht aus haben Sie die Möglichkeit, die Erfassungen zu bearbeiten, indem Sie beispielsweise den Stundensatz ändern und angeben, ob sie fakturierbar sind oder nicht.

Weitere Handlungen vom Projekt aus

Wenn Sie auf das Blitzsymbol in der oberen rechten Ecke klicken, können Sie mehrere Handlungen direkt aus dem Projekt auswählen:

  • Als Projektvorlage speichern: Wenn die Einrichtung dieses Projekts für andere Kunden erneut verwendet werden soll, können Sie sie als Projektvorlage speichern. Sie finden alle Ihre Vorlagen in der Systemadministration, wo Sie sie außerdem bearbeiten können.
  • Projektvorlage zu bestehendem Projekt hinzufügen: Nutzen Sie diese Option, wenn Sie alle Aufgaben aus Ihren Vorlagen in ein Projekt übernehmen möchten. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie zusätzliche Verkäufe innerhalb Ihres Projekts erzielen. Damit wird es einfach, Aufgaben einschließlich Budgets, Verträgen und Zuweisungen hinzuzufügen, sodass Sie sie nicht manuell erstellen müssen.
  • Projekt kopieren: Hiermit können Sie ein Projekt zum Beispiel für einen anderen Kunden kopieren.
  • Projekt löschen: Diese Option ist nützlich, wenn Sie das Projekt versehentlich angelegt haben und noch keine Erfassungen dafür vorgenommen und keine Rechnungen erstellt wurden.
  • Neue Rechnung: Dies ist eine Verknüpfung zur Erstellung einer neuen Rechnung für das Projekt.
  • Neue Grundlinie: Machen Sie eine Momentaufnahme aller Budgets und Finanzzahlen vom aktuellen Tag. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie Ihre Budgets daraufhin anpassen und zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen möchten, wie sie ursprünglich aussahen.
  • E-Mail senden: Senden Sie eine E-Mail mit dem Projektstatus an Ihre Kollegen. Dadurch erhalten diese eine Übersicht der wichtigsten Projektinformationen und einem direkten Link zum Projekt.
Versionen 21 Jun 2023

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