Tid

Introduktion

Under Tid kan du både tidrapportera på projekt och rapportera frånvaro. Du får en bra överblick över din tidrapportering och kan även göra ändringar om det skulle behövas.

Beskrivning

Så används tidrapporten

Fast track

Överst till vänster på sidan ser du sökfältet Fast track, där du kan söka efter en specifik uppgift, kund eller projekt som du vill lägga till en tidrapportering på. När du har lagt in din information kommer posten automatiskt att sparas i tidrapporten. Om du klickar på hamburgermenyn till vänster eller Utökad sökning till höger kan du filtrera din sökning.

Själva tidrapporten

Tidrapporten listar de projekt som du är allokerad till eller har jobbat med tidigare. Här ser du både de tidrapporteringar som du lägger in direkt i tidrapporten och dem som du skapar via övriga tidrapporteringsapplikationer. När du lägger in din tid sparas den automatiskt när du lämnar fältet och det byter då färg till grönt. Funktionen gör tidrapporteringen väldigt snabb och enkel. Notera att du kan markera tidrapporteringarna som fakturerbara eller ej fakturerbara med $-ikonen på själva rapporteringen, förutsatt att funktionen är aktiverad i systemadministrationen. Du kan även indikera att uppgiften är avslutad med bocken. Även denna funktion måste vara aktiverad i systemadministrationen.

Via kalenderikonen kan du ändra vilken period som visas. Som standard visas en vecka men du kan ändra det, t.ex. till en dag, två veckor eller en månad. Du kan få en bra översikt över ditt jobb genom att välja en månad och även se tidrapporteringar som ligger bakåt i tiden. Du kan välja att dölja helger, så att de inte visas i din tidrapport som standard. Du kan när som helst plocka fram visningen igen genom att klicka på strecket intill fredagen.

Vid alla projekt och varje uppgift hittar du en hamburgermeny som rymmer flera olika alternativ. Här kan du bland annat ta fram information om projektet, kunden och själva uppgiften.

Till vänster om alla uppgifter visas en stjärna som kan användas för att favoritmarkera uppgiften. Det är väldigt praktiskt om du har många uppgifter och några få som du jobbar med ofta. När du har favoritmarkerat en uppgift kan du även använda menyn för att anpassa visningen till att endast omfatta favoriter. Det ger dig en bättre överblick över tidrapporten och du ser endast de uppgifter som är relevanta just nu. När du vill ha full överblick igen, kan du ändra visningsinställningarna.

Till höger på sidan kan du att ändra visningen, t.ex. om du endast vill se en lista med registreringar för aktuell period. Båda visningarna ger dig möjlighet att fälla ihop alla registreringar och projekt så att du får en överordnad överblick över hur mycket tid du har registrerat under den aktuella perioden. Om du endast vill fälla ihop enskilda projekt, klickar du på projektnamnet. Du kan även registrera tid i den detaljerade tidrapporten genom att använda sökfältet Fast track.

I kolumnen Budget ser du hur många timmar uppgiften är normerad till och hur långt du har hunnit rent tidsmässigt. Sektionen ändrar färg allt eftersom du förbrukar timmar:

  • Upp till 80% = Grön
  • Upp till 100% = Gul
  • Över 100% = Röd
  • Avslutad = Grå

Om du för musen över ser du din exakta budget samt hur många timmar du har kvar när det gäller det arbete du redan har utfört på aktiviteten.

Tidrapportering

Du kan tidrapportera via sökfältet Fast track eller rapportera direkt i tidrapportens fält där de sparas automatiskt. När du lägger in timmarna kan du klicka på den lilla triangeln för att lägga till en kommentar. Här kan du även se ett användardefinierat kommentarsfält om ni har aktiverat detta i systemadministrationen. I systemadministrationen går det även att ställa in så att det blir obligatoriskt att lämna en kommentar – denna inställning kan även göras för olika uppgifter i projekten. Om du har aktiverat kommentarsfältet kommer det visas automatiskt så att du skriva kommentaren direkt. Du kan även ange detta i Personliga inställningar (kugghjulet).

Vid kommentarsfältet kan du även ange om rapporteringen är fakturerbar eller ej och hitta direktlänkar till utgiftsrapportering och resor för projektet.

Om du har Invoicing Advanced-utgåvan kan du även ange hur många av de rapporterade timmarna som är fakturerbara.

Denna funktion aktiveras i systemadministrationen, under projektfakturering, och du ser den endast i tidrapportens kommentarsfält. Du kommer inte kunna se detta i Tracker-apparna. Du kan även använda detta för fastprisavtal eftersom färdigställandegraden bygger på antalet fakturerbara timmar, det ger endast en lägre värdetillskrivning om användaren nedjusterar timantalet.

När du har registrerat din tid kan du skicka in timmarna för attestering via knappen överst till höger.

Tidrapportering med tidtagarur

Tidtagaruret låter dig starta och avsluta tidsregistrering direkt via den detaljerade tidrapporten. Du eller din systemadministratör kan aktivera detta i systemadministrationen, och du aktiverar själv tidtagaruret via dina personliga inställningar (som du hittar genom att klicka på kugghjuls-ikonen).

Du startar tidsregistreringen via Fast track-fältet. Om du lägger till en kommentar här kommer den kopplas direkt till posten och sparas när du avslutar registreringen. Om du lägger till ett timantal i registreringen och sätter igång tidtagaruret så kommer det fortsätta ticka vidare. Notera att du endast kan ha en registrering igång åt gången.

När du står i den detaljerade tidrapporten kan du använda en post som registrerats tidigare under veckan till att skapa en ny post idag. Om det finns en kommentar på den tidigare posten så kommer den även med på den nya posten. Du klickar på Play-knappen för att börja och så ber systemet dig att bekräfta att du vill starta en ny tidrapportering på dagens datum.

Du kan se att tidtagaruret är igång när det visas siffror bredvid ikonen för supersökaren uppe till höger. Detta följer med runt i systemet när du går vidare till andra sidor.

Om du påbörjar en tidrapportering och stänger webbläsaren kommer tidtagaruret ticka vidare tills du öppnar webbläsaren igen och avslutar registreringen. Om registreringen inte stängs av innan midnatt kommer uret automatiskt avsluta posten och starta en ny registrering för nästa dag.

Se en demo på hur tidtagaruret fungerar:

Frånvarorapportering

Du rapporterar frånvaro genom att ange timantal i korrekt fält och även här kan du klicka på triangeln för att lämna en kommentar. Dina data sparas automatiskt när du lämnar fältet.

Om du behöver rapportera en längre frånvaro kan du klicka på hamburgermenyn. Här kan du även ta bort redan attesterad frånvaro om du t.ex. behöver flytta din semester.

Skicka in timmar för attestering

Du skickar in dina timmar för attestering genom att klicka på knappen Skicka in för attestering, denna funktion öppnas sedan i ett nytt fönster. Här anger du vilken period du vill avsluta. Det kan vara en dag, en vecka, en månad – det är helt upp till dig och kan anpassas till de rutiner ni har i verksamheten. Du kan även lägga till en kommentar till perioden. Den visas sedan för din överordnade när hen ska attestera.

Vad händer med timmarna om min överordnade avvisar?

Om din överordnade avvisar dina registrerade timmar kommer de få en gul markering i tidrapporten. Om hen anger en kommentar, kan du också se varför dina rapporteringar avvisades.

Fler funktioner under blixt-ikonen

Om du klickar på blixt-ikonen överst till höger på sidan får du fram fler funktioner som:

  • Periodens attesteringsstatus – Här ser du en aktivitetslogg över attesteringar av dina timmar
  • Skriv ut för attestering – Här får du en tidrapport i utskriftsformat om du behöver skriva ut din översikt
  • Kopiera föregående veckas rapporteringar till denna vecka – Om du har jobbat precis som förra veckan så kan du spara tid med denna funktion

Särskilda anteckningar

Personliga inställningar

Klicka på kugghjulet för att konfigurera personliga inställningar för sidan. Här kan du t.ex.:

  • Välja standardvisning, härunder period och uppgifter
  • Markera vilka inställningar som ska gälla för din tidrapport

Jag kan inte ändra min tidrapportering i tidrapporten, vad är det för fel?

Om fältet är grått betyder det att du har tidrapporterat flera gånger på samma uppgift samma dag. Detta kan hända om du använt flera olika tidrapporteringsapplikationer. Om du växlar över till detaljerad tidrapport så kan du redigera och ta bort rapporteringar.

Senast uppdaterad 04 jun 2019