Business Central

Introduktion

Integrationen mellan TimeLog och Business Central skapar ett smidigt samarbete mellan de båda systemen.

Beskrivning

Från TimeLog till Business Central sker en:

  • Automatisk överföring av kunder
  • Automatisk överföring av kontaktpersoner
  • Automatisk överföring av medarbetare
  • Automatisk överföring av fakturor
  • Automatisk överföring av projekt

Från Business Central till TimeLog sker en:

  • Import av finanskonton
  • Smidig överföring av kostnader via Import av projektkostnader
  • Automatisk avstämning av fakturor om de är markerade som betalade i Business Central

Integrationen ger en rad fördelar:

  • TimeLog lämpar sig bättre för att skapa fakturor mot bakgrund av uppgifter om tid än Business Central
  • Ekonomiska analyser kan göras i TimeLog med alla tillgängliga dimensioner (medarbetare, projekttyp, projektkategori, avdelning osv.) inkl. ekonomisk rapportering 
  • Projektledarna kan hitta alla uppgifter om fakturering i TimeLog och behöver därför inte kunna komma åt Business Central, så du sparar pengar på licenser
  • Överföringen av fakturor till Business Central sparar tid och ger ökad kvalitetssäkring när det gäller om faktureringen sker korrekt

Du startar konfigurationen i Microsoft AppSource och så i TimeLog Systemadministrationen -> Integrationer & API -> Integrationer.


Installation i Business Central

Innan du börjar skapa integrationen måste du ha en TimeLog-sajt med en Invoicing-version. När det är på plats ska du installera TimeLog PSA i Business Central.
Du hittar TimeLog PSA som app hos vår partner Abakion. Obs! Du måste ha administratörsbehörighet i Business Central för att installera TimeLog PSA.

  1. Skrolla till längst ner på sidan och klicka på Get the App on AppSource
  2. Klicka på Gratis testversion. När du har godkänt Microsofts villkor installeras appen i din Business Central
  3. När appen är installerad öppnar du Installation och utökningar -> Assisterad konfiguration
  4. Klicka på Konfigurera integration av TimeLog PSA. Då öppnas ett nytt fönster
  5. Aktivera Befintlig användare om du redan har en TimeLog-sajt
  6. Klicka på Nästa. Då öppnas ett nytt fönster
  7. Klicka på Kopiera URL-adress till Urklipp
  8. Gå in i TimeLog och öppna Systemadministration -> Integrationer och API på en ny flik i webbläsaren
  9. Lägg till Business Central
  10. Klicka på Konfigurera Microsoft Dynamics 365 Business Central
  11. Infoga den kopierade URL:en
  12. Lägg till Användar-ID och tillhörande lösenord
  13. Klicka på Upprätta förbindelse. Nu är du redo att konfigurera integrationen mellan Business Central och TimeLog

Kontrollera dina inställningar i Business Central

För att överföringen av data mellan TimeLog och Business Central ska bli optimal måste du kontrollera din konfiguration.

Obs! Business Central har en begränsning i antal tecken som kan tas emot från TimeLog. Det kan du läsa mer om i översikten över hur fälten kopplas ihop mellan TimeLog och Business Central.

Föra över nya kunder från TimeLog till Business Central

Om du väljer TimeLog som master när du ska skapa nya kunder är det viktigt att du har en standardmall för nya kunder så att TimeLog kan lägga in dem i Business Central.

Kontrollera din översta kundmall via ikonen Sök där du ska söka efter Kundmallar. Sedan kontrollerar du att de här fälten har ett standardval:

1. Fakturering -> Redovisningsuppgifter

  • Ange företagets redovisningsgrupp till ett standardval, t.ex. INHEMSK
  • Ange momsföretagets redovisningsgrupp till ett standardval, t.ex. INHEMSK
  • Ange kundredovisningsgrupp till ett standardval, t.ex. INHEMSK

2. Betalningar

  • Ange kod för betalningsvillkor till det vanligaste betalningsvillkoret, t.ex. 1M(8D)
  • Du kan med fördel ange koden för betalningstyp till den vanligaste betalningstypen

Standardvalen läggs till automatiskt av Business Central när TimeLog för över en ny kund. Om du vill ha en annan konfiguration ändrar du det direkt på kundkortet i Business Central. Ändringen i Business Central förs inte över till TimeLog.

Exportera projektutgifter till Business Central

Om du vill isolera projektutgifter som förts över från TimeLog på en specifik finansmall skapar du den i Business Central via Finans -> Finansutkast -> + Ny.

Importera inköpsfakturor från Business Central version 15 eller senare

Om din Business Central är version 15 eller senare bör du aktivera Kopiera radbeskrivning till finanspost i Konfigurera inköp. Efter aktiveringen kan Business Central importera kommentaren på dina projektutgifter till fältet Kommentar. Om du inte aktiverar kopieringen förs kommentaren inte över.

Du hittar konfigurationen via Manuell konfigurering -> Konfigurera inköp.


Konfigurera uppkoppling

När du har lagt till Business Central-integrationen, webbadress (url) till din Business Central och användarinloggning klickar du på . När du har kopplat upp kan du börja konfigurera integrationen. Det står en grön bock vid Anslutning etablerad.

Vi rekommenderar att du får en extra användarlicens i TimeLog som du ska använda för att konfigurera integrationen till Business Central. Då undviker du att uppkopplingen avaktiveras om någon byter inloggningsuppgifter eller inte är anställd längre hos er. Extralicensen måste ha superanvändaråtkomst för att kunna skapa och uppdatera kunder i Business Central.


Konfigurera kunder

För att kunna använda integrationen måste du först länka kunddatabaserna i de båda systemen. Sedan väljer du hur du vill underhålla dina kunduppgifter fortlöpande.

Länka kunddatabaser

För att kunna överföra fakturor måste kunden på fakturan även finnas i Business Central. Klicka på  kunder för att komma igång. Då ändras visningen till fyra flikar:

  • Ett förslag: Kundpar som genast känns igen
  • Flera förslag: Kunder i Business Central där det finns mer än en matchande kund i TimeLog
  • Inga förslag: Kunder i Business Central där det inte finns någon träff i TimeLog
  • Ignorerade kunder: Kunder i Business Central som inte ska användas i TimeLog (du kan ignorera kunder på varje flik med förslag. Läs mer om det efter de fyra scenarierna för länkning av kunder)

På alla fyra flikar kan du länka kunduppgifter:

  1. Länka från Business Central: Den här handlingen länkar kundparen och ersätter kunduppgifterna i TimeLog med kunduppgifter från Business Central. Fält som inte har fyllts i i Business Central skrivs inte över i TimeLog
  2. Länka från TimeLog: Den här handlingen länkar kundparen och ersätter kunduppgifterna i Business Central med kunduppgifter från TimeLog. Fält som inte har fyllts i i TimeLog överförs inte.
  3. Importera som ny kund i TimeLog: Den här handlingen skapar en ny kund i TimeLog utifrån uppgifter i Business Central. 
  4. Ignorera kund(er): Den här handlingen ignorerar kunder från Business Central och lägger in dem på en egen flik. Du kan importera kundnamn till TimeLog senare vid behov.

När ni har importerat de nya kunderna i TimeLog importeras även kundnummer från Business Central till kunden i TimeLog. Om ni vill att TimeLog ska vara master för nya kunder rekommenderar vi att ni ändrar er kundnummerserie i Systemadministrationen -> Allmänna inställningar -> Nummerserier så att de nya kunder som ni lägger in i TimeLog får ett kundnummer som fortsätter nummerserien i Business Central. Då blir kundnumren i de båda systemen identiska.

Hur länkningen sker beror på ett av de vanligt förekommande scenarierna nedan:

  1. Det finns inga kunduppgifter i vare sig Business Central eller TimeLog
  2. Det finns kunduppgifter i Business Central men inga i TimeLog (ny TimeLog- kund)
  3. Det finns kunduppgifter i TimeLog men inga i Business Central (ny Business Central-kund)
  4. Det finns kunduppgifter i både TimeLog och Business Central

Nedan går vi igenom de fyra scenarierna var för sig.

Scenario 1: Det finns inga kunduppgifter i vare sig Business Central eller TimeLog

I det här fallet behövs ingen länkning av kunddatabaser så du kan hoppa över punkten. Kunder skapas fortlöpande i Business Central antingen genom att länka från kunddatabasen i TimeLog eller i samband med fakturering. 

Scenario 2: Det finns kunduppgifter i Business Central men inga i TimeLog

Börja med att föra över relevanta kunder i Business Central till TimeLog. Flikarna Ett förslag och Flera förslag är tomma och du kan hoppa över dem. På fliken Inga förslag visas alla kunder i Business Central. Markera de kunder som ska läggas in i TimeLog och välj Importera som en kund under Välj handling och klicka på OK.

Nu skapas kunderna i TimeLog och samtidigt länkas de med Business Centrals kunddatabas. De nya kunderna i TimeLog får kundnummer från Business Central.

Scenario 3: Det finns kunduppgifter i TimeLog men inga i Business Central

I det här fallet behövs ingen länkning av kunddatabaser så du kan hoppa över punkten. Kunder läggs fortlöpande in i Business Central antingen genom att länka från kunddatabasen i TimeLog eller i samband med fakturering om TimeLog är master för nya kunder.

Scenario 4: Det finns kunduppgifter i både TimeLog och Business Central

Den här länkningen är den mest tidskrävande eftersom man måste länka de enskilda kundparen manuellt. Som tur är hjälper systemet till med att hitta kundpar som passar ihop.

Observera att om du har många kunder i Business Central så är det en fördel at länka/ignorera grupper av kunder så att listan blir kortare allteftersom.

När du är färdig med att länka kunder klickar du på Tillbaka till integrationskonfigurering för att fortsätta med att konfigurera integrationen.


Ignorera kunder

Du kan ignorera de kunder från Business Central som du inte vill använda i TimeLog på alla tre flikarna med förslag på länkning.

Du ignorerar genom att bocka för kunderna i kryssrutorna längst ut till höger och välja Ignorera kund(er) i Välj handling-menyn.

När du ignorerar kunder flyttas de till fliken Ignorerade kunder där du får en översikt. Härifrån kan du importera eller länka dem om du behöver dem senare.


Underhålla kunddatabaser fortlöpande

Du har tre alternativ att välja mellan när det gäller det fortlöpande underhållet av dina kunddatabaser.

  1. Från TimeLog till Microsoft Dynamics 365 Business Central
  2. Från Microsoft Dynamics 365 Business Central till TimeLog
  3. Till/från TimeLog till/från Microsoft Dynamics 365 Business Central

Om du väljer alternativ 2 eller 3 kan du utöka TimeLogs möjlighet att automatiskt länka kunder vid överföring av fakturor. Du tillåter att TimeLog länkar kunder med samma momsnummer i båda systemen när du för över en faktura. Samtidigt kan du föra över och skapa kontaktpersoner som inte redan finns i Business Central.

1. Från TimeLog till Microsoft Dynamics 365 Business Central

Om du väljer det här alternativet kan du föra över din kund manuellt från TimeLog till Business Central genom att gå in på kundkortet och klicka på blixten. Här väljer du Länka kund med integration. Då öppnas ett pop-up-fönster där du kan klicka på den gråa pricken för att länka.  Samma sak kan du göra för kontaktpersoner.

Gör på samma sätt när du tar bort länkningen igen genom att hitta aktuell kund eller kontaktperson och klicka på blixten. Då öppnas samma pop-up-fönster där du nu kan klicka på bocken för att ta bort länkningen. I integrationsloggen kan du sedan du se om handlingen utfördes.

Link-tekst: Läs mera om integrationsloggen i TimeLog

Nya och uppdaterade TimeLog-kunder som inte redan är länkade skapar du i Business Central genom att föra över första/nästa faktura.

2. Från Microsoft Dynamics 365 Business Central

Om du väljer det här alternativet förs dina nya och uppdaterade kunder i Business Central automatiskt över och skapas i TimeLog

3. Till/från TimeLog till/från Microsoft Dynamics 365 Business Central

Om du väljer det här alternativet kan du skapa nya och uppdatera befintliga kunder i båda systemen. Det här alternativet är en kombination av de båda första och du kan fritt uppdatera data i ett av systemen. Dina ändringar läggs automatiskt in i det andra systemet.


Importera artikelnummer

Obs! Artikelnummer i TimeLog motsvarar finanskonto i Business Central.

Börja med att klicka på länken Import av artikelnummer. Då hämtas en lista med aktiva artikelnummer in i Business Central och du kan markera de artikelnummer i listan som ska användas i TimeLog. Välj handlingen Aktivera och klicka på OK.


Konfigurera artikelnummer

Ett viktigt element i integrationen mellan TimeLog och Business Central är att skapa en artikelnummerkatalog i TimeLog. Business Central kräver att varje fakturarad har ett artikelnummer som avgör hur fakturaraden ska bokföras i redovisningen vad gäller moms och omsättningsstatistik. Om du inte har valt ett artikelnummer på en fakturarad i TimeLog kan fakturautkastet inte bokföras. Det är endast bokförda TimeLog-fakturor som kan föras över till Business Central.

Du konfigurerar artikelnummer i TimeLog i följande steg:

  1. Konfigurera standardartikelnummer för projektarbete och externa kostnader
  2. Ansluta artikelnummer för TimeLogs olika datatyper

Integrationen kan fungera även om konfigurationen av standardartikelnummer inte har utförts. I så fall måste du välja ett artikelnummer manuellt för varje fakturarad när du skapar en faktura i TimeLog.

Vi rekommenderar att du konfigurerar standardartikelnummer eftersom det sparar mycket tid för dig i faktureringsprocessen om du anger rätt artikelnummer redan när du skapar de enskilda fakturaraderna på utkastet. Det är framför allt en fördel om ni är många som delar ansvaret med att skapa fakturor. Att konfigurera standardartikelnummer ökar datakvaliteten i er rapportering och årsredovisning och ni sparar tid eftersom ni slipper dubbelkolla varandras arbete.

1. Konfigurera standardartikelnummer för projektarbete och externa kostnader

För att göra det enklare och snabbare att fakturera kan TimeLog konfigureras så att artikelnummer till fakturaraderna föreslås automatiskt utifrån de uppgifter som ska faktureras. För varje datatyp och avräkningsform i TimeLog kan du välja en princip för standardartikelnummer. Du kan också välja om artikelnumren ska väljas när du fakturerar eller så kan du välja ett artikelnummer för den enskilda datatypen i TimeLog.

2. Ansluta artikelnummer för TimeLogs olika datatyper

När du har valt standardartikelnummer är det dags att välja vilka artikelnummer som ska föreslås för vilka data. Beroende på den konfiguration du just har gjort har du olika alternativ under Handlingar till höger. Klicka t.ex. på Länka timpriser. I Timpriser finns det en ny kolumn, Artikelnummer. Klicka på namnet på ett timpris eller på Redigera och välj ett artikelnummer. Du kan använda samma artikelnummer för flera timpriser. Om det inte går att välja ett enskilt artikelnummer för ett timpris kan du utelämna det. Välj då ett artikelnummer för de enskilda fakturaraderna.

När du kopplar artikelnummer till olika datatyper har du tre alternativ: Välj vid fakturering, Välj dimension eller ett av de importerade .

  1. Välj vid fakturering: Här ska du välja artikelnummer för den enskilda fakturaraden när du skapar dina fakturor
  2. Välj dimension: Här ska du uppdatera den valda dimensionen efteråt i systemadministrationen
  3. Välj ett specifikt artikelnummer: Artikelnummer läggs automatiskt till på fakturarader som innehåller datatypen

Om du t.ex. har valt Timpris för datatypen Använd tid ska du lägga till ett artikelnummer till de enskilda timpriserna i Systemadministration -> Ekonomi -> Timpriser. Klicka på namnet på ett timpris eller på Redigera och välj ett artikelnummer. Du kan använda samma artikelnummer för flera timpriser. Om det inte går att välja ett enskilt artikelnummer för ett timpris kan du utelämna det. Välj då ett artikelnummer för de enskilda fakturaraderna.

Om du har valt Projekttyp, Projektkategori, Utgiftstyp eller Aktivitetstyp väljer du artikelnummer i Systemadministration -> Ekonomi -> Koppling av artikelnummer. Välj datatyp längst upp i filtret. Sedan kan du välja ett artikelnummer per enhet i listan.

Du kan använda samma artikelnummer på flera dimensionsnamn.

Klicka på Tillbaka till integrationskonfigurering för att komma tillbaka och klicka på nästa typ.


Importera kostnader från Business Central

Du kan importera kostnader från Business Central till TimeLog genom att markera specifika konton från Business Central. Alla kostnader som läggs på de här kontona kan importeras till TimeLog via sidan Import av projektkostnader. Sedan kan du lägga in dem på dina projekt så att du får en översikt över projektekonomin. Då kan du lägga till importerade kostnader i fakturautkasten i TimeLog. För att optimera importen av kostnader kan du välja att lägga till tillhörande kontonummer från Business Central på alla utgiftstyper i TimeLog.


Exportera kostnader till Business Central

Du kan föra över de kostnader som dina medarbetare lägger in i TimeLog, t.ex. via vår Mobile-app, till Business Central. Om du aktiverar den här funktionen måste du bestämma vilken kassakladd du vill att kostnaderna ska läggas in på. För att kunna överföra kostnaderna ska du komma ihåg att lägga in tillhörande finanskontonummer från Business Central på alla utgiftstyper i TimeLog. Det gör du i Systemadministrationen -> Tid- och utgiftsrapportering -> Utgiftstyper. Kom ihåg att ge åtkomst till överföring av kostnader via rollhanteringen under Medarbetare.

Obs! Du måste välja tillhörande kontonummer från Business Central på alla utgiftstyper i TimeLog för att kunna exportera dina kostnader.


Konfigurera dimensioner

Du kan konfigurera vilka dimensioner i TimeLog som ska matchas mot dina dimensioner i Business Central. Varje dimension från Business Central kan bara matchas med en från TimeLog. Dina val sparas automatiskt när du väljer en dimension. Om du väljer att inte matcha en dimension förs data inte över från TimeLog till Business Central.


Bekräfta konfigurationen av integrationen

Du avslutar konfigurationen genom att bekräfta att du har gått igenom och avslutat alla steg i konfigurationen. Betrakta den som en checklista så du är säker på att du har fått med allt. Om konfigurationen är bristfällig är det framför allt länkningen av kunder som kan leda till att TimeLog skapar kunder i Business Central som redan finns där.

Bocka för kryssrutorna, klicka på Aktivera, så är integrationen färdig. Nu kan du föra över din första faktura.

Senast uppdaterad 04 okt 2021