Kopiera aktiviteter och milstolpar

Introduktion

Med denna funktion kan du kopiera aktiviteter och/eller milstolpar i ett projekt. Du kan även redigera vilka avtal nya aktiviteter ska kopplas till.

Beskrivning

Denna funktion gynnar först och främst de företag som upprepar uppgifter månatligen, kvartalsvis eller årligen – till exempel revisorer och redovisningskonsulter – men även företag som jobbar med utvecklingsprocesser där samma uppgifter upprepas periodvis eller i återkommande överordnade uppgifter.

Om ni upprepar uppgifter under en specifik period rekommenderar vi att ni gör följande:

1)  Skapa först de uppgifter, milstolpar och kontakter som upprepas varje period

2)  Kopiera därefter paketet önskat antal gånger. Vid kopieringen döps kopiorna efter perioden (t.ex. januari, februari, mars…, och tidsplaner och betalningsdatum flyttas automatiskt med kopiorna

Med några få klick kan du skapa uppgifter, exakta prognoser och kvalitetssäkringslistor period för period under hela avtalets livstid.

Så gör du

Först måste du bestämma dig för om du vill använda en enkel eller avancerad kopia. Valet styrs av ditt behov av att ändra detaljer i de kopierade uppgiftsgrupperna.

Enkel kopia

Med en Enkel kopia, anger du Antal kopior du vill skapa från valda aktiviteter/milstolpar. Du väljer även om de ska kopplas till befintligt avtal eller om du vill skapa ett nytt kontrakt för varje period.

Aktiviteter kan även tillfogas allokeringar (Inkludera allokeringar) medan milstolpar alltid tar med ansvarig person.

Avancerad kopiering

Med Avancerad kopiering får du, utöver de enkla alternativen som nämnts ovan, även möjlighet att ange om nya kopios ska skapas Månatligen, Kvartalsvis eller Årligen. Du anger även när Första perioden börjar. 

Som standard är Namn för nya aktiviteter satt till Använd befintliga namn men du kan även välja att använda periodens namn till kopian. Milstolpar behåller alltid sina ursprungliga namn.

Slutligen kan du även definiera datum för nya aktiviteter och milstolpar. Detta görs under Datum där standardinställningen är Perioder flyttas relativt. Med denna inställning kopieras datum relativt i förhållande till ursprungliga datum och de perioder som valts.

Du kan även välja Avancerade inställningar för att kunna definiera aktiviteters start- och slutdatum, nya datum för milstolpar, datum för eventuella betalningar samt ev. justering med antal dagar. Du kan använda både positivt (+) och negativt (-) dagantal.

Speciella anmärkningar

På den här videon visar vi hur du kan använda våra projektmallar i nya projekt.