Enkel konfigurering av frånvarokoder

Introduktion

Frånvarokoder används av dina medarbetare för att registrera t.ex. semester eller sjukdom i systemet.

Beskrivning

På den här sidan kan du skapa, redigera och ta bort frånvarokoder så att de passar ert rapporteringsbehov.

Som standard ser du koderna Semester och Sjukdom.

Skapa en ny frånvarokod

Du skapar en ny frånvarokod genom att klicka på knappen Ny frånvarokod. Då öppnas dina alternativ för redigering.

De första tre alternativen visas för medarbetarna i tidrapporten:

• Sortering: Här anger du vilken sortering koden ska ha på tidrapporten
• Namn: Här anger du det namn som ska visas hos dina medarbetare på tidrapporten
• Beskrivning: Här kan du ange uppgifter om koden så att dina medarbetare vet om det är rätt kod att rapportera på

De resterande punkterna visas bara för dig som systemadministratör:

• Frånvarotyp: Här väljer du om frånvarokoden ska tillhöra typen Sjukdom, Semester, Ledig utan lön eller Ledig med lön. Valet används för att ge dig en överblick i våra rapporter, där du kan samla olika rapporteringar för frånvarokoder.
  o Sjukdom: Används för at rapportera när dina medarbetare har varit sjuka eller haft t.ex. första vabbdag eller genomgått ett rehabiliteringsförlopp.
  o Semester: Används för att rapportera när dina medarbetare har semester.
  o Ledig utan lön: Används vanligtvis för att rapportera frånvaro när du själv ska betala för den tid du har ledigt. Det kan t.ex. handla om egenbetald utbildning.
  o Ledig med lön: Används vanligtvis för att rapportera frånvaro när företaget ska betala för den tid du har ledigt. Det kan t.ex. handla om föräldraledighet.
• Format: Här väljer du om rapporteringen ska göras i Timmar, Hela dagar eller Halva och hela dagar. Vi rekommenderar att koder som rör sjukdom normalt ställs in på Timmar medan semester och t.ex. föräldraledighet ställs in på Halva eller hela dagar
• Beräkningsprincip: Avgör om tid läggs till eller dras av från saldot på frånvarokoden. Du får överblick och tilldelar dagar/timmar via Löneadministrationen
• Längst ner kan du välja om tiden som rapporterats på koden ska läggas till på flextidkontot

Beroende på konfiguration och TimeLog-version har du olika alternativ längst ut till höger. Du kan markera om tid som rapporterats på koden ska

• Attesteras av en chef
  
• Reduceras i kapacitet i resursplaneraren
  
• Visas för alla i Semesterkalendern

Kom ihåg att klicka på Spara när du är färdig med dina inställningar.

Underhålla frånvarokoder

Om inga ändringar görs i era lokala överenskommelser eller avtal behöver du inte ändra koderna. De fortsätter helt automatiskt att köra från år till år med din konfiguration.

Om du trots det behöver ändra en eller flera koder rekommenderar vi att du skapar en ny kod och avaktiverar den nuvarande. Anledningen till detta är bl.a. för att se till att beräkningarna görs korrekt och att det inte råder någon tvekan om konverteringen om du byter från ett format till ett annat.

En tumregel är att om du vill ändra en kods registreringssätt/format eller frånvarotyp så ska du skapa en ny kod.

Om du använder en löneintegration

Om du använder en av TimeLogs standardintegrationer för lönesystem så kan du för varje kod bestämma om koden ska tas med vid exporten till lönesystemet samt vilken kod i lönesystemet rapporteringarna ska överföras till.