Mit einem Projektplan arbeiten

Einleitung

In diesem Leitfaden gehen wird davon aus, dass Sie sich bereits in einem Projekt befinden. Sie erhalten eine Einführung in die Arbeit mit dem Projektplan und folgenden Handlungen:

• Aufgaben für das Projekt erstellen
• Teilaufgaben zum Projekt hinzufügen
• Aufgaben bearbeiten
• Eine Audgabe des Projektplans in ein anderes Projekt verschieben
• Einen Meilenstein erstellen und ihm eine verantwortliche Person zuweisen
• Ressourcen zu Aufgaben im Projektplan hinzufügen

Beschreibung

ProjektAufgaben erstellen

Ein Projekt muss immer mindestens eine Aufgabe enthalten, damit Zeit dafür erfasst werden kann.

Jedes Projekt lässt sich in fünf Ebenen unterteilen (je nachdem, welche Version von TimeLog Sie verwenden). Die Aufgaben auf der höchsten Ebene summieren die Budgets und Erfassungen der darunter liegenden Ebenen.

Damit eine Aufgabe gelöscht werden kann, dürfen dafür noch keine Erfassungen vorgenommen und keine Rechnungen erstellt worden sein.

So erstellen Sie eine Aufgabe für das Projekt:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Aufgabe, um eine neue Aufgabe für das Projekt zu erstellen. Einige Felder der Aufgabe werden automatisch mit den Projekteinstellungen ausgefüllt.
• Geben Sie den Namen der Aufgabe ein. Die PSP-Nummer wird automatisch eingetragen und zeigt an, wo sich die Aufgabe im Projektplan befindet.
• Anfangsdatum und Enddatum werden ebenfalls automatisch eingetragen und entsprechen den Einstellungen im Projekt. Beim Einrichten einer TeilAufgabe werden die Daten aus der übergeordneten Aufgabe übernommen. Wenn Sie mehrere Aufgaben direkt hintereinander anlegen, werden jedes Mal die gleichen zuvor ausgewählten Daten verwendet. Sie können den Aufgabenzeitraum ändern, indem Sie neue Daten in die beiden Felder oder über die Kalendersymbole eingeben. Wenn Sie neben dem Kalendersymbol auf das Fadenkreuz klicken, wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.

• Das Aufgabenbudget in Stunden wird in das Feld Budget (Std.) eingetragen und der Stundensatz aus der Liste ausgewählt.
• Sie können eine Beschreibung zur Aufgabe und eine Verknüpfung zu zusätzlichen Informationen hinzufügen. Dabei kann es sich beispielsweise um den Speicherort Ihrer Dokumentation in Ihrem lokalen Netzwerk handeln.
• Wählen Sie den gewünschten Aufgabentyp aus.
• Legen Sie den gewünschten Status der Aufgabe fest. Ändern Sie den Status zu In Bearbeitung, wenn Arbeitszeit für die Aufgabe erfasst werden soll.
• Legen Sie fest, welchem Vertrag die Aufgabe zugeordnet werden soll. Wenn Sie einen neuen Vertrag benötigen, klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Auswahlliste, um einen komplett neuen Vertrag für diese spezifische Aufgabe zu erstellen.
• Unter Rechnungsstellung wählen Sie aus, ob die Aufgabe fakturierbar sein soll oder nicht. Außerdem können Sie angeben, ob die Aufgabe sofort als Für die Rechnungsstellung genehmigt gekennzeichnet werden soll, sofern Sie diesen Prozess aktiviert haben.
• Klicken Sie auf Speichern, um die Aufgabe im Projektplan einzurichten. Wenn Sie sofort eine weitere Aufgabe einrichten möchten, klicken Sie auf Speichern und neu.

 

TeilAufgaben hinzufügen

• Um für eine Aufgabe eine TeilAufgabe erstellen zu können, dürfen der Aufgabe keine Mitarbeiter zugeteilt und kein Budget für die Aufgabe erstellt worden sein, da sie gleichzeitig als SummierungsAufgabe dienen wird.
• Um eine TeilAufgabe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Aufgabentitel und anschließend auf Neue TeilAufgabe. Außerdem können Sie eine neue Aufgabe wie im Abschnitt oben beschrieben einrichten und dann eine PSP-Nummer eingeben, die sie im Projektplan haben soll (zum Beispiel 1.2. oder 3.4). Dann wird die Aufgabe als TeilAufgabe eingefügt.
• Hat eine Aufgabe eine oder mehrere TeilAufgaben, wird sie mit einem dunklen Hintergrund markiert. Wird das Dreieck vor dem Aufgabennamen in einer dunklen Farbe angezeigt, sind der Aufgabe Mitarbeiter zugeteilt. Klicken Sie auf das Dreieck, um weitere Informationen zu erhalten. Aufgaben ohne Zuteilungen sind mit einem farblosen Dreieck gekennzeichnet, das nicht geöffnet werden kann.

Eine Aufgabe bearbeiten

Wenn Sie eine bestehende Aufgabe bearbeiten möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Klicken Sie auf das Hamburger-Menü neben dem Aufgabennamen und anschließend auf die Menüoption Bearbeiten.
• Klicken Sie ganz rechts auf das Bleistiftsymbol.
• Wenn Sie nur den Namen bearbeiten möchten, können Sie auch direkt im Projektplan darauf doppelklicken.

Außerdem besteht die Möglichkeit, den Aufgabentyp, Zeitraum und Status sowie das Budget der einzelnen Aufgaben sowohl auf Aufgaben- als auch auf Zuteilungsebene direkt im Projektplan zu bearbeiten, ohne zuerst die einzelne Aufgaben zu öffnen.

Eine Aufgabe verschieben

Sie können eine Aufgabe verschieben, indem Sie entweder die PSP-Struktur oder die in TimeLog eingebettete Drag-and-drop-Funktion verwenden.

PSP-Nr. ändern:

• Klicken Sie auf das Hamburger-Menü neben dem Aufgabennamen und anschließend auf die Menüoption Bearbeiten oder ganz rechts auf den Bleistift.
• Geben Sie je nachdem, wo die Aufgabe eingefügt werden soll, eine PSP-Nr. dafür ein, zum Beispiel 4 oder 4.1.
• Klicken Sie auf Speichern, um die PSP-Nummern der anderen Aufgaben im Projektplan zu aktualisieren.

Die Drag-and-drop-Funktion verwenden:

• Bewegen Sie den Mauszeiger neben die gewünschte Aufgabe, wo Sie ein Kreuz mit Pfeilen sehen. Daraufhin wird die Aufgabe hervorgehoben und der Mauszeiger verwandelt sich in das beschriebene Symbol.
• Klicken Sie mit der linken Maustaste und halten Sie sie gedrückt.
• Ziehen Sie die Aufgabe an den gewünschten Ort. Wenn Sie den Mauszeiger in den Zwischenraum zwischen zwei Aufgaben bewegen, wird dieser hervorgehoben. Dies zeigt Ihnen an, dass die Aufgabe zwischen die beiden ausgewählten Aufgaben verschoben wird.
• Wenn Sie den Mauszeiger über eine Aufgabe bewegen, wird diese hervorgehoben und Ihre verschobene Aufgabe als TeilAufgabe eingefügt, sobald Sie die Maustaste loslassen.

Wie auch immer Sie die Aufgabe verschieben, wird die PSP-Nummer des Projektes automatisch an den neuen Ort angepasst.

Eine Aufgabe in ein anderes Projekt verschieben

Sie können eine Aufgabe auch in ein anderes Projekt verschieben, solange noch keine Rechnungsstellung für Erfassungen in der Aufgabe vorgenommen wurde:

• Markieren Sie rechts alle zu verschiebenden Aufgaben. Wird eine SummierungsAufgabe markiert, werden die zugehörigen Aufgaben automatisch ebenfalls markiert.
• Klicken Sie auf Handlung auswählen.
• Wählen Sie In ein anderes Projekt verschieben aus. 
• Klicken Sie auf OK.
• Wählen Sie unter Zielort das Projekt aus, in welches die Aufgabe(n) verschoben werden soll(en).
• Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um den Vorgang auszuführen. Alle verschobenen Aufgaben werden unten im Projektplan des Empfängerprojekts eingesetzt.

Wenn Sie Das Projekt nach dem Verschieben von Aufgaben öffnen markiert haben, wird das Empfängerprojekt zur eventuellen Bearbeitung des Projektplans geöffnet.

Einen Meilenstein erstellen

Meilensteine werden verwendet, um wichtige Termine wie beispielsweise Abgabefristen im Projekt anzugeben. Sie können jedem Meilenstein einen Mitarbeiter zuordnen, der für ihn verantwortlich ist. Wenn Sie die Funktion in der Systemadministration unter Zeit- und Auslagenerfassung -> Einrichtung der Zeiterfassung aktiviert haben, erscheint der Meilenstein auf dem Stundenzettel des Mitarbeiters, damit dieser an den wichtigen Termin erinnert wird. Von hier aus kann der Meilenstein als abgeschlossen markiert werden.

Neben der Anzeige auf dem Stundenzettel wird der Meilenstein anschließend im Hauptmenü des Mitarbeiters unter Mitteilungen mit einer grünen Markierung aufgeführt. Bei Überschreiten des angegebenen Datums wird die Markierung rot. Außerdem wird angezeigt, wenn nur noch 14 Tage bis zum Termin übrig sind.

So richten Sie einen Meilenstein ein:

• Klicken Sie auf Neuer Meilenstein.
• Die PSP-Nr. wird automatisch eingetragen und gibt die Platzierung im Projektplan an. Wenn Sie die Nummer ändern, wird der Meilenstein anhand der neuen PSP-Nr. platziert.
• Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Meilenstein ein. Der Name des Meilensteins wird nach dem Speichern im Projektplan angezeigt.
• Geben Sie ein Datum für den Meilenstein ein. Nutzen Sie das Kalendersymbol oder geben Sie das Datum direkt in das vorgesehene Feld ein.
• Wählen Sie aus der Liste einen Verantwortlichen (Besitzer) für den Meilenstein aus. Sie müssen immer zunächst einen Mitarbeiter auswählen, bevor Sie den Meilenstein speichern können. 
• Klicken Sie auf Speichern, um den Meilenstein zum Projektplan hinzuzufügen. Wenn Sie sofort einen weiteren Meilenstein einrichten möchten, klicken Sie auf Speichern und neu.

Meilensteine können auf die gleiche Weise verschoben werden wie Aufgaben. Wenn Sie den Verantwortlichen später ändern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Ressourcen zu Meilensteinen hinzufügen.

Ressourcen zu Aufgaben hinzufügen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihren Aufgaben Ressourcen hinzuzufügen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ressourcen zu Aufgaben hinzufügen. Wenn Sie Zugang zum Lebenslaufmodul haben, können Sie aufgrund spezieller Kompetenzen nach Mitarbeitern suchen und sie hinzufügen.
• Klicken Sie auf das Hamburger-Menü und anschließend entweder auf Eine Ressource hinzufügen oder Mehrere Ressourcen hinzufügen.

Wenn Sie weitere Ressourcen hinzufügen möchten, sehen Sie zunächst die Mitarbeiter, die sich bereits in der Ressourcengruppe befinden. Wenn Sie einen anderen auswählen möchten, müssen Sie sich alle Mitarbeiter anzeigen lassen.