Business Central

Introduktion

Integrationen mellem TimeLog og Business Central giver et smidigt samarbejde mellem de to systemer.

Beskrivelse

Fra TimeLog til Business Central sker:

  • Automatisk overførsel af kunder
  • Automatisk overførsel af kontaktpersoner
  • Automatisk overførsel af medarbejdere
  • Automatisk overførsel af fakturaer
  • Automatisk overførsel af projekter

Fra Business Central til TimeLog sker:

  • Import af finanskonti
  • Nem overførsel af udgifter via Import af projektudgifter
  • Automatisk afstemning af fakturaer, når de er markeret som betalte i Business Central

Integrationen giver en række fordele:

  • TimeLog er mere velegnet til at bygge fakturaer på baggrund af data om tid end Business Central
  • Der kan foretages økonomiske analyser i TimeLog med alle tilgængelige dimensioner (medarbejder, projekttype, projektkategori, afdeling, etc.)  inkl. den økonomiske rapportering 
  • Projektlederne kan finde alle oplysninger om fakturering i TimeLog og behøver derfor ikke adgang til Business Central, så du sparer penge på licenser
  • Overførslen af fakturaer til Business Central sparer tid og giver en øget kvalitetssikring omkring, at der faktureres korrekt

Du starter opsætningen i Microsoft AppSource og fortsætter i TimeLog under systemadministrationen -> Integrationer & API -> Integrationer.


Installation i Business Central

Inden du går i gang med at oprette integrationen, skal du have et TimeLog-site med en Invoicing-version. Når det er på plads, skal du installere TimeLog PSA i Business Central.
Du finder TimeLog PSA som app hos vores partner Abakion. Vær opmærksom på: Du skal have administratorrettigheder i Business Central for at installere TimeLog PSA.

  1. Scrol ned til bunden og klik på Get the App on AppSource
  2. Klik på Gratis prøveversion. Når du har accepteret Microsofts betingelserne, bliver app-en installeret i din Business Central
  3. Når app’en er installeret, åbner du Installation og udvidelser -> Assisteret opsætning
  4. Klik på Konfigurer integration af TimeLog PSA, som åbner et nyt vindue
    Opsætning i BC
  5. Aktivér Eksisterende bruger, hvis du allerede har et TimeLog-site
    Trin 1 i opsætningen i BC
  6. Klik på Næste, som åbner et nyt vindue
  7. Klik på Kopier URL-adresse til udklipsholder
    Trin 2 i opsætningen i BC
  8. Gå ind i TimeLog og åben Systemadministration -> Integrationer og API i en ny browserfane
  9. Tilføj Business Central
  10. Klik på Konfigurér Microsoft Dynamics 365 Business Central
  11. Indsæt den kopierede URL
  12. Tilføj Bruger-ID og det tilhørende password
  13. Klik på Opret forbindelse og du er nu klar til at opsætte integrationen mellem Business Central og TimeLog

Kontrollér dine indstillinger i Business Central

For at sikre optimal overførsel af data mellem TimeLog og Business Central skal du kontrollere din opsætning.

Vær opmærksom på: Business Central har en begrænsning i antal karakterer, der kan modtages fra TimeLog. Det kan du læse mere om i overblikket over, hvordan felterne sammenkædes mellem TimeLog og Business Central.

Overførsel af nye kunder fra TimeLog til Business Central

Hvis du vælger TimeLog som master for oprettelse af nye kunder, er det vigtigt, at du har en standard skabelon for nye kunder, så TimeLog kan oprette dem i Business Central.

Kontrollér din øverste debitorskabelon via Søg-ikonet, hvor du skal søge efter Debitorskabeloner. Derefter skal du sikre dig, at følgende felter har et standardvalg:

1. Fakturering -> Bogføringsoplysninger

  • Virksomhedsbogføringsgruppe sættes til et standardvalg, fx INDENLANDS
  • Momsvirksomhedsbogføringsgruppe sættes til et standardvalg, fx INDENLANDS
  • Debitorbogføringsgruppe sættes til et standardvalg, fx INDENLANDS

2. Betalinger

  • Betalingsbetingelseskode sættes til den mest benyttede betalingsbetingelse, fx 1M(8D)
  • Betalingsformkode kan med fordel sættes til den mest benyttede betalingsform

Standardvalgene bliver automatisk tilføjet af Business Central, når TimeLog overfører en ny kunde. Hvis du vil have en anden opsætning, rette du det direkte på kundekortet i Business Central. Ændringen i Business Central overføres ikke til TimeLog.

Debitorskabelon i BC

Eksportér projektudgifter til Business Central

Hvis du ønsker at isolere projektudgifter overført fra TimeLog på en specifik finanskladde, opretter du den i Business Central via Finans -> Finanskladder -> + Ny.

Import af købsfakturaer fra Business Central version 15 eller nyere

Hvis din Business Central er version 15 eller nyere, bør du aktivere Kopier linjebeskrivelse til finanspost i Opsætning af køb. Efter aktivering kan Business Central importere kommentaren på dine projektudgifter til feltet Kommentar. Hvis du ikke aktiverer kopieringen, bliver kommentaren ikke overført.

Du finder opsætningen via Manuel opsætning -> Opsætning af Køb.


Opsætning af forbindelse

Når du har tilføjet Business Central integrationen, URL til din Business Central og bruger-login, skal du klikke på Opret forbindelse. Når forbindelsen er oprettet, er integrationen klar til at blive konfigureret, og du vil se et grønt flueben ud for forbindelse oprettet.

Vi anbefaler, at du har en ekstra brugerlicens i TimeLog, som du bruger til at opsætte integrationen til Business Central. Så undgår du, at forbindelsen deaktiveres, hvis en person skifter loginoplysninger, eller ikke længere er ansat hos jer. Den ekstra licens skal have superbrugeradgang for at kunne oprette og opdatere kunder i Business Central.


Opsætning af kunder

For at kunne bruge integrationen skal du først sammenkæde kundedatabaserne i de to systemer, og bagefter skal du vælge, hvordan du vil vedligeholde dine kundedata løbende.

Sammenkædning af kundedatabaser

For at kunne overføre fakturaer skal kunden på fakturaen også findes i Business Central. Klik på Sammenkæd kunder for at komme i gang. Det skifter visning til fire faner:

  • Ét forslag: Kundepar som umiddelbart kan genkendes
  • Flere forslag: Kunder i Business Central, hvor der er fundet mere end én matchende kunde i TimeLog
  • Ingen forslag: Kunder i Business Central, hvor der ikke findes et match i TimeLog
  • Ignorerede kunder: Kunder i Business Central, som ikke skal bruges i TimeLog (du kan ignorere kunder på hver fane med forslag, hvilket du kan læse mere om efter de fire scenarier for sammenkædning af kunder)

På alle fire faner er der fire muligheder for at sammenkæde kundeoplysningerne:

  1. Overfør og anvend data fra Business Central: Denne handling kæder kundeparrene sammen og overskriver kundedata i TimeLog med kundedata fra Business Central. Felter, som ikke er udfyldt i Business Central, bliver ikke overskrevet i TimeLog
  2. Overfør og anvend data fra TimeLog: Denne handling kæder kundeparrene sammen og overskriver kundedata i Business Central med kundedata fra TimeLog. Felter, som ikke er udfyldt i TimeLog, bliver ikke overført.
  3. Importér som en ny kunde i TimeLog: Denne handling opretter en ny kunde i TimeLog på baggrund af data i Business Central. 
  4. Ignorér kunde(r): Denne handling ignorerer kunderne fra Business Central og lægger dem ind på deres egen fane. Kundenavnene kan efterfølgende importeres i TimeLog, hvis behovet opstår.

Når I har importeret de nye kunder i TimeLog, importeres kundenummeret fra Business Central  også til kunden i TimeLog. Ønsker I, at TimeLog skal være master for nye kunder, anbefaler vi , at I retter jeres kundenummerserie i Systemadministrationen -> Generelle indstillinger -> Nummerserier, så de nye kunder, I opretter i TimeLog, får et kundenummer, der fortsætter nummerserien i Business Central. Herved vil kundenumrene i de to systemer være de samme.

Fremgangsmåden for sammenkædningen afhænger af et af de nedenstående typiske scenarier:

  1. Der er ingen kundedata i hverken Business Central eller TimeLog
  2. Der er kundedata i Business Central og ingen i TimeLog (ny TimeLog- kunde)
  3. Der er kundedata i TimeLog og ingen i Business Central (ny Business Central-kunde)
  4. Der er kundedata i både TimeLog og Business Central

Nedenfor gennemgås de fire scenarier hver for sig.

Scenarie 1: Der er ingen kundedata i hverken Business Central eller TimeLog

I dette tilfælde er sammenkædning af kundedatabaserne ikke nødvendigt, så punktet kan springes over. Kunder vil blive oprettet løbende i Business Central enten gennem sammenkædning fra kundedatabasen i TimeLog eller i forbindelse med fakturering. 

Scenarie 2: Der er kundedata i Business Central og ingen i TimeLog

Begynd med at overføre de relevante kunder i Business Central til TimeLog. Fanebladene Et forslag og Flere forslag vil være tomme og kan springes over. I fanebladet Ingen forslag vil alle kunder i Business Central blive vist. Markér de kunder, som skal oprettes i TimeLog og vælg Importér som en ny kunde under Vælg handling og klik på OK.

Kunderne oprettes nu i TimeLog, og samtidig sammenkædes de med Business Centrals kundedatabase. De nye kunder i TimeLog får kundenummer fra Business Central.

Scenarie 3: Der er kundedata i TimeLog og ingen i Business Central

I dette tilfælde er sammenkædning af kundedatabaserne ikke nødvendig, så punktet kan springes over. Kunder vil blive oprettet løbende i Business Central enten gennem sammenkædning fra kundedatabasen i TimeLog eller i forbindelse med fakturering, hvis TimeLog er master for nye kunder.

Scenarie 4: Der er kundedata i både TimeLog og Business Central

Denne sammenkobling er den mest tidskrævende, da der vil være behov for manuelt at koble de enkelte kundepar. Heldigvis hjælper systemet med at finde kundepar, der passer sammen.

Vær opmærksom på, at hvis du har mange kunder i Business Central, så er det en fordel af sammenkæde/ignorere grupper af kunder, så listen løbende bliver kortere.

Når du er færdig med at sammenkæde kunderne, så klikker på du Tilbage til integrationsopsætning for at fortsætte med opsætningen af integrationen.


Ignorér kunder

Du har mulighed for at ignorere de kunder fra Business Central, som du ikke vil bruge i TimeLog på alle tre faner med forslag til sammenkædning.

Du ignorerer ved at markere kunderne i afkrydsningsfelterne ude til højre og vælge Ignorér kunde(r) i Vælg handling-menuen.

Når du ignorerer kunderne, flyttes de til fanen Ignorerede kunder, hvor du får et samlet overblik. Herfra har du mulighed for at importere eller sammenkæde dem, hvis du får brug for dem på et senere tidspunkt.


Løbende vedligeholde af kundedatabaser

Du har tre muligheder at vælge mellem, når det kommer til den løbende vedligeholdelse af dine kundedatabaser.

  1. Fra TimeLog til Microsoft Dynamics 365 Business Central
  2. Fra Microsoft Dynamics 365 Business Central til TimeLog
  3. Til/fra TimeLog til/fra Microsoft Dynamics 365 Business Central

Hvis du vælger mulighed 2 eller 3, kan du udvide TimeLogs mulighed for automatisk at sammenkæde kunder ved overførsel af en faktura. Du tillader, at TimeLog sammenkæder kunder med samme CVR-nummer i begge systemer, når du overfører en faktura. Samtidig kan du også overføre og oprette kontaktpersoner, som ikke er oprettet i Business Central i forvejen.

1. Fra TimeLog til Microsoft Dynamics 365 Business Central

Vælger du denne mulighed, kan du overføre din kunde manuelt fra TimeLog til Business Central ved at gå ind på kundekortet og klikke på lynet. Her vælger du Sammenkæd kunde med integration, som åbner en pop-up, hvor du kan klikke på den grå prik for at sammenkæde.  Du kan gøre det samme på kontaktpersoner.

På samme måde kan du også fjerne sammenkædningen igen ved at finde den pågældende kunde eller kontaktperson og klikke på lynet. Det åbner den samme pop-up, hvor du nu har mulighed for at klikke på fluebenet for at fjerne sammenkædningen. Du kan efterfølgende se i integrationsloggen, om handlingen er lykkedes.

Nye og opdaterede TimeLog kunder, der ikke allerede er sammenkædede, bliver oprettet i Business Central ved overførsel af den første/næste faktura.

2. Fra Microsoft Dynamics 365 Business Central

Når du vælger denne mulighed, vil dine nye og opdaterede kunder i Business Central automatisk blive overført og oprettet i TimeLog

3. Til/fra TimeLog til/fra Microsoft Dynamics 365 business Central

Når du vælger denne mulighed, kan du oprette nye og opdatere eksisterende kunder i begge systemer. Denne mulighed kombinerer de to første, og du kan frit opdatere data i et af systemerne. Dine ændringer bliver automatisk lagt over i det andet system.


Import af varenumre

Vær opmærksom på: Varenummer i TimeLog svarer til finanskonto i Business Central.

Begynd med at klikke på linket Importér varenumre. En liste over aktive varenumre i Business Central hentes frem, og du kan markere de varenumre på listen, som skal anvendes i TimeLog. Vælg handlingen Aktivér og klik OK.


Konfiguration af varenumre

Et vigtigt element i integrationen mellem TimeLog og Business Central er oprettelsen af et varenummerkatalog i TimeLog. Business Central kræver, at hver fakturalinje er påtrykt et varenummer, som bestemmer, hvordan fakturalinjen skal bogføres i regnskabet med hensyn til moms og omsætningsstatistikker. Hvis der ikke er valgt et varenummer på én fakturalinje i TimeLog, så kan fakturakladden ikke bogføres, og det er kun bogførte TimeLog-fakturaer, der kan overføres til Business Central.

Opsætningen af varenumre i TimeLog består af følgende trin:

  1. Opsætning af standardvarenumre for projektarbejde og eksterne udgifter
  2. Tilknytning af varenumre for TimeLogs forskellige datatyper

Integrationen kan godt fungere, selvom opsætning af standardvarenumre ikke er gennemført. I så fald skal der manuelt vælges et varenummer til hver fakturalinje, når der oprettes en faktura i TimeLog.

Vi anbefaler en opsætning af standardvarenumre, da det vil spare dig meget tid i faktureringsprocessen, når der allerede ved oprettelse af de enkelte fakturalinjer på kladden sættes de rigtige varenumre på. Det er især en fordel, hvis I er mange, der skal deles om ansvaret med at lave fakturaer. Opsætning af standardvarenumre styrker datakvaliteten i jeres rapportering og årsopgørelse, og I sparer tid på at skulle dobbelttjekke hinandens arbejde.

1. Konfiguration af standardvarenumre for projektarbejde og eksterne udgifter

For at gøre det nemmere og hurtigere at fakturere kan TimeLog sættes op til at foreslå varenumre til fakturalinjerne automatisk på baggrund af de data, der skal faktureres. For hver datatype og afregningsform i TimeLog kan du vælge et princip for standardvarenumre. Du har også mulighed for at vælge, om varenumrene skal vælges, når der faktureres, eller du kan vælge et varenummer på den enkelte datatype i TimeLog.

2. Tilknytning af varenumre for TimeLogs forskellige datatyper

Når du har valgt standardvarenumrene, er det tid til at vælge hvilke varenumre, som skal foreslås på hvilke data. Alt efter den opsætning, du lige har lavet, har du forskellige muligheder under Handlinger til højre. Klik på fx Tilknyt varenumre til timepriser. I Timepriser er der en ny kolonne, Varenummer. Klik på en timepris’ navn eller på Redigér og vælg et varenummer. Det samme varenummer kan benyttes til flere timepriser. Hvis det ikke er muligt at vælge et enkelt varenummer til en timepris, kan det udelades, og der vælges så et varenummer på de enkelte fakturalinjer.

Ved tilknytning af varenumre til de forskellige datatyper har du tre mulige valg: Vælg ved fakturering, Vælg dimension eller ét af de importerede varenumre.

  1. Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret vælges på den enkelte fakturalinje, når du bygger dine fakturaer
  2. Vælg dimension: Her skal den valgte dimension efterfølgende opdateres i systemadministrationen
  3. Vælges et specifikt varenummer: Varenummeret tilføjes automatisk til fakturalinjer, der indeholder datatypen

Har du fx valgt Timepris for datatypen Medgået tid, skal du tilføje et varenummer til de enkelte timepriser i Systemadministration -> Økonomi -> Timepriser. Klik på en timepris’ navn eller på Redigér og vælg et varenummer. Det samme varenummer kan benyttes til flere timepriser. Hvis det ikke er muligt at vælge et enkelt varenummer til en timepris, kan det udelades, og der vælges så et varenummer på de enkelte fakturalinjer.

Har du valgt ProjekttypeProjektkategori, Udgiftstype eller Opgavetype, udfører du varenummervalget i Systemadministration -> Økonomi -> Sammenkædning af varenumre. Her vælger du datatypen øverst i filteret, og så kan du vælge et varenummer per enhed i listen.

Det samme varenummer kan benyttes på flere dimensionsnavne.

Klik på Tilbage til integrationsopsætning for at komme tilbage og klikke dig ind på den næste type.


Importér udgifter fra Business Central

Du kan importere udgifter fra Business Central til TimeLog ved at markere specifikke konti fra Business Central. Alle udgifter der lægges på disse konti kan importeres til TimeLog via siden  Import af projektudgifter, og du kan herefter lægge dem ind på dine projekter, så du får et samlet overblik over projektøkonomien. Du får dermed mulighed for at tilføje de importerede udgifter til fakturakladderne i TimeLog. For at optimere importen af udgifter, kan du vælge at tilføjet det tilhørende kontonummer fra Business Central til alle udgiftstyper i TimeLog.


Eksportér udgifter til Business Central

Du har mulighed for at overføre de udgifter, som dine medarbejdere lægger ind i TimeLog, fx via vores Mobile app, til Business Central. Hvis du slår funktionen her til, skal du bestemme hvilken kassekladde, som du gerne vil have udgifterne lagt ind på. For at udgifterne kan overføres, skal du huske at lægge det tilhørende finanskontonummer fra Business Central på alle udgiftstyper i TimeLog. Det gør du i systemadministrationen -> Tids- og udgiftsregistrering -> Udgiftstyper. Husk at give adgang til overførsel af udgifter via rollestyringen under Medarbejdere.

Vær opmærksom på: Du skal vælge det tilhørende kontonummer fra Business Central på alle udgiftstyper i TimeLog for at kunne eksportere dine udgifter.


Konfiguration af dimensioner

Du kan opsætte hvilke dimensioner i TimeLog, der skal matches op mod dine dimensioner i Business Central. Hver dimension fra Business Central kan kun matches med én fra TimeLog. Dine valg gemmes automatisk, når du vælger en dimension. Hvis du vælger ikke at matche en dimension, så bliver der ikke overført data fra TimeLog til Business Central.


Bekræft integrationsopsætning

Du afslutter opsætningen ved at bekræfte, at du har gennemgået og afsluttet alle trin i opsætningen. Se den som en tjekliste, så du er sikker på, at du har fået det hele med. Særligt sammenkædningen af kunder kan ved manglende opsætning medføre, at TimeLog opretter kunder i Business Central, som findes der i forvejen.

Markér afkrydsningsfelterne, klik på Aktivér og integrationen er fuldført. Du kan nu overføre den første faktura.

Sidst opdateret 13 dec 2021