Business Central

Einleitung

Die Integration zwischen TimeLog und Business Central sorgt gleichzeitig für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen beiden Systemen.

Beschreibung

Von TimeLog zu Business Central:

  • Automatische Übertragung von Kunden
  • Automatische Übertragung von Kontaktpersonen
  • Automatische Übertragung von Mitarbeitern
  • Automatische Übertragung von Rechnungen
  • Automatische Übertragung von Projekten

Von Business Central zu TimeLog:

  • Import von Finanzkonten
  • Einfache Übertragung von Ausgaben über den Import von Projektausgaben
  • Automatischer Abgleich von Rechnungen, die in Business Central als bezahlt markiert wurden

Die Integration bietet eine Reihe von Vorteilen:

  • TimeLog eignet sich besser zum Erstellen von Rechnungen auf Grundlage von Zeitdaten als Business Central.
  • In TimeLog lassen sich finanzielle Analysen mit allen verfügbaren Dimensionen (Mitarbeiter, Projekttyp, Projektkategorie, Abteilung usw.) durchführen, darunter auch die Finanzberichterstattung. 
  • Projektleiter finden alle Informationen zur Rechnungsstellung in TimeLog und benötigen daher keinen Zugriff auf Business Central, wodurch Sie Kosten für zusätzliche Lizenzen einsparen.
  • Die Übertragung von Rechnungen an Business Central spart Zeit und verbessert die Qualitätssicherung bei der Rechnungsstellung.

Beginnen Sie unter Systemadministration -> Integrationen und API -> Integrationen mit der Einrichtung.

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Installation in Business Central

Für die Einrichtung der Integration benötigen Sie eine TimeLog-Version mit Invoicing. Daraufhin müssen Sie TimeLog PSA in Business Central installieren.
Sie finden TimeLog PSA als App bei unserem Partner Abakion. Bitte beachten Sie: Zur Installation von TimeLog PSA benötigen Sie Administratorrechte in Business Central.

  1. Scrollen Sie bis ganz nach unten und klicken Sie auf Get the App on AppSource.
  2. Klicken Sie auf Kostenlose Testversion. Nachdem Sie die Bedingungen von Microsoft akzeptiert haben, wird die App in Business Central installiert.
  3. Sobald die App installiert ist, öffnen Sie Installation und Erweiterungen -> Einrichtungsassistent.
  4. Klicken Sie auf Integration von TimeLog PSA konfigurieren, woraufhin sich ein neues Fenster öffnet.
  5. Aktivieren Sie Existierender Benutzer, wenn Sie bereits eine TimeLog-Website haben.
  6. Klicken Sie auf Weiter, woraufhin sich ein neues Fenster öffnet.
  7. Klicken Sie auf URL in die Zwischenablage kopieren.
  8. Begeben Sie sich in TimeLog und öffnen Sie Systemadministration -> Integrationen und API in einem neuen Browser-Tab.
  9. Business Central hinzufügen
  10. Klicken Sie auf Microsoft Dynamics 365 Business Central konfigurieren.
  11. Fügen Sie die kopierte URL ein.
  12. Fügen Sie den Benutzernamen und das zugehörige Passwort hinzu.
  13. Klicken Sie auf Verbindung herstellen. Nun können Sie die Integration zwischen Business Central und TimeLog einrichten.

Einstellungen in Business Central überprüfen

Um eine optimale Datenübertragung zwischen TimeLog und Business Central zu gewährleisten, müssen Sie Ihre Einstellungen überprüfen.

Bitte beachten Sie: Business Central hat eine begrenzte Zeichenanzahl, die von TimeLog empfangen werden kann. Mehr dazu lesen Sie in der Übersicht über die Verknüpfung von Feldern zwischen TimeLog und Business Central.

Neue Kunden von TimeLog nach Business Central exportieren

Wenn Sie TimeLog als Master zum Anlegen neuer Kunden auswählen, müssen Sie über eine Standardvorlage für neue Kunden verfügen, damit TimeLog diese in Business Central einrichten kann.

Überprüfen Sie Ihre erste Debitoren-Vorlage über die Suche nach Debitoren-Vorlagen. Daraufhin vergewissern Sie sich, dass die folgenden Felder eine Standardauswahl haben:

1. Rechnungsstellung -> Buchführungsinformationen

  • Die Unternehmensbuchführungsgruppe wird auf eine Standardbezeichnung festgelegt, also zum Beispiel INLAND.
  • Die Unternehmensbuchführungsgruppe für die Umsatzsteuer wird auf eine Standardbezeichnung festgelegt, also zum Beispiel INLAND.
  • Die Debitorenbuchführungsgruppe wird auf eine Standardbezeichnung festgelegt, also zum Beispiel INLAND.

2. Zahlungen

  • Der Code für die Zahlungsbedingungen wird auf die am häufigsten verwendete Option eingestellt, zum Beispiel 1M(8D).
  • Der Code für die Zahlungsmethode kann auf die am häufigsten verwendete Zahlungsmethode festgelegt werden.

Die Standardoptionen werden von Business Central automatisch hinzugefügt, sobald TimeLog einen neuen Kunden überträgt. Wenn Sie eine andere Einrichtung vornehmen möchten, führen Sie die Anpassung direkt in Business Central durch. Änderungen in Business Central werden nicht an TimeLog übertragen.

Projektausgaben nach Business Central exportieren

Wenn Sie aus TimeLog übertragene Projektausgaben in einer bestimmten Finanzvorlage isolieren möchten, nehmen Sie diese Einrichtung unter Finanzen -> Finanzvorlagen -> + Neu vor.

Einkaufsrechnungen von Business Central Version 15 oder neuer nach TimeLog importieren

Wenn Sie Business Central Version 15 oder neuer verwenden, müssen Sie unter Kaufeinrichtung die Option Zeilenbeschreibung in Finanzposten kopieren aktivieren. Nach der Aktivierung kann Business Central den Kommentar zu Ihren Projektausgaben ins Feld Kommentar importieren. Wenn Sie das Kopieren nicht aktivieren, wird der Kommentar nicht übertragen.

Nehmen Sie alle erforderlichen Einstellungen unter Manuelle Einrichtung -> Kauf einrichten vor.

Eine Verbindung herstellen

Nachdem Sie die Integration mit Business Central, die URL für Ihre Business Central und die Zugangsdaten hinzugefügt haben, klicken Sie auf Verbindung herstellen. Sobald die Verbindung hergestellt wurde, kann die Integration konfiguriert werden und Sie sehen ein grünes Häkchen neben der eingerichteten Verbindung.

Wir empfehlen Ihnen, über eine zusätzliche Benutzerlizenz für TimeLog zu verfügen, die Sie für die Einrichtung der Integration mit Business Central verwenden. Dadurch vermeiden Sie, dass die Verbindung deaktiviert wird, wenn jemand sein Zugangsdaten ändert oder nicht mehr bei Ihnen beschäftigt ist. Die zusätzliche Lizenz muss über einen Superbenutzer-Zugang verfügen, um Kunden in Business Central erstellen und aktualisieren zu können.

Kunden einrichten

Um die Integration nutzen zu können, müssen Sie zunächst die Kundendatenbanken der beiden Systeme miteinander verknüpfen und anschließend auswählen, wie Sie Ihre Kundendaten fortlaufend pflegen möchten.

Kundendatenbanken verknüpfen

Damit Rechnungen übertragen werden können, muss der Kunde auf der Rechnung auch in Business Central vorhanden sein. Klicken Sie zunächst auf Kunden verknüpfen. Nun ändert sich die Anzeige in vier Registerkarten:

  • Ein Vorschlag: Sofort erkennbare Kundenpaare
  • Mehrere Vorschläge: Kunden in Business Central, wenn mehr als ein übereinstimmender Kunde in TimeLog gefunden wurde
  • Kein Vorschlag: Kunden in Business Central, bei denen es keine Übereinstimmung mit TimeLog gibt
  • Ignorierte Kunden: Kunden in Business Central, die nicht in TimeLog verwendet werden sollen (Sie können Kunden auf allen Registerkarten mit Vorschlägen ignorieren. Mehr darüber erfahren Sie nach den vier Szenarien zur Verknüpfung von Kunden.)

Auf allen vier Registerkarten gibt es vier Optionen zum Verknüpfen von Kundeninformationen:

  1. Daten aus Business Central übernehmen und anwenden: Diese Handlung verknüpft die Kundenpaare und überschreibt Kundendaten in TimeLog mit Kundendaten aus Business Central. In Business Central nicht ausgefüllte Felder werden nicht nach TimeLog übertragen.
  2. Daten von TimeLog übertragen und verwenden: Diese Handlung verknüpft die Kundenpaare und überschreibt Kundendaten in Business Central mit Kundendaten aus TimeLog. In TimeLog nicht ausgefüllte Felder werden nicht an Uniconta übertragen.
  3. Als neuen Kunden in TimeLog importieren: Diese Handlung erstellt einen neuen Kunden in TimeLog auf Grundlage der Daten aus Business Central. 
  4. Kunden ignorieren: Diese Handlung ignoriert die Kunden aus Business Central und fügt sie in einer eigenen Registerkarte ein. Bei Bedarf können die Kundennamen nachträglich in TimeLog importiert werden.

Nachdem Sie die neuen Kunden in TimeLog importiert haben, werden die Kundennummern aus Business Central ebenfalls für die Kunden in TimeLog importiert. Wenn TimeLog der Master für neue Kunden sein soll, empfehlen wir Ihnen, die Nummernfolgen für Ihre Kunden unter Systemadministration -> Allgemeine Einstellungen -> Nummernfolgen anzupassen, damit die neu in TimeLog angelegten Kunden eine Kundennummer erhalten, die die Nummernfolge aus Business Central fortsetzt. Dann sind die Kundennummern in beiden Systemen gleich.

Das Verknüpfungsverfahren lehnt sich an eines der folgenden typischen Szenarien an:

  1. Weder in Business Central noch in TimeLog sind Kundendaten vorhanden.
  2. Es sind Kundendaten in Business Central vorhanden, nicht jedoch in TimeLog (neuer Kunde in TimeLog).
  3. Es sind Kundendaten in TimeLog vorhanden, nicht jedoch in Business Central (neuer Kunde in Business Central).
  4. Sowohl in TimeLog als auch in Business Central sind Kundendaten vorhanden.

Im Folgenden werden die vier Szenarien separat betrachtet.

Szenario 1: Weder in Business Central noch in TimeLog sind Kundendaten vorhanden.

In diesem Fall ist keine Verknüpfung der Kundendatenbanken erforderlich, sodass dieser Punkt übersprungen werden kann. In Business Central werden fortlaufend Kunden angelegt, entweder durch Verknüpfung aus der Kundendatenbank von TimeLog oder bei der Rechnungsstellung. 

Szenario 2: Es sind Kundendaten in Business Central vorhanden, nicht jedoch in TimeLog.

Zunächst übertragen Sie die relevanten Kunden von Business Central zu TimeLog. Die Registerkarten Ein Vorschlag und Mehrere Vorschläge sind leer und können übersprungen werden. Auf der Registerkarte Kein Vorschlag werden alle Kunden in Business Central angezeigt. Markieren Sie die in TimeLog eingerichteten Kunden und klicken Sie unter Handlung auswählen auf Als neuen Kunden importieren sowie anschließend auf OK.

Nun werden die Kunden in TimeLog angelegt und gleichzeitig mit der Kundendatenbank von Business Central verknüpft. Die neuen Kunden in TimeLog erhalten eine Kundennummer aus Business Central.

Szenario 3: Es sind Kundendaten in TimeLog vorhanden, nicht jedoch in Business Central.

In diesem Fall ist keine Verknüpfung der Kundendatenbanken erforderlich, sodass dieser Punkt übersprungen werden kann. Wenn TimeLog der Master für neue Kunden ist, werden in Business Central fortlaufend Kunden angelegt, entweder durch Verknüpfung aus der Kundendatenbank von TimeLog oder bei der Rechnungsstellung.

Szenario 4: Sowohl in TimeLog als auch in Business Central sind Kundendaten vorhanden.

Diese Verknüpfung ist am zeitaufwendigsten, da die einzelnen Kundenpaare manuell miteinander verbunden werden müssen. Glücklicherweise hilft Ihnen das System dabei, die zusammenpassenden Kundenpaare ausfindig zu machen.

Beachten Sie bitte, dass es bei vielen Kunden in Business Central von Vorteil ist, ganze Kundengruppen zu verknüpfen oder zu ignorieren, da dies die Liste laufend verkürzt.

Sobald Sie mit der Verknüpfung von Kunden fertig sind, klicken Sie auf Zurück zur Integrationseinrichtung, um mit der Einrichtung der Integration fortzufahren.

Kunden ignorieren

Auf allen drei Registerkarten mit Vorschlägen können Sie diejenigen Kunden aus Business Central ignorieren, die Sie nicht in TimeLog verwenden möchten.

Markieren Sie dazu die Kontrollkästchen rechts und wählen Sie im Menü Handlung auswählen die Option Kunden ignorieren aus.

Wenn Sie Kunden ignorieren, werden diese auf die Registerkarte Ignorierte Kunden verschoben, wo Sie einen Gesamtüberblick erhalten. Von dort aus haben Sie die Möglichkeit, sie bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt zu importieren oder zu verknüpfen.

Laufende Pflege von Kundendaten

Hinsichtlich der laufenden Pflege Ihrer Kundendatenbanken haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten.

  1. Von TimeLog zu Microsoft Dynamics 365 Business Central
  2. Von Microsoft Dynamics 365 Business Central zu TimeLog
  3. Nach/von TimeLog von/nach Microsoft Dynamics 365 Business Central

Wenn Sie Option 2 oder 3 wählen, können Sie die Möglichkeiten von TimeLog zur automatischen Verknüpfung von Kunden bei der Übertragung von Rechnungen erweitern. Sie erlauben TimeLog, Kunden mit der gleichen CVR-Nummer in beiden Systemen bei der Übertragung von Rechnungen miteinander zu verknüpfen. Gleichzeitig können Sie auch Kontaktpersonen übertragen und erstellen, die noch nicht in Business Central angelegt wurden.

1. Von TimeLog zu Microsoft Dynamics 365 Business Central

Bei dieser Möglichkeit können Sie Ihren Kunden manuell von TimeLog an Business Central übertragen, indem Sie die Kundenkarte öffnen und auf den Blitz klicken. Daraufhin wählen Sie die Option Kunden mit Integration verknüpfen aus. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie zur Verknüpfung auf den grauen Punkt klicken können.  Genauso gehen Sie bei Kontaktpersonen vor.

Auf die gleiche Art und Weise können Sie die Verknüpfung wieder entfernen. Machen Sie den gewünschten Kunden oder die Kontaktperson ausfindig und klicken Sie auf den Blitz. Nun öffnet sich das gleiche Pop-up-Fenster, in dem Sie auf das Häkchen klicken, um die Verknüpfung zu entfernen. Anschließend können Sie im Integrationsprotokoll nachsehen, ob die Handlung erfolgreich durchgeführt wurde.

Neue und aktualisierte TimeLog-Kunden, die noch nicht verknüpft wurden, werden in Business Central bei der Übertragung der ersten/nächsten Rechnung angelegt.

2. Von Microsoft Dynamics 365 Business Central

Wenn Sie diese Option auswählen, werden Ihre neuen und aktualisierten Kunden in Business Central automatisch an TimeLog übertragen und dort erstellt.

3. Nach/von TimeLog von/nach Microsoft Dynamics 365 Business Central

Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie in beiden Systemen neue Kunden einrichten und bestehende Kunden aktualisieren. Diese Option kombiniert die beiden ersten, wobei Sie Daten in einem der Systeme nach Belieben aktualisieren können. Ihre Änderungen werden automatisch in das andere System übertragen.

Produktnummern importieren

Bitte beachten Sie: Die Produktnummern in TimeLog entsprechen dem Finanzkonto in Business Central.

Klicken Sie zunächst auf Produktnummern importieren. Daraufhin wird eine Liste aktiver Produktnummern aus Business Central abgerufen, auf der Sie alle Produktnummern markieren können, die in TimeLog verwendet werden sollen. Klicken Sie auf Aktivieren und anschließend auf OK.

Produktnummern konfigurieren

Ein wichtiger Bestandteil der Integration von TimeLog und Business Central ist die Erstellung eines Produktnummernkatalogs in TimeLog. Business Central erfordert in jeder Rechnungszeile eine Produktnummer, die festlegt, wie die Rechnungszeile im Geschäftsjahr hinsichtlich Umsatzsteuer und Umsatzstatistik verbucht wird. Wenn in TimeLog in einer Rechnungszeile keine Produktnummer ausgewählt ist, kann die Rechnungsvorlage nicht verbucht und nur verbuchte TimeLog-Rechnungen an Business Central übertragen werden.

Die Einrichtung von Produktnummern in TimeLog besteht aus folgenden Schritten:

  1. Erstellung von Standardproduktnummern für die Projektarbeit und externe Ausgaben
  2. Zuordnung von Produktnummern für TimeLogs verschiedene Datentypen

Auch wenn keine standardmäßigen Produktnummern angelegt wurden, kann die Integration gut funktionieren. In diesem Fall muss beim Erstellen einer Rechnung in TimeLog in jeder Rechnungszeile manuell eine Produktnummer ausgewählt werden.

Wir empfehlen die Einrichtung standardmäßiger Produktnummern, da Sie so bei der Rechnungsstellung viel Zeit einsparen. Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie und mehrere Ihrer Kollegen sich die Rechnungsstellung teilen. Durch das Einrichten standardmäßiger Produktnummern verbessern Sie die Datenqualität Ihrer Berichte und Ihres Jahresabschlusses und sparen die ansonsten für die gegenseitige Überprüfung der Arbeit erforderliche Zeit ein.

1. Konfiguration von Standardproduktnummern für die Projektarbeit und externe Ausgaben

Zur Vereinfachung und Beschleunigung der Rechnungsstellung kann TimeLog so eingerichtet werden, dass für die Rechnungszeilen automatisch Produktnummern auf Grundlage der zu fakturierenden Daten vorgeschlagen werden. Sie können für jeden Datentyp und jede Abrechnungsform ein Prinzip zur Erstellung standardmäßiger Produktnummern einrichten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob Produktnummern bei der Rechnungsstellung ausgewählt werden oder für jeden einzelnen Datentyp in TimeLog ausgewählt werden können.

2. Zuordnung von Produktnummern für TimeLogs verschiedene Datentypen

Nachdem Sie die Standardproduktnummern festgelegt haben, müssen Sie nun bestimmen, welche Produktnummern für welche Daten vorgeschlagen werden sollen. Abhängig von Ihrer gerade vorgenommenen Einrichtung haben Sie rechts unter Handlungen verschiedene Möglichkeiten. Klicken Sie beispielsweise auf Produktnummern mit Stundensätzen verknüpfen. Unter Stundensätze erscheint die neue Spalte Produktnummer. Klicken Sie auf den Namen eines Stundensatzes oder auf Bearbeiten und wählen Sie eine Produktnummer aus. Die gleiche Produktnummer kann für mehrere Stundensätze verwendet werden. Wenn es nicht möglich ist, eine einzelne Produktnummer für einen Stundensatz auszuwählen, kann dies übersprungen und dann für jede einzelne Rechnungsszeile eine Produktnummer ausgewählt werden.

Bei der Verknüpfung von Produktnummern mit unterschiedlichen Datentypen haben Sie drei Möglichkeiten: Auswahl bei Rechnungsstellung, Auswahl der Dimension oder Auswahl einer der importierten Artikelnummern.

  1. Auswahl bei Rechnungsstellung: Hier muss beim Erstellen von Rechnungen die Produktnummer für jede einzelne Rechnungszeile ausgewählt werden.
  2. Auswahl der Dimension: Hier muss die ausgewählte Dimension anschließend in der Systemadministration aktualisiert werden.
  3. Auswahl einer bestimmten Produktnummer: Die Produktnummer wird automatisch zu den Rechnungszeilen hinzugefügt, die Datentypen enthalten.

Wenn Sie beispielsweise einen Stundensatz für den Datentyp Aufwand auswählen, müssen Sie den einzelnen Stundensätzen unter Systemadministration -> Finanzen -> Stundensätze einen Produktnummer hinzufügen. Klicken Sie auf den Namen eines Stundensatzes oder auf Bearbeiten und wählen Sie eine Produktnummer aus. Die gleiche Produktnummer kann für mehrere Stundensätze verwendet werden. Wenn es nicht möglich ist, eine einzelne Produktnummer für einen Stundensatz auszuwählen, kann dies übersprungen und dann für jede einzelne Rechnungsszeile eine Produktnummer ausgewählt werden.

Haben Sie ProjekttypProjektkategorie, Auslagentyp oder Aufgabentyp ausgewählt, bestimmen Sie die Produktnummern unter Systemadministration -> Finanzen -> Produktnummern verknüpfen. Hier wählen Sie oben im Filter den Datentyp aus und dann die Produktnummer pro Einheit in der Liste.

Die gleiche Produktnummer kann für mehrere Dimensionsnamen verwendet werden.

Klicken Sie auf Zurück zur Integrationseinrichtung, um den nächsten Typ zu bearbeiten.

Ausgaben aus Business Central importieren

Durch Auswahl bestimmter Konten aus Business Central können Sie Ausgaben aus Business Central in TimeLog importieren. Alle Ausgaben dieser Konten können über die Seite Projektausgaben importieren in TimeLog importiert werden, woraufhin Sie sie Ihren Projekten hinzufügen können, um einen umfassenden Überblick über die Projektfinanzen zu erhalten. Damit haben Sie die Möglichkeit, die importierten Ausgaben zu den Rechnungsvorlagen in TimeLog hinzuzufügen. Um den Import von Ausgaben zu optimieren, können Sie die zugehörige Kontonummer aus Business Central zu allen Ausgabentypen in TimeLog hinzufügen lassen.

Ausgaben nach Business Central exportieren

Sie können die von Ihren Mitarbeitern beispielsweise über die mobile App in TimeLog eingetragenen Ausgaben an Business Central übertragen. Wenn Sie die Funktion hier aktivieren, müssen Sie festlegen, in welches Kassenbuch die Ausgaben eingetragen werden sollen. Damit die Ausgaben übertragen werden können, müssen Sie die zugehörige Finanzkontonummer aus Business Central für alle Ausgabentypen in TimeLog hinterlegen. Begeben Sie sich dazu in Systemadministration -> Zeit- und Auslagenerfassung -> Auslagentypen. Denken Sie auch daran, über die Rollenverwaltung unter Mitarbeiter den Zugang zur Übertragung von Ausgaben zu gewähren.

Bitte beachten Sie: Sie müssen für alle Ausgabentypen in TimeLog die entsprechende Kontonummer aus Business Central auswählen, um Ihre Ausgaben exportieren zu können.

Dimensionen konfigurieren

Sie können festlegen, welche Dimensionen aus TimeLog mit Ihren Dimensionen in Business Central abgeglichen werden sollen. Jede Dimension aus Business Central kann nur mit einer aus TimeLog abgeglichen werden. Ihre Auswahl einer Dimension wird automatisch gespeichert. Wenn Sie eine Dimension nicht abgleichen möchten, werden keine Daten von TimeLog an Business Central übertragen.

Integrationseinrichtung bestätigen

Sie schließen die Einrichtung ab, indem Sie die Durchführung und den Abschluss aller Einrichtungsschritte bestätigen. Betrachten Sie dies als eine Checkliste zur Überprüfung aller erforderlichen Maßnahmen. Bei fehlender Einrichtung kann das Verknüpfen von Kunden dazu führen, dass TimeLog Kunden in Business Central anlegt, die dort bereits vorhanden waren.

Markieren Sie die Kontrollkästchen und klicken Sie auf Aktivieren. Damit ist die Integration abgeschlossen. Nun können Sie die erste Rechnung übertragen.

Versionen 01 Dez 2021