Projektmallar

Introduktion

Här ser du en lista över dina befintliga projektmallar. På denna sida kan du redigera, aktivera, inaktivera eller radera dina mallar.

Beskrivning

Sidan är indelad i två sektioner.

Filter

Med Filter kan du välja att visa följande:

• Visa aktiva projektmallar
• Visa inaktiva projektmallar
• Visa alla projektmallar

Visa aktiva projektmallar är den standardvisning som du möts av när du klickar in på sidan.

Projektmall

I denna sektion ser du dina projektmallar utifrån vald filtrering.

Namn

Själva namnet på projektmallarna är en länk. Om du klickar på namnet får du möjlighet att redigera namn och beskrivning för projektmallen.

Beskrivning

Du kan lägga till en beskrivning på alla projektmallar, så att andra användare kan få en bild av vad denna projektmall innehåller innan de skapar ett projekt med den. Beskrivningen gör det enkelt att dela information med dina kollegor, så att ni kan använda mallarna konsekvent och till rätt projekt.

Aktiv

Här ses om projektmallen är aktiv eller inaktiv.

En grön bock indikerar att mallen är aktiv och en grå ring visar att den är inaktiv. Aktivera eller inaktivera en mall genom att klicka på ringen för att smidigt ändra status för din projektmall. Om mallen är inaktiv kommer den inte visas i listan med projektmallar när ni skapar nya projekt.

Du kan välja att markera flera mallar på en gång genom att bocka för rutan bredvid kolumnen Aktiv för att aktivera/inaktivera eller radera flera mallar på en gång. Detta görs genom att välja en handling i listrutan där det står Välj åtgärd, klicka sedan på OK.

Åtgärder

Ytterst ser du tre ikoner som ger dig följande val:

Redigering av projektmall (Projekt-ikon):

Klicka här för att redigera din projektmall. Den kommer nu att öppnas så att du kan jobba med den som ett vanligt projekt och t.ex. rätta inställningar. Det kommer alltid framgå att du håller på att redigera en projektmall.

När du har gjort de ändringar du vill, klicka på Spara. Härefter får du möjlighet att:

• Skriva över en befintlig projektmall
• Spara som ny projektmall

Uppdatera befintliga projekt

Om du väljer att skriva över en befintlig projektmall kan du uppdatera projekt som bygger på denna mall genom att markera Uppdatera projekt skapade med denna mall.

När du klickar på Spara, visas en lista med projekt som bygger på den aktuella projektmallen. Välj sedan att uppdatera alla befintliga projekt eller utvalda projekt genom att markera projekten.

När projektmallen sparats och projekten uppdaterats kommer du att kunna se en logg med alla ändringar som utförts på befintliga projekt utifrån dina inställningar i Rapporter-> Produktionsrapporter-> Projektmallar - Ändringslogg. Härmed får du en status på om dina projekt uppdaterats med dina aktuella ändringar eller om enstaka projekt har så många ändringar att de inte kan uppdateras automatiskt.

Du kan uppdatera dina projekt med följande ändringar:

• Nya aktiviteter
• Uppdatering av aktivitetsnamn, -typ och -status
• Raderade aktiviteter(om tillgängligt)
• Nya milstolpar
• Nya namn på milstolpar
• Raderade milstolpar (om tillgängligt)
• Nya avtal
• Projektplanens design (om tillgängligt)

Notera att om du har skapat en projektplan som bygger på flera projektmallar, så kommer projektplanen endast att uppdateras med ändringar från den projektmall som användes först.

Om du ändrar i projektplanens WBS-struktur kommer du ha begränsade möjligheter att underhålla din projektplan genom ändringar i projektmallen. Inga nya underuppgifter kommer läggas till i projektplanen vid uppdateringar. Däremot kommer eventuella nya huvuduppgifter som skapas i mallen kunna sättas in i de projektplaner som du tidigare har skapat med den specifika projektmallen.

Du kan radera uppgifter från ditt projekt utan att förlora länkningen till din mall. Ditt projekt kommer fortfarande uppdateras med ändringar från din mall.

Om du kopiera aktiviteter och milstolpar i projektmallen så kommer den fortfarande vara länkad med din mall. Detta medför dock att när du lägger till nya uppgifter och milstolpar i projektmallen kommer de läggas till i projektplanen utifrån mallens struktur. Anledningen till detta förfarande är att det är nödvändigt att bevara mallens struktur för att kunna göra uppdateringar i projektplanen.

Redigering av namn och beskrivning av projektmall (Pennan)

Klicka projekt-ikonen för att redigera namnet och beskrivningen på din projektmall. Inga inställningar kan ändras här.

Radera din projektmall (Papperskorgen)

Om du raderar en projektmall kommer kopplingen mellan de projekt du skapat utifrån mallen och mallen att tas bort och du kan inte längre uppdatera dina projekt genom att redigera mallen.

Särskilda anteckningar

Skapa nya projektmallar

Om du vill skapa en ny mall via denna sida kan du redigera en befintlig mall och sedan spara den som en ny projektmall.

Om du vill skapa en ny projektmall från grunden, skapar du ett nytt projekt och sparar det som en projektmall. Klicka på blixt-ikonen överst till höger och spara projektet som en projektmall.

Sedan hittar du den i listan över dina projektmallar för eventuell vidare bearbetning.

Läs mer om hur du skapar ett projekt.

Jobba vidare medan systemet uppdaterar dina mallar

Om du har valt att uppdatera många projekt tar det lite tid för systemet att processa ändringarna. Undertiden kan du jobba vidare med annat i TimeLog. Du får en avisering som visar när uppdateringarna är klara och eventuellt en lista med projekt som inte har kunnat uppdateras.