Kunde bearbeiten

Einleitung

Auf der Kundenkarte erhalten Sie einen Überblick über alle Informationen, die Sie vom Kunden erfasst haben. Außerdem finden Sie hier direkte Links zu den verschiedenen Projekten des Kunden sowie Informationen darüber, welche Beträge dem Kunden bislang in Rechnung gestellt wurden. Dies verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über die Aktivitäten des Kunden.

Beschreibung

Sie können die Informationen auf der Kundenkarte jederzeit ganz einfach bearbeiten sowie sehen, wer diese Informationen zuletzt aktualisiert hat.

Die Kundenkarte ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt. Wenn nicht jedes Mal alle Einzelheiten angezeigt werden sollen, können Sie jeden einzelnen Bereich auch schließen. Dies wird im System gespeichert, sodass Sie beim nächsten Aufrufen der Kundenkarte die gleiche Ansicht erhalten.

Ganz oben sehen Sie den Namen des Kunden und seinen internen Besitzer. Sie haben die Möglichkeit, die Branche und den Kundenstatus anzugeben. Diese Auswahllisten können Sie unter Systemadministration -> Kunden selbst bearbeiten.

Wenn Sie die Option Spitzname aktiviert haben, können Sie angeben, ob der Kunde unter einem Spitznamen bekannt ist. Dies könnte auch ein ehemaliger Familienname sein. Der Spitzname wird ebenfalls für die Supersuche verwendet, sodass Sie Ihren Kunden jederzeit schnell finden können.

Kontaktinformationen

Hier sehen Sie die Besuchsadresse des Kunden, die auch als Rechnungsadresse verwendet wird, sofern für den Kunden keine andere Adresse angegeben wurde. Wenn Sie unter Systemadministration -> Kunden -> Einrichtung des Kundenmoduls Ihre Adresse eingegeben haben, sehen Sie rechts einen Link zum Routenplaner von Google Maps. Darüber hinaus können Sie direkt von der Kundenkarte eine E-Mail an einen Kollegen senden, die dann als Kommentar auf der Kundenkarte gespeichert wird. Wenn Sie eine E-Mail von der Kundenkarte aus verschicken, erhält Ihr Kollege zudem einen direkten Link zur Kundenkarte sowie die wichtigsten Informationen über den Kunden. Nutzen Sie dazu den Link E-Mail senden.

Rechnungsadresse

Wenn Sie diese Funktion unter Systemadministration -> Kunden -> Einrichtung eines Kundenmoduls aktiviert haben, können Sie unter Kontaktinformationen eine andere Rechnungsadresse als die Besuchsadresse angeben. Diese Rechnungsadresse erscheint dann auf den Rechnungen des Kunden.

Finanzen

Hier haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Standardeinstellungen für den Kunden vorzunehmen, die an anderer Stelle in TimeLog verwendet werden.

Weiterfakturierung externer Auslagen

Hier können Sie auswählen, ob Auslagen und eingegebene Kilometer immer standardmäßig fakturierbar sein sollen. Außerdem können Sie eine Standardentfernung für den Kunden festlegen, damit Sie sich nicht merken müssen, wie viele Kilometer der Kunde entfernt ist. Möglicherweise haben Sie auch eine Vereinbarung getroffen, dass nur eine maximale Entfernung in Rechnung gestellt werden kann. Auch diese können Sie hier eintragen, sodass es nicht möglich sein wird, pro Fahrt mehr als die angegebene Kilometerzahl abzurechnen.

Einstellungen für die Rechnungsstellung mit Rechnungsvorlagen

Wenn Sie One Click Invoicing nutzen, können Sie außerdem festlegen, welche Rechnungsvorlage standardmäßig für Ihren Kunden verwendet werden soll.

Standardmäßige Rechnungseinstellungen

Hier legen Sie verschiedene Voreinstellungen für Kundenrechnungen fest. Diese können Sie jederzeit im Projekt selbst oder auf einzelnen Rechnungen ändern. Durch das Festlegen von Voreinstellungen sparen Sie Zeit bei der alltäglichen Arbeit.

Wenn es sich um einen dänischen Kunden handelt, für den eine EAN anzugeben ist, muss dies auch unter OIOUBL (E-Rechnung) markiert werden.

Dateien

Dieser Bereich wird angezeigt, wenn Sie unsere SharePoint-Integration aktiviert haben. In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit SharePoint-Dokumenten aus TimeLog arbeiten.

Gruppen

In diesem Abschnitt wählen Sie aus, welche Segmentierungskriterien für Kunden suchen gelten sollen. Mehr über die Einrichtung von Gruppen erfahren Sie hier.

Darüber hinaus finden Sie rechts in diesem Abschnitt ein Protokoll mit Informationen darüber, wer einen Kunden eingerichtet und wer ihn zuletzt aktualisiert hat. Sofern Sie eine unserer Standardintegrationen verwenden, wird hier außerdem angegeben, ober der Kunde mit einem Kunden in Ihrem Finanzsystem verknüpft ist.

Kommentare

Hier finden Sie eine Übersicht über alle mit diesem Kunden verknüpften Kommentare. Kommentare werden automatisch mit Tag und Datum sowie Ihrem Benutzernamen versehen. Dies können Sie bei Bedarf jederzeit ändern.

Standardmäßig sehen Sie die letzten drei Kommentare. Möchten Sie sich alle Kommentare anzeigen lassen, dann klicken Sie auf Alle anzeigen (XX Kommentare).

Kontaktpersonen

Hier sehen Sie die Liste aller aktiven Kontaktpersonen, die dem Kunden zugeordnet sind. Sie können auf den Namen einer Kontaktperson klicken, um direkt zu ihrer Kontaktkarte zu gelangen. Markieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie auch inaktive Kontakte sehen möchten. Mit einem Klick auf die E-Mail-Adresse öffnet sich automatisch eine E-Mail, die Sie dem Kunden schreiben können. Wenn Sie ein integriertes Anrufsystem wie Skype verwenden, können Sie ebenfalls auf die Telefonnummer klicken und den Kunden anrufen.

Projekte

Hier sehen Sie alle für den jeweiligen Kunden eingerichtete Projekte. Wenn Sie im System Zugriff auf die Projekte haben, können Sie auf den Projektnamen klicken und direkt zum Projekt gelangen, um sich weitere Details anzeigen zu lassen.

Fakturiert

Hier erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Beträge Sie einzelnen Kunden pro Jahr in Rechnung gestellt haben. Damit können Sie schnell und einfach die pro Kunde generierten Umsätze einsehen.

Wenn Sie TimeLog CRM verwenden

Wenn Sie TimeLog CRM verwenden, haben Sie einige weitere Möglichkeiten.

Beziehungen

Hier können Sie eventuell eingerichtete Beziehungen zu anderen Kunden oder Kontaktpersonen in TimeLog einsehen.

Aufgaben

Hier können Sie alle für den Kunden eingerichtete Aufgaben betrachten und sehen, ob diese geplant, abgeschlossen oder storniert sind. Klicken Sie auf den Aufgabennamen, um sich weitere Einzelheiten anzeigen zu lassen.

Verkaufsmöglichkeiten

Hier sehen Sie alle für den Kunden erstellte Verkaufsmöglichkeiten sowie ob diese erfolgreich waren oder nicht oder ob sie sich noch in der Pipeline befinden.

Spezielle Hinweise

Es ist stets ratsam, sich die Einrichtung von Zeit zu Zeit anzusehen und zu überprüfen, ob Änderungen vorgenommen oder neue Funktionen hinzugefügt werden sollten.

Öffnen Sie Systemadministration -> Kunden -> Einrichtung des Kundenmoduls, um zu ermitteln, ob bestimmte Änderungen der Einrichtung Ihnen den Alltag erleichtern könnten.

Wenn Sie eine der Standardintegrationen von TimeLog benutzen und die Kunden in TimeLog und Ihrem Finanzsystem miteinander verknüpft sind, werden infolge von Änderungen die Kontaktinformationen des Kunden in Ihrem Finanzsystem automatisch aktualisiert.