Projektplaner

Introduktion

Projektplanen är projektledarens översiktssida över projektets utveckling. Du kan välja att visa projektplanen utifrån rapporterade timmar eller efter hur mycket medel från projektets avtal som har använts upp.

Här kan du även redigera projektplanen, t.ex. lägga till olika uppgifter, resurser eller justera budgetar.

Beskrivning

Projektinformation

Du kan fälla ihop denna sektion om du inte vill se informationen och hellre vill ha utrymme för själva projektplanen.

Projektinformationen visas i tre avsnitt:

1. Projektinformationen innehåller följande:

• Översikt: Visar vem kunden är, namn på kontaktperson samt vilka interna medarbetare som är ansvariga för projektets status – här ser du följande:
  - Projektstatus: Här ser du hur långt du kommit med projektet och du ändrar smidigt projektets status genom att klicka på pilen
  - Tidrapportering: Här ser du inställningarna för er tidrapportering samt vem som ser projektet i tidrapporten. Ändra inställningarna smidigt genom att klicka på pilen
  - Projektfaktor: Här kan du löpande följa projektfaktorns (projektets lönsamhet) utveckling. Observera att du själv kan välja hur projektfaktorn ska beräknas i systemadministrationen under Rapporter -> Projektfaktorinställningar.    
• Grafisk presentation av projektets utveckling: Här ser du status för utvecklingen utifrån de nyckeltal som visas i översikten. Klicka på Visa kalkyl, om du vill se hur talet har beräknats i detalj

2. Projekttotaler visar dig följande:

• Avtalets värde: Här samlas värden för de avtal som du har skapat för projektet och som du kan fakturera kunden utifrån.
• Projektets budgetar: Om du har aktiverat Projektbudgetering i systemadministrationen kan du visa den övergripande budgeten för:
  - Projektet: Den överordnade budgeten för hela projektet. {Du kan redigera projektets budget genom att klicka på pennan till höger
  - Kalkylatorn: Du kan använda kalkylatorn till att beräkna din projektbudget
  - Aktiviteter: En summering av den totala budgeten för alla aktiviteter i din projektplan
  - Medarbetare: En summering av den totala allokerade budgeten för medarbetarna.
• Realiserat värde för projekten: Denna vy kan ha olika utseenden beroende på vilka kolumner era inställningar skapar:
  - Interna självkostnad: Här ser du interna kostnader för rapporterade timmar i projektet utifrån de olika medarbetarnas individuella självkostnad
  - Realiserat: Här ser du värden av rapporterade timpriser som är uppställda på individuella aktiviteter och medarbetare. Siffran indikerar vad ni kan fakturera om ni inte ändrar timmarnas värde
  - Uppskattad: Här ser du värdet som TimeLog föreslår utifrån projektets färdigställandegrad och de avtal som är kopplade till det samt era inställningar för beräkning av uppskattad värde. Med löpande tid kommer detta tal oftast vara samma som realiserat värde men för fastprisprojekt kommer dessa siffror ofta skilja sig åt
  - Intäktsförd: Här ser du hur stort värde som intäktsförts på projektet fram till idag. Detta nyckeltal används om ni jobbar enligt principen om hantering av pågående jobb
  - Fakturerad: Här ser du hur stor del av projektets värde som fakturerats kunden för projektet

3. Beskrivning:

Här kan du skriva en text om projektets syfte eller villkor i avtalet som påverkar projektet. Du kan redigera texten genom att klicka på pennan till höger.

Gemensamt för projektplanerna

Du får överblick över alla aktiviteter som finns i projektet samt hur många timmar som finns rapporterade på enskilda aktiviteter. Här gör du löpande ändringar i projektet, t.ex. genom att lägga till aktiviteter eller medarbetare, ändra budget m.m.

Ett projekt kan brytas ned i fem olika nivåer (beroende på vilken utgåva av TimeLog du använder), där aktiviteter på översta nivån summerar underliggande aktiviteters budget och rapporteringar.

Båda projektplanerna är indelade i följande kolumner beroende på din konfiguration i systemadministrationen:

• WBS: Står för Work Breakdown Structure och gör det ofta mer överskådligt att referera till en aktivitet när du har många aktiviteter. Om du vill flytta aktiviteterna i planen kan du göra det genom att använda ’dra-och-släpp’, genom att använda pilarna eller skriva det WBS-nummer du vill ge aktiviteten så kommer den automatiskt att flytta sig till önskad plats. Observera att du inte kan omvandla aktiviteten till en summeringsaktivitet om du redan rapporterat tid på den. Läs mer om WBS här.
• Aktivitetsnummer: Välj själv om du vill tilldela varje aktivitet ett unikt aktivitetsnummer
• Namn: Här skriver du namnet på aktiviteten som ska vara synligt när medarbetare ska tidrapportera. Du kan ändra namnet när som helst genom att dubbelklicka på det
• Hamburgermeny: Klicka på hamburgermenyn för att hitta fler åtgärder för aktiviteterna, t.ex. att lägga till en eller flera resurser för aktiviteten eller skapa en underaktivitet
• Budget: Här anger du den totala budgeten för aktiviteten. När du uppdaterar dina budgetar för aktiviteter och medarbetare uppdateras siffrorna automatiskt i dina totalsummor för projekten
• Allok.: Här ser du hur många timmar eller vilket belopp som har allokerats till medarbetare på enskilda aktiviteter. Du kan ”öppna” aktiviteten genom att klicka på den lilla pilen vid aktiviteten för att visa eller ändra de detaljerade personliga budgetarna för varje medarbetare. När du uppdaterar antal timmar uppdateras siffrorna automatiskt i dina totala projektsummor
• Reg.: Här ser du hur många timmar eller vilket belopp som har rapporterats på den enskilda aktiviteten

Andra handlingar är på aktivitetsnivå:

• Dollarsymbol: Här ser du om aktiviteten är fakturerbar eller ej. Du kan klicka på ikonen för att ändra inställning
• Pennan: Här klickar du för att redigera aktiviteten. Du kan även klicka på aktivitetens namn för att redigera detaljer
• Papperskorgen: Denna funktion raderar aktiviteten. Observera att det inte går att radera en aktivitet om det har rapporterats tid för den. Då måste du flytta tidrapporteringarna innan du kan ta bort den
• Åtgärdsmenyn: Om du markerar en eller flera aktiviteter till höger vid boxarna kan du t.ex. flytta aktiviteter till ett annat projekt, skapa kopior och mycket mer. Åtgärdsmenyn ses överst till höger i projektplanen Välj åtgärd

En projektplan i timmar har de här kolumnerna:

• Start- och slutdatum: Det används framför allt i samband med er resurshantering så att ni vet när det är tänkt att de olika medarbetarna ska jobba på projektet
• Typ: Det här är er en kategori som du anger för den enskilda aktiviteten. Det används i samband med rapportering om du t.ex. vill se hur mycket tid ni lägger på en specifik aktivitetstyp över flera projekt
• Status: Här kan du t.ex. ange om aktiviteten är igång, har pausats eller har avslutats. Det påverkar också om aktiviteten visas för medarbetarna så att de kan rapportera tid på den. Det är bara aktiviteter med statusen Aktiv(playikonen) som du kan rapportera tid på. Klicka på statusikonen för att ändra det

Över projektplanen i timmar finns det även ett sökfält där du kan söka efter specifika aktiviteter eller milstolpar.

En projektplan i belopp har de här kolumnerna:

• Avtal: Här kan du se vilket avtal aktiviteterna hör till i och byta aktivitet direkt i urvalslistan
• Måltimpris (¤): Visar det timpris som du har valt ska rapporteras för medarbetarens tidrapporteringar på aktiviteten. Du kan byta timpris direkt i urvalslistan

Du kan klicka på den lilla triangeln längst upp i högra hörnet vid en av siffrorna i projektplanen eller projektsummorna för att visa de detaljerade rapporteringarna som ligger bakom siffrorna. Från den här översikten kan du redigera rapporteringarna genom att t.ex. ändra timpris och ange om de kan faktureras eller inte.

Andra åtgärder i projektet

När du klickar på blixt-ikonen i översta högra hörnet får du tillgång till fler åtgärder direkt i projektet:

• Spara som projektmall: Om inställningarna för detta projekt troligtvis ska användas igen till andra kunder, spara det då som en projektmall. Du hittar alla dina mallar i systemadministrationen där du även kan redigera dem.
• Lägg till projektmall till befintligt projekt: Om du vill föra över alla aktiviteter från en projektmall, t.ex. om du har merförsäljning på ditt projekt. Då är det enkelt att lägga till aktiviteter, inklusive budget, avtal och allokeringar, i en enda handling, så att du slipper skapa allt manuellt
• Kopiera projekt: Om du vill skapa en kopia av projektet till en annan kund
• Radera projekt: Om du har skapat projektet av misstag och inte har gjort några rapporteringar eller fakturor än
• Ny faktura: Genväg till att skapa en ny faktura för projektet
• Ny baseline: Ta en ögonblicksbild av alla budgetar och ekonomiska siffror som de ser ut i dag. Denna funktion är värdefull om du rättar i budgetar och sedan vill kunna se tillbaka på hur den ursprungliga budgeten såg ut.
• Skicka e-post: Skicka e-post med status på projektet till dina kollegor. I meddelandet får de den överordnade informationen från projektet och en direktlänk till projektet.