Godkännande

Introduktion

I Attestering får du en överblick över medarbetares tid- och frånvaroposter som väntar på attestering.

Nedan får du hjälp med godkännande som chef och om du har aktiverat projektledargodkännande i Systemadministrationen -> Godkännandeprocesser.

Beskrivning

Filter

Längst upp i filtret har du flera alternativ beroende på din konfiguration av TimeLog och hur mycket av godkännandet du har aktiverat.

Tidrapporter och frånvaro

Filtren i den här sektionen påverkar listan av medarbetare som visas för godkännande under tidrapporter och frånvaroansökningar.

  • Juridisk person: Här väljer du vilken juridisk persons medarbetare du vill godkänna för. Som standard är alla juridiska personer valda när det står Välj juridisk person
  • Avdelning, medarbetare: Här väljer du vilken avdelnings medarbetare du vill godkänna för. Som standard är alla avdelningar valda när det står Välj avdelning
  • Chef: Här väljer du vilken chef du vill godkänna för. Som standard är du själv vald. Det visas bara om du kan godkänna för andra chefer
  • Medarbetartyp: Här väljer du vilken medarbetartyp du vill godkänna för. Som standard är medarbetartyper valda när det står Välj medarbetartyp
  • Medarbetare: Här väljer du vilken medarbetare du vill godkänna för. Som standard är alla medarbetare valda när det står Välj medarbetare
  • Standardperiod: Här väljer du vilken standardperiod du vill godkänna för
  • Period: Här kan du själv välja datum för perioden

Projekt

Filtren i den här sektionen påverkar listan med projekt som visas för godkännande.

  • Juridisk person: Här väljer du vilken juridisk persons projekt du vill godkänna för. Som standard är alla juridiska personer valda när det står Välj juridisk person
  • Avdelning, projekt: Här väljer du vilken avdelnings projekt du vill godkänna för. Som standard är alla avdelningar valda när det står Välj avdelning
  • Kund: Här väljer du en specifik kund som du vill godkänna projekt för. Som standard är alla kunder valda när det står Välj kund
  • Projektledare: Här väljer du vilken projektledare du vill godkänna för. Som standard är du själv vald. Det visas bara om du kan godkänna för andra projektledare
  • Projekt: Här väljer du ett specifikt projekt som du vill godkänna. Som standard är alla projekt valda när det står Välj projekt
  • Projekttyp: Här väljer du vilken projekttyp du vill godkänna för. Som standard är alla projekttyper valda när det står Välj projekttyp
  • Standardperiod: Här väljer du vilken period du vill godkänna för
  • Period: Här kan du själv välja datum för perioden

Visningsalternativ

Här kan du begränsa din sökning och visa uppgifter som är relevanta för dig.

  • Visa bara projekt utan timmar under perioden: Om du bockar för det här fältet visas bara de projekt där tid inte har registrerats under den period du väljer
  • Visa godkända rapporteringar: Om du bockar för det här fältet visas godkända rapporteringar. Om du tar bort bocken visas bara det du inte har godkänt än

När du har valt i filtret vad du vill se klickar du på Visa längst ut till höger.

Spara filter

Du kan spara dina filter så att du inte behöver anpassa ditt filter manuellt varje gång.

Klicka på den lilla pilen bredvid knappen Visa och välj Spara detta filter. Härefter kommer du alltid kunna hitta ditt sparade filter genom att klicka på den lilla pilen.

Om du vill använda ett standardfilter, kan du ange ett av dina sparade filter som standardfilter under Sidinställningar (Klicka på kugghjulet i översta högra hörnet). Om du markerar Hämta data automatiskt så kommer data som styrs av detta filter visas direkt när du landar på sidan.

Datumintervall för godkännande

Allra överst ser du den period som du håller på att godkänna rapporteringar i.  Datumen kan ändras, t.ex. om du vill godkänna för en månad åt gången i stället för veckovis som är standard. Du kan ändra standardvisningen under Personliga inställningar (kugghjulet).

Godkänna tid

När du som ledare ska godkänna tid och frånvaro kan du både få en enkel och en detaljerad översikt över medarbetares tidrapportering.

Enkel visning

Godkänna tid

Den enkla visningen visar ser hela listan med medarbetare vars tidrapportering du ska godkänna till vänster. Här ser du hur många timmar som tidrapporterats totalt per medarbetare under den aktuella perioden.

Vid medarbetarens namn visas en färgkod som indikerar godkännandestatus:

  • Grå = Tiden är inte godkänd
  • Grön = All tid är godkänd
  • Röd = Det finns avvisad tid i aktuell period
  • Gul = Tiden är delvis godkänd. En del tid är inte godkänd. Det kan t.ex. vara tid som rapporterats igen efter en avvisning.

Därutöver kan du även se om en medarbetare inte har skickat in sin veckorapport. Här kommer det stå: Har inte skickat in sin veckorapport.

Här har du möjlighet att attestera eller avvisa för en eller flera medarbetare på en gång. Detta görs genom att markera de medarbetare som du vill attestera för. Om du inte kan klicka för rutan vid medarbetarens namn beror det på att timmarna inte har skickats in för attestering än. Klicka på medarbetarens namn för att lösa detta. I den detaljerade översikten kan du då skicka in den själv, genom att klicka på Stäng tidrapport åt medarbetare, eller be medarbetaren om att göra detta genom att skicka en e-postavisering med funktionen Anmod om stängning.

Godkännande av ledighet

Under ledighetsansökan kommer du se när medarbetare har ansökt om ledighet under en viss period. Denna översikt bygger inte på vald period eftersom det oftast rör ledighet framåt i tiden. Ledighetsansökan dyker upp så snart personen i fråga har ansökt eftersom det är viktigt både för medarbetarens personliga planering och er resursöverblick. Notera att frånvaro endast visas för godkännande om det har markerats i lönekoden (t.ex. semester) att dessa kräver godkännande.

Om medarbetaren ändrar eller tar tillbaka ansökan om semester eller ledighet visas detta i din översikt över ledighetsansökningar så att du blir varse om ändringen.

Detaljerad visning

När du har valt en medarbetare i din lista kommer du få fram en total översikt över tidsåtgången vid din medarbetarlista.

Överst ser du en sammanställning av tiden uppdelat efter:

  • Projekttid – Här ser du en summering per projekt som visar hur mycket tid som rapporterats under perioden.
  • Ledighet – Här ser du en summering per ledighets- och lönekod som sammanfattar hur mycket tid som rapporteras under aktuell period.
  • Summa – Här ser du hur mycket tid som rapporterats totalt i aktuell period.
  • Flex – Här ser du totalen för flextidskontot under aktuell period. Om ni har inaktiverat flex i systemet kommer det inte synas för medarbetare utan endast för ledare i godkännandet.

Klicka på de olika kolumntitlarna för att fälla ihop översikterna och få en översiktlig vy. Detta kan även anges som standard under Personliga inställningar (kugghjulet).

I översikten har du möjlighet att godkänna eller avvisa den stängda perioden. Om perioden inte stängts av medarbetaren, får du möjlighet att skicka in perioden själv eller be medarbetaren att skicka in veckorapporten.

Om du klickar på Godkänn, så kommer alla timmar godkännas och du skickas automatiskt vidare till nästa namn på listan tills det inte finns fler att godkänna tid för.

Om du klickar på Avvisa får du möjlighet att meddela personen varför perioden avvisas. Medarbetaren kommer kunna se din avvisning i veckorapporten.

Du kan använda de stora pilarna i den detaljerade översikten till att förflytta dig i listan över medarbetare och sedan godkänna dem en efter en.

Godkänn eller avvisa enskilda poster

Om du vill granska medarbetarens poster mer ingående hittar du posterna uppdelade per dag under perioden längre ner på sidan. Du har även möjlighet att godkänna eller avvisa enskilda poster, och om detta är aktiverat, så kan du även rätta postens faktureringsstatus till eller från fakturerbar/ej fakturerbar.

Projektledargodkännande

Om du använder projektledargodkännande i TimeLog så ser du en lista med projekt med poster som kräver ditt godkännande till vänster. Som standard visas dina aktiva projekt, även om det inte har rapporterats några poster på dem, och du ser poster på inaktiva projekt i den period du har valt.

Om du som projektledare inte kan godkänna tiden som rapporterats i projektet så kan du avvisa dem och skriva en kommentar med motivering. Kommentaren är synlig för medarbetaren i veckorapporten. Du kan godkänna medarbetarens poster på ett projekt och samtidigt avvisa poster på ett annat projekt. När medarbetaren har rättat de avvisade posterna och skickat in dem för godkännande igen kommer de dyka upp i översikten så att du kan godkänna dem.

Aktivera projektledargodkännandet via Systemadministration -> Godkännande av veckorapporter och inköp/utlägg.

Få överblick över godkännandeprocessen

Du kan använda rapporten Status för veckorapporter till att få inblick i hur långt dina medarbetare hunnit med tidrapporteringen och se status för deras veckorapporter.

Öppna tidrapporter igen

För att återaktivera en veckorapport åt en medarbetare väljer du önskad period i datumintervallet och klickar sedan på medarbetarens namn till vänster.  Din period behöver inte ha samma intervall som medarbetaren har skickat in.

Medarbetaren kommer se en grön markering om perioden är stängd. Därefter kommer du i den detaljerade översikten se knappen Återaktivera vilket kommer registreras under Kommentarer och ändringar. Om färgmarkeringen är gul betyder det att några poster inte är godkända. Här kan du välja att avvisa perioden och då återaktiveras veckorapporterna.

Kommentarer och åtgärder

Här ser du en översikt över olika åtgärder som gjorts under den specificerade perioden. Om du klickar på klockan vid en åtgärd kan du se när den utfördes.{0>

Du ser bland annat vem som har utfört följande åtgärder och när:

  • Vilken period medarbetaren har stängt
  • Om den detaljerade veckorapporten eller element i den har avvisats
  • När den detaljerade veckorapporten har skickats in igen efter att den avvisats
  • När den detaljerade veckorapporten godkändes
  • Om den detaljerade veckorapporten har återaktiverats tidigare och godkänts igen.

Speciella anmärkningar

Se en demonstration av hur tidregistrering med stoppur fungerar.



Särskilda anteckningar

Du kan endast använda godkännande om du har aktiverat denna funktion i systemadministrationen.

Byt ansvarig för godkännanden

Välj vem som ska godkänna olika medarbetares tid via deras medarbetarkort

I samband med semester och frånvaro kan det vara praktiskt att kunna godkänna å kollegors vägnar. Vi rekommenderar därför att du även skapar en ny roll i systemadministrationen som ger möjlighet att godkänna åt andra. Detta utförs i systemadministrationen via Medarbetare -> Roll- och rättighetsnivåer. När du har skapat rollen får du inte glömma att tilldela den till de medarbetare som ska vara ställföreträdande godkännare.

I de fall då tid godkänns av en annan ledare kommer detta synas i kommentaren till godkännandet.

Personliga inställningar för sidan

Klicka på kugghjulet för att ange personliga inställningar på sidan. Här kan du tex. ange din standardperiod. Som standard visas innevarande vecka men du kan välja mellan:

  • Förra veckan
  • Denna veckan
  • Denna månaden
  • Förra månaden

Därutöver kan du välja om resumén och detaljer för varje medarbetare ska vara hopfälld eller utfälld. Som standard är vyn utfälld så att du ser all data direkt.

Du kan även välja att ha en egen genvägstangent för att komma till Godkännande.

Senast uppdaterad 20 okt 2021