Redigera medarbetare

Introduktion

På medarbetarkortet kan du redigera information om en medarbetare och hens rättighetsinställningar. Det är även här som du kan aktivera och inaktivera en medarbetares tillgång till TimeLog.

Beskrivning

För att redigera information om medarbetaren kan du hålla musen över rubrikerna och klicka på pennan som visas till höger.
Alla fält som är markerade med *, är obligatoriska och får inte vara tomma när du klickar på Spara.

Det är fem grupper av information som kan redigeras:

1. Personuppgifter
2. Organisationsuppgifter:
3. Arbetstids- och löneuppgifter
4. Kontaktupplysningar
5. Licens- och rättighetsuppgifter

Personuppgifter

Här kan du ändra följande:

• Förnamn och Efternamn
• Användarnamn, som används för att logga in i TimeLog.
• Initialer, som används vid val av medarbetare och visningar i rapporter i TimeLog
• Jobbtitel
• Medarbetarens e-postadress, som används till aktiveringsmeddelanden och aviseringar från TimeLog. Meddelanden är giltigt 24 timmar.

Använd ev. Kommentarsfältet för ytterligare personlig information.

Organisationsuppgifter:

Här kan du ändra följande:

• Avdelning, som är den avdelning som medarbetaren tillhör och som ska visas i rapporteringen
• Juridisk enhet, den enhet som medarbetaren tillhör och som ska visas i rapporteringen (endast tillgänglig med Multiple Legal Entities)
• Överordnad, den chef som ska attestera medarbetarens tidrapporteringar och utgifter Här kan du välja att klicka på Ändra Överordnad och låta en annan chef överta attesteringen under en period, t.ex. under semestern.
• Medarbetar-ID, om aktiverat i systemadministrationen. Används ofta när egna rapporter skapas via våra API och i våra löneintegrationer
• Medarbetartyp, som används till att begränsa sökningar i flera rapporter
• Anställningsdatum, påverkar flextidssummeringen eftersom den börjar från och med denna dag. Du kan inte tidrapportera på datum som ligger före anställningsdatumet
• Uppsägningsdatum, om detta är känt – t.ex. vid tidsbegränsade anställningar och vikariat. Flextidsummeringen upphör vid detta datum, men medarbetaren kan fortfarande logga in. Markera Inaktivera automatiskt vid uppsägningsdatum, om du vill avsluta tillgång till systemet vid uppsägningsdatumet. Annars ska detta göras manuellt på höger sida.
• Standard timpris för kunder, som är valt timpris för medarbetaren och som kommer föreslås vid allokering till projektuppgifter.
• Interna självkostnad, används till att beräkna kostnaden för använda timmar och visas bland annat i projektsummeringar och rapporter. Varje medarbetare kan endast ha ett internt självkostnad.
• OIO-id, som visas, om OIOXML (e-fakturering) är aktiverat i Systemadministrationen

Arbetstids- och löneuppgifter

Här kan du ändra följande:

• Helgdagskalender, som används i medarbetarens tidrapport och i resursplaneringen
• Traktamenten, som används vid inlämning av resor, om aktiverat i systemadministrationen
• Normal arbetstid (arbetstid) som skapar beräkningsunderlag för medarbetarens flextidssummering Här kan du ange från vilket datum den nya arbetstiden ska gälla. Du kan se vilka ändringar som gjorts i loggen, när du klickar på Ändra normal arbetstid
• Lönegrupp, om aktiverat i systemadministrationen. Här väljer du vilka lönekoder som medarbetaren ska kunna se i sin tidrapportering.
• Löneutbetalning – avgör vilken löneutbetalning medarbetaren ska tillhöra, t.ex. per månad eller var 14:e dag. Du måste aktivera Avancerad lönetidsregistrering i systemadministrationen för att välja en annan löneutbetalning på medarbetarkorten samt i rapporter som kan filtrera på löneutbetalning

Personlig kontaktinformation:

Denna information hämtas från medarbetarens personliga profil och här hittar du bland annat personlig adress, telefonnummer och ev. länkar till sociala medier som Facebook och LinkedIn.

Licenser och rättigheter:

Till höger kan du hantera medarbetarens tillgång till funktioner i systemet.

Använd reglaget för att aktivera eller inaktivera medarbetaren. Inaktivering stänger tillgången till TimeLog och inaktiverar personen i alla projekts resursgrupper, vilket betyder att om du vill återaktivera medarbetaren så måste du även allokera hen till projekten igen genom att aktivera i resursgruppen och för specifika uppgifter.

När du aktiverar en medarbetare får du möjlighet att skicka ett aktiveringsmeddelande till vederbörande. Meddelanden är giltigt 24 timmar.

Skicka aktiveringsmeddelande igen används främst för att skicka inloggningsinformation till nya medarbetare men kan även användas om en medarbetare har glömt sitt lösenord. Meddelanden är giltigt 24 timmar.

Under Tillgång till extramoduler, väljer du eller ändrar medarbetarens tillgång till eventuella extramoduler som TimeLog Tracker för Outlook.

Under Behörigheter väljer du vilka behörigheter medarbetaren ska ha. Behörigheter styr vilka rapporter och funktioner medarbetaren har tillgång till och kan redigeras i systemadministrationen. Aktivitetsmenyn till höger om behörighetsnamnet innehåller bl.a. genvägar till behörigheter i systemadministrationen.

Särskilda anteckningar

Notera att all ovanstående information kanske inte går att se. Det styrs av vilken utgåva av TimeLog och vilka extra moduler som du använder, och därmed vilka funktioner och processer som du har tillgång till.

Notera att du inte kan inaktivera en medarbetare som är den sista kvarvarande TimeLog-ansvarige i Mitt konto. Du måste ange en ny TimeLog-ansvarig, innan du kan inaktivera medarbetaren.

Du är välkommen att kontakta info@timelog.se om du har frågor kring ditt abonnemang.