Så jobbar du med projektplanen

Introduktion

Hjälptexten utgår från att du har öppnat ett projekt. Här får du en presentation av hur du kan jobba med projektplanen och en guidning till hur du utför följande:

• Skapar faser (uppgifter) i projektet
• Lägger till underfaser i projektet
• Redigerar en fas
• Flyttar en fas i projektplanen eller till ett annat projekt
• Skapar en milstolpe och lägger till en person som ansvarig för den
• Lägger till resurser till faserna från projektplanen

Beskrivning

Skapa aktiviteter i projektet

För att du ska kunna registrera tid måste projektet ha minst en aktivitet.

 Ett projekt kan delas in i fem nivåer (beroende på vilken version av TimeLog du använder) där aktiviteter i översta nivån summerar de underliggande aktiviteternas budget och rapporteringar.

 För att kunna radera en aktivitet får det inte finnas några registreringar eller fakturor kopplade till den.

 Så skapar du en aktivitet i projektet:

• Klicka på knappen Ny aktivitet för att skapa en ny aktivitet till projektet. En del av faktiviteternas fält fylls i automatiskt med information från projektets inställningar som angivits tidigare
• Skriv aktivitetens Namn. WBS-numret kommer fyllas i automatiskt och visar var aktiviteten placerats i projektplanen
• Aktivitetens Startdatum och Slutdatum fylls i automatiskt och matchar inställningarna i projektet. Om du skapar en underaktivitet så följer datumen med från den överordnade aktiviteten. Om du skapar flera aktiviteter efter varann så visas samma datum som du nyss valde. Aktivitetens period kan ändras genom att fylla i nya datum i de två fälten eller genom att använda kalenderikonerna. Om du klickar på hårkorset bredvid kalenderikonen kommer dagens datum att fyllas i automatiskt
• Aktiviteters budget i timmar skrivs i fältet Budget (t) och valt Timpris (SEK) väljs i rullmenyn.
• Du kan använda beskrivning till att fylla i information om aktiviteten och lägga till en länk med ytterligare information om aktiviteten. Det kan t.ex. specificera var du placerat dokumentation om ditt lokala nätverk
• Välj önskad Aktivitetstyp
• Välj önskad Status för aktiviteten. Sätt status som Aktiv om du vill kunna rapportera arbetstid på aktiviteten.
• Välj vilket Avtal aktiviteten ska kopplas till. Om du behöver ett nytt avtal, klicka på plus-tecknet bredvid rullmenyn så kan du skapa ett nytt avtal specifikt för denna aktivitet.
• Under Fakturering väljer du om aktiviteten ska vara fakturerbar eller ej. Du kan även indikera om aktiviteten ska markeras som Redo för fakturering direkt om ni har aktiverat den funktionen
• Klicka på Sparaför att skapa aktiviteten i projektplanen. Vill du skapa ytterligare en aktivitet direkt, klickar du på Spara & ny

Lägg till underaktiviteter i en aktivitet

För att kunna skapa en underaktivitet i en aktivitet får det inte finnas allokerade medarbetare eller någon budget för aktiviteten eftersom den samtidigt kommer fungera som en summeringsaktivitet.

En underaktivitet skapas genom att klicka på hamburgermenyn vid aktivitetens namn, där väljer du sedan Ny underaktivitet. Du kan även skapa en ny aktivitet som beskrivet i avsnittet här ovan och sedan välja att ange vilket WBS-nummer den ska ha i din plan. T.ex.:1.2 eller 3.4, därefter flyttas aktiviteten in som en underaktivitet.

Om en aktivitet har en, eller flera underaktiviteter, kommer aktiviteten ha en mörk bakgrundsfärg. Om triangeln framför aktiviteten en mörk färg så har aktiviteten allokerade medarbetare. Klicka på trekanten för att öppna den underliggande informationen. Aktiviteter utan allokeringar markeras med en ofärgad triangel som inte går att öppna. 

Redigera en aktivitet

När du vil redigera en aktivitetkan du välja ett av följande sätt:

• Klicka på hamburgermenyn vid aktivitetens namn och välj Redigera i menyn
• Klicka på pennan längst till höger
• Om du endast vill ändra namnet, dubbelklicka direkt på projektplanen

Det går även att ändra typ för enskilda aktiviteter, datumintervall, status och budget både på aktivitetsnivå och allokeringsnivå direkt i projektplanen utan att öppna den specifika aktiviteten.

Flytta en aktivitet

Du kan flytta aktiviteter direkt i projektplanen genom att använda WBS-strukturen eller med TimeLogs inbyggda drag-and-drop-funktion.

Ändra WBS-nr.:

• Klicka på hamburgermenyn vid aktivitetens namn och välj Redigera i menyn eller klicka på pennan längst till höger.
• Skriv ett nytt WBS-nr. för aktiviteten t.ex. 4 eller 4.1 beroende på var du vill placera aktiviteten
• Klicka på Spara för att uppdatera de andra aktiviteternas WBS-nummer i projektplanen

 

Använd drag and drop-funktionen:

• Placera musens pil invid önskad aktivitet där du ser ett kryss med pilar. Aktiviteten kommer framhävas och musens pil ändras så att den liknar ikonen
• Klicka och håll ner vänster musknapp
• Dra aktiviteten dit du vill ha den. Om musen flyttas till ett mellanrum mellan två aktiviteter så framhävs mellanrummet för att du ska se hur den placeras mellan de två markerade aktiviteterna. Om musen placeras över en aktivitet kommer aktiviteten framhävas och din aktivitet sätts in som en underaktivitet när du släpper musknappen

Oberoende av hur du flyttar aktiviteten så kommer projektets WBS-nr. automatiskt rättas så att det matchar den nya placeringen.

Flytta en aktivitet till ett annat projekt

Du kan även flytta en aktivitet till ett annat projekt så länge ingen av aktivitetens rapporteringar har fakturerats:

• Ytterst till höger markerar du den/de aktiviteter som ska flyttas. Om en summeringsaktivitet markers kommer de underordnade aktiviteterna markeras automatiskt
• Klicka på rullmenyn Välj åtgärd 
• Välj Flytta till ett annat projekt… 
• Klicka på OK
• Välj det projekt som aktiviteten ska flyttas till i rullmenyn Destination
• Klicka på knappen OK för att utföra flytten. De eller de aktiviteter som flyttas infogas nederst i mottagar-projektets projektplan

Om Öppna projektet när aktiviteten/aktiviteterna har flyttats är markerad, kommer mottagarprojektet öppnas så att projektplanen kan redigeras.

Skapa en milstolpe

Milstolpar används till att ange viktiga datum för projektet, t.ex. deadlines. Du kan allokera en medarbetare att vara ansvarig för milstolpen. Om ni har aktiverat funktionen i systemadministrationen under Tid-och utgiftsrapportering -> Konfigurering av tidrapportering, så kommer milstolpen dyka upp i medarbetarens tidrapport, så att hen kommer ihåg att det är en viktig deadline. Härifrån kan milstolpen även markeras som slutförd.

Utöver att visas i tidrapporten kommer milstolpen sedan visas under aviseringar i medarbetarens huvudmeny med en grön markering tills angivet datum överskrids, då ändras markeringen till röd. Så kommer den visas när det är 14 dagar eller mindre kvar till deadline.

Så skapar du en milstolpe:

• Klicka på Ny milstolpe
• WBS-nr. flyttas automatiskt och anger placering i projektplanen. Om numret ändras, kommer milstolpen placeras enlig det nya WBS-numret
• Ge milstolpen ett tydligt Namn. Namnet kommer visas i projektplanen efter att den sparats
• Ange Datumför när milstolpen ska utvärderas. Använd kalenderikonen eller skriv datumet direkt i fältet
• Ange en Ansvarig(ägare) i menyn. Du kan inte spara utan att välja en medarbetare här
• Klicka på Spara för att skapa milstolpen i projektplanen. Om du vill skapa ytterligare en milstolpe direkt, klicka på Spara & ny

Milstolpar kan flyttas till en ny plats, precis som aktiviteter. Efterföljande kan du byta ansvarig genom att klicka på knappen Lägg till resurser på milstolpar.

Lägg till resurser i aktiviteterna

Det finns flera möjligheter att lägga till resurser i dina aktiviteter.

• Klicka på knappen Lägg till en resurs till aktiviteterna – om du har tillgång till CV-modulen, kommer du kunna söka efter specifika medarbetare utifrån deras kompetens och lägga till dem på aktiviteten
• Klicka på hamburgermenyn och välj antigen Lägg till en resurs eller Lägg till flera resurser

Om du väljer att lägga till flera resurser, så kommer du först se de medarbetare som redan finns i resursgruppen. Om du vill välja en annan resurs, så kan du välja att visa alla medarbetare.