Business Central
Introduktion
Integrationen mellan TimeLog och Business Central ger ett smidigt samarbete mellan de två systemen.
Beskrivning
Integrationen har följande fördelar:
- Enkelt och snabbt skapande av fakturor, baserat på projektregistreringar
- Ekonomiska analyser kan utföras i TimeLog med alla tillgängliga dimensioner (medarbetare, projekttyp, projektkategori, avdelning osv.) inklusive den ekonomiska rapporteringen
- Projektledare kan hitta all information om fakturering i TimeLog och behöver därför inte ha tillgång till Business Central, så du sparar pengar på licenser
- Överföringen av fakturor till Business Central sparar tid och ger ökad kvalitetssäkring av att fakturan är korrekt.
Från TimeLog till Business Central sker en:
- Automatisk överföring av kunder
- Automatisk överföring av kontaktpersoner
- Automatisk överföring av medarbetare
- Automatisk överföring av fakturor
- Automatisk överföring av specifikation av faktura
- Automatisk överföring av projekt
- Överföring av projektkostnader inkl. bilagor
Från Business Central till TimeLog sker en:
- Automatisk överföring av kunder och kontakter
- Import av redovisningskonton eller artikelnummer
- Smidig överföring av kostnader via Import av projektkostnader
- Automatisk avstämning av fakturor om de är markerade som betalade i Business Central
Installera Business Central-integreringen
Innan du börjar installera integrationen måste du ha en TimeLog PSA-sida med fakturering. När det är på plats måste du:
- Registrera TimeLog PSA-appen i din Azure-portal
- Installera TimeLog PSA-appen via Appar i Microsoft AppSource
- Ställ in TimeLog PSA i Assisterad konfiguration
- Kontrollera TimeLog PSA-appen via BC Microsoft Entra-appar
Spara det kopierade klient-ID och klienthemligheten (Client secret) för att använda när du skapar anslutningen i TimeLog-integrationen
Se instruktionerna i Register TimeLog PSA-app
Observera att du måste vara en superanvändare i Business Central, med rätt Global administratör eller Privilegierad rolladministratör, för att kunna skapa användarinformation för TimeLog PSA-app och integration.
Lägg till TimeLog PSA-appen i din Business Central via marknadsplats för tillägg och sök efter TimeLog PSA. Klicka på Free trial och följ guiden.
Kontrollera dina inställningar i Business Central
För att överföringen av data mellan TimeLog och Business Central ska bli optimal måste du kontrollera din konfiguration.
- Inställning av redovisningskonto eller artikelnummer. Har en inverkan på överföringen av fakturor
- Används om TimeLog ska kunna skapa nya kunder i Business Central
- Inställning av köp. Påverkar import av leverantörsfakturor
- Ställa in TimeLog
- Aktivera kontaktrelationer
- Överför belopp från TimeLog
- Överför moms % från TimeLog
Dokumentet Nödvändig konfiguration i Business Central innehåller ytterligare information om varje inställning
Obs! Business Central har en begränsning i antal tecken som kan tas emot från TimeLog. Det kan du läsa mer om i Dataöverföring mellan TimeLog och Business Central översikten över hur fälten kopplas ihop mellan TimeLog och Business Central.
Inställning av integration
- Lägg till ditt klientorganisations-ID (Tenant ID) från TimeLog PSA-inställningen i Business Central
- Lägg till din Business Central-installationsmiljö (miljö)
- Lägg till det registrerade Program-ID (Client ID) från Azure Active Directory
- Lägg till den skapade klienthemligheten (Client secret) från Azure Active Directory
- Klicka på Anslut för att skapa kopplingen mellan TimeLog och din Business Central-installation.
När anslutningen är upprättad kommer du att se en bock bredvid Anslutning upprättad, och du kommer nu att få möjlighet att utföra konfigurationen av integrationen.
Observera informationen i textfältet under anslutningsstatus.
Klicka på Koppla bort anslutningen ifrån om du behöver ändra anslutningsinloggning utan att förlora några konfigurationsdata. Klicka på Inaktivera för att tillfälligt pausa integrationen.
Steg 1 – Inställning
Allmän konfiguration
- Bocka i "Tillåt integration av organisationsnummer" om du behöver fakturera svenska kunder per organisationsnummer. Kom ihåg att installera till exempel SweBase-appen i din Business Central-installation.
- Markera " Överför momsprocent och fakturaradsbelopp" om TimeLog behöver överföra momsprocent och belopp på fakturaraderna. Kontrollera/korrigera inställningen av TimeLog i din Business Central har samma inställning.
Konfiguration av ägare av kunduppgifter
Du har tre alternativ att välja mellan när det kommer till den fortlöpande underhållningen av dina kunddatabaser.
- Från TimeLog till Business Central (TimeLog är huvudsystem för nya kunder)
- Från Business Central till TimeLog (Business Central är huvudsystem för nya kunder)
- Till/från TimeLog till/från Business Central (Båda systemen kan överföra nya kunder)
Om du väljer alternativ 2 eller 3 kan du utöka TimeLogs möjlighet att automatiskt länka kunder vid överföring av en faktura. Du kan tillåta att TimeLog länkar kunder som har samma organisationsnummer i båda systemen, när du överför en faktura. Samtidigt kan du också överföra och skapa kontakter som inte är skapade i Business Central i förväg.
1 Från TimeLog till Business Central
Om du väljer detta alternativ kan du överföra din kund manuellt från TimeLog till Business Central genom att gå in på kundkortet och klicka på de tre prickarna bredvid kundens namn. Här väljer du Länka kund via integration, vilket öppnar ett pop-up-fönster, där du sedan klickar på den svarta pricken för att sammanlänka och klickar på OK. Du kan göra samma sak för kontakter.
På samma sätt kan du också ta bort sammanlänkningen igen genom att öppna den aktuella kunden eller kontakten och klicka på de tre prickarna. Det öppnar samma pop-up-fönster, där du nu har möjlighet att klicka på bocken för att ta bort sammanlänkningen. Du kan därefter se i integrationsloggen om åtgärden lyckades.
Nya TimeLog-kunder som inte redan är sammanlänkade kommer att skapas i Business Central vid överföringen av den första fakturan och kommer att få TimeLog kundnummer.
2 Från Business Central
När du väljer detta alternativ kommer dina nya och uppdaterade kunder i Business Central automatiskt att överföras och skapas i TimeLog. De skapade kunderna tilldelas kundnumret från Business Central.
3 Till/från TimeLog till/från Microsoft Dynamics 365 Business Central
När du väljer detta alternativ kan du skapa nya och uppdatera befintliga kunder i båda systemen. Det här alternativet kombinerar de två första alternativen, och du kan fritt uppdatera data i båda systemen. Dina ändringar kommer att överföras till det andra systemet, som beskrivs i de två andra valen.
- Genom att välja "Tillåt TimeLog att automatiskt länka kunder som har samma momsnr. eller Org-/Personnummer och upprätta kontaktpersoner när fakturor överförs till Microsoft Dynamics 365 Business Central", får TimeLog möjlighet att automatiskt sammanlänka kunder när Business Central är huvudkälla för nya kunder. Samt överföra fakturakontaktpersoner till Business Central-kunden
Överför fakturaspecifikation till Microsoft Dynamics 365 Business Central
Aktivera Överför fakturamall till Business Central om TimeLog ska överföra fakturaspecifikationen tillsammans med fakturan. Fakturaspecifikationen överförs som en PDF till Inkommande dokumentfiler.
Nollställ integrationen
Denna funktion ska endast användas om anslutningen till Business Central behöver avbrytas. När du klickar på NOLLSTÄLL raderas all kopplingsinformation.
Steg 2 - Ställ in Business central company
Välj det företagskonto TimeLog ska integreras med.
Klicka på Nästa
Steg 3 – Länka kunder
Innan integrationen aktiveras måste alla kunder i TimeLog länkas med motsvarande kundnamn i Business Central. Kunder som endast finns i Business Central kan importeras som nya kunder i TimeLog. Detta görs i kundtabellen som har fyra visningsalternativ (Ett förslag, Flera förslag, Inga förslag & Ignorerade kunder).
Den vänstra halvan av tabellerna visar Business Central-kunderna, och den högra halvan TimeLog-kunderna.
TimeLog kontrollerar kundnummer, momsregistreringsnummer, telefonnummer och kundnamn.
Innan integrationen aktiveras är det viktigt att hantera alla Business Central-kunderna i tabellerna.
- Ett förslag: Kund par som genast känns igen
- Flera förslag: Kunder i Business Central där det finns mer än en matchande kund i TimeLog
- Inga förslag: Kunder i Business Central där det inte finns någon träff i TimeLog
- Ignorerade kunder: Kunder i Business Central som inte ska användas i TimeLog (du kan ignorera kunder på varje flik med förslag. Läs mer om det efter de fyra scenarierna för länkning av kunder)
På alla fyra tabellvalen finns det fyra alternativ för att länka kundinformationen
- Länka med data från TimeLog: Den här handlingen länkar kundparen och ersätter kunduppgifterna i Business Central med kunduppgifter från TimeLog. Fält som inte har fyllts i TimeLog överförs inte.
- Länka med data från Business Central: Den här handlingen länkar kundparen och ersätter kunduppgifterna i TimeLog med kunduppgifter från Business Central inklusive Business Central-kundnummer. Fält som inte har fyllts i Business Central skrivs inte över i TimeLog
- Importera till TimeLog som ny kund: Den här handlingen skapar en ny kund i TimeLog utifrån uppgifter i Business Central, inklusive Business Central-kundnummer.
- Ignorerade kunder: Den här handlingen ignorerar kunder från Business Central och lägger in dem på en egen flik. Du kan importera kundnamn till TimeLog senare vid behov.
När ni har importerat de nya kunderna i TimeLog importeras även kundnummer från Business Central till kunden i TimeLog. Om ni vill att TimeLog ska vara master för nya kunder rekommenderar vi att ni ändrar er kundnummerserie i Systemadministrationen -> Allmänna inställningar -> Nummerserier så att de nya kunder som ni lägger in i TimeLog får ett kundnummer som fortsätter nummerserien i Business Central. Då blir kundnumren i de båda systemen identiska.
Hur länkningen sker beror på ett av de vanligt förekommande scenarierna nedan:
- Det finns inga kunduppgifter i vare sig Business Central eller TimeLog
- Det finns kunduppgifter i Business Central men inga i TimeLog (ny TimeLog- kund)
- Det finns kunduppgifter i TimeLog men inga i Business Central (ny Business Central-kund)
- Det finns kunduppgifter i både TimeLog och Business Central
Nedan går vi igenom de fyra scenarierna var för sig.
Scenario 1: Det finns inga kunduppgifter i vare sig Business Central eller TimeLog
I det här fallet behövs ingen länkning av kunddatabaser så du kan hoppa över punkten. Kunder skapas fortlöpande i Business Central antingen genom att länka från kunddatabasen i TimeLog eller i samband med fakturering.
Scenario 2: Det finns kunduppgifter i Business Central men inga i TimeLog
Börja med att föra över relevanta kunder i Business Central till TimeLog. Val av tabellfilter Ett förslag och Flera förslag är tomma och du kan hoppa över dem. När filtret är valt för att visa Inga förslag visas alla kunder i Business Central. Markera de kunder som ska läggas in i TimeLog och välj Importera till TimeLog som ny kund under Välj åtgärd och klicka på OK.
Nu skapas kunderna i TimeLog och samtidigt länkas de med Business Centrals kunddatabas. De nya kunderna i TimeLog får kundnummer från Business Central.
Scenario 3: Det finns kunduppgifter i TimeLog men inga i Business Central
I det här fallet behövs ingen länkning av kunddatabaser så du kan hoppa över punkten. Kunder läggs fortlöpande in i Business Central antingen genom att länka från kunddatabasen i TimeLog eller i samband med fakturering om TimeLog är master för nya kunder.
Scenario 4: Det finns kunduppgifter i både TimeLog och Business Central
Den här länkningen är den mest tidskrävande eftersom man måste länka de enskilda kundparen manuellt. Som tur är hjälper systemet till med att hitta kundpar som passar ihop.
Observera att om du har många kunder i Business Central så är det en fördel at länka/ignorera grupper av kunder så att listan blir kortare allteftersom.
När du är färdig med att länka kunder klickar du på Nästa för att fortsätta med att konfigurera integrationen.
Ignorera kunder
Du kan ignorera de kunder från Business Central som du inte vill använda i TimeLog på alla tre flikarna med förslag på länkning.
Du ignorerar genom att bocka för kunderna i kryssrutorna längst ut till höger och välja Ignorerade kunder i Välj åtgärd-menyn.
När du ignorerar kunder flyttas de till fliken Ignorerade kunder där du får en översikt. Härifrån kan du importera eller länka dem om du behöver dem senare.
Steg 4 - Importera av artikelnummer
I den här konfigurationssektionen väljs om TimeLog-fakturor ska använda artikelnummer eller ekonomikonto på fakturalinjerna vid överföring till Business Central.
Business Central kräver att varje fakturarad är märkt med ett artikelnummer/ ekonomikonto som bestämmer hur fakturaraden ska bokföras i bokföringen när det gäller moms och försäljningsstatistik. Om ett artikelnummer/ ekonomikonto inte är valt på en fakturarad i TimeLog kan fakturautkastet inte bokföras, och endast bokförda TimeLog-fakturor kan överföras till Business Central.
Låt dig inte förvirras av att det står artikelnummer på olika webbsidor. Det kommer alltid att vara den valda datatypen (artikelnummer eller ekonomikonto) som visas i olika fält.
Efter markering av Artikelnummer eller ekonomikonto visar tabellen längst ner i skärmbilden de aktiva artikelnumren eller ekonomikonto i ert Business Central. Markera kryssrutan för de artikelnummer/ ekonomikonto som ska användas på era fakturalinjer i TimeLog. Valet aktiveras genom att välja alternativet Aktivera och klicka på OK för att aktivera numret i TimeLog.
Du kan också klicka direkt på Inaktiv i Status-kolumnen för att aktivera det enskilda artikelnumret/ ekonomikonto.
Konfiguration av artikelnummer
Konfiguration av artikelnummer/ ekonomikonto har två inställningar som gör fakturaskapandet enklare.
- Inställning av Standardartikelnummer för projektarbete
- Inställning av Standardartikelnummer för utgifter
Som standard ska artikelnumret/ ekonomikonto väljas på den enskilda fakturaraden. För varje datatyp och avräkningsform i TimeLog kan du välja en princip för standardvalet. Du har också möjlighet att välja ett specifikt artikelnummer/ ekonomikonto på den enskilda datatypen.
Integrationen fungerar bra även om inställningen av standardartikelnummer inte är genomförd. I så fall måste man manuellt välja ett artikelnummer/ ekonomikonto på varje fakturarad i fakturautkastet.
Vi rekommenderar en inställning av standardartikelnummer, eftersom det kommer att spara dig mycket tid i faktureringsprocessen när TimeLog lägger till de valda artikelnumren/ ekonomikonto till de enskilda fakturaraderna åt dig. Det är särskilt fördelaktigt om ni är många som delar ansvaret för att skapa fakturor.
Konfigurera standardartikelnummer för projektarbete
När du kopplar artikelnummer till de olika datatyperna (Löpande räkning & Fast pris) har du olika valmöjligheter, beroende på datatyp.
Löpande räkning: Har sex möjliga val: Välj vid fakturering, Välj dimension (Projekttyp, Projektkategori, Aktivitestyp eller Timpris) eller ett av de importerade artikelnumren/redovisningskonto.
Välj vid fakturering: Här ska artikelnumret/ ekonomikonto väljas på den enskilda fakturaraden när du bygger dina fakturor.
Välj dimension: Här ska den valda dimensionen därefter uppdateras i Systemadministration -> Ekonomi -> Koppling av artikelnummer.
Om Timpris väljs, får era timpriser i Systemadministration -> Ekonomi -> Timpriser ett extra fält (artikelnummer). Klicka på ett timprisnamn eller Redigera och välj ett artikelnummer/ ekonomikonto. Samma artikelnummer/ ekonomikonto kan användas för flera timpriser. Om det inte är möjligt att välja ett enda artikelnummer/ ekonomikonto för ett timpris, kan det utelämnas och ska istället väljas på de enskilda fakturaraderna.
Om ett specifikt artikelnummer/ ekonomikonto väljs: Tidsregistreringar får automatiskt det valda artikelnumret/ ekonomikonto tillagt på fakturaraderna.
Fast pris: Har fyra möjliga val: Välj vid fakturering, Välj dimension (Projekttyp och Projektkategori) eller ett av de importerade artikelnumren/ ekonomikonto.
Välj vid fakturering: Här ska artikelnumret väljas på den enskilda fakturaraden när du bygger dina fakturor.
Välj dimension: Här ska den valda dimensionen därefter uppdateras i Systemadministration -> Ekonomi -> Koppling av artikelnummer. Fasta prisbetalningar kommer sedan automatiskt att få artikelnumret/ ekonomikonto tillagt när ett nytt fastprisavtal skapas.
Om ett specifikt artikelnummer väljs: Fastprisbetalningarna får automatiskt det valda artikelnumret/ ekonomikonto tillagt på betalningarna när ett nytt fastprisavtal skapas.
Standardartikelnummer för utgifter
Utgifter: Har tre möjliga val: Välj vid fakturering, Utgiftstyp eller ett av de importerade artikelnumren/ ekonomikonto.
Välj vid fakturering: Här ska artikelnumret väljas på den enskilda fakturaraden när du bygger dina fakturor.
Väljes Utgiftstyp, ska era utgiftstyper efterföljande ha tilldelats ett artikelnummer/ ekonomikonto i Systemadministration -> Ekonomi -> Koppling av artikelnummer. Klicka på utgiftstypens namn eller Redigera ikonen och välj ett artikelnummer/ ekonomikonto. Det rekommenderas inte att använda samma artikelnummer/ ekonomikonto på flera utgiftstyper, då det påverkar importen av projektutgifter. Om det inte är möjligt att välja ett enskilt artikelnummer/ ekonomikonto till utgiftstypen, kan det uteslutas och i stället väljas på de enskilda fakturaraderna.
Körjournal: Har två möjliga val: Välj vid fakturering, eller ett av de importerade artikelnumren/ ekonomikonto.
Traktamente: Har två möjliga val: Välj vid fakturering, eller ett av de importerade artikelnumren/ ekonomikonto.
Övernattning: Har två möjliga val: Välj vid fakturering, eller ett av de importerade artikelnumren/ ekonomikonto.
Klicka på Nästa för att fortsätta till nästa konfigurationssektion.
Steg 5 Utgifter
I det här konfigurationsavsnittet konfigurerar du hur projektkostnader överförs till och importeras från Business Central.
Konfiguration av utgiftsexport
Efter aktivering av utgiftsexporten, måste du välja vilken redovisningsjournal TimeLog ska överföra projektutgifterna till i Business Central, och lägga till det tillhörande Business Central ekonomikonto för alla utgiftstyper i TimeLog. Tillägget av ekonomikonto utförs i Systemadministrationen -> Tids- och utgiftsregistrering -> Utgiftstyper.
Varje utgiftstyp måste ha ett unikt redovisningskonto för att Business Central ska kunna ta emot utgifterna.
Därefter har ni möjlighet att överföra de registrerade projektutgifterna som era medarbetare lägger in i TimeLog, till exempel via vår mobil app. TimeLog överför de bifogade bilagorna (bild/PDF) till inkommande dokumentfiler.
Konfiguration av utgiftsimport
Efter aktivering av utgiftsimporten, måste du lägga till de ekonomikonto som TimeLog ska importera leverantörskostnader (Inköpsfakturor) från. Klicka i fältet och klicka på de önskade ekonomikonto, därefter läggs kontot till.
Alla leverantörskostnader som bokförs på dessa konton kan importeras till TimeLog via webbsidan Import av projektkostnader och lägga till dem till dina projekt i TimeLog. För att optimera importen av leverantörskostnader (Inköpsfakturor), bör du lägga till de tillhörande kontonumren från Business Central till alla aktiva utgiftstyper i TimeLog. Om leverantörskostnaderna också innehåller ett TimeLog-projektnummer, läggs det automatiskt till i importtabellen. TimeLog kan också matcha leverantörsnamnet om det är registrerat med samma namn och leverantörsnummer i båda systemen.
Klicka på Nästa för att fortsätta till nästa konfigurationssektion.
Steg 6 – Projekt
När du har aktiverat projekt överföringen kommer TimeLog automatiskt att överföra era projektnamn och nummer till Business Central när de skapas i TimeLog. Var i Business Central projekten överförs till konfigureras i nästa konfigurationssteg.
När TimeLog har överfört ett projekt till Business Central kan det väljas när ni bokför era inköpsfakturor. TimeLog Import av projektutgifter kommer därefter automatiskt att visa vilket projekt inköpsfakturan ska importeras till i TimeLog.
Klicka på Nästa för att fortsätta till nästa konfigurationssektion.
Steg 7 - Konfiguration av dimensioner
I det här konfigurationsavsnittet väljer du vilka TimeLog-dimensioner som ska kopplas till dina Business Central-dimensioner. Konfigurationen är uppdelad i två avsnitt. Koppling av fakturans dimensioner och koppling av fakturans raders dimensioner.
Koppling av TimeLog fakturadimensioner
Denna sektion hanterar vilka TimeLog fakturadimensioner som ska kopplas till vilka Business Central dimensioner, på Business Central fakturans dimensioner. Det är inte möjligt att välja samma Business Central dimension på flera TimeLog dimensioner.
- TimeLog projekt är kopplade till: Överför fakturans projektnamn och nummer till den valda dimensionen
- TimeLog fakturaavdelningar är kopplade till: Överför fakturans avdelning till den valda dimensionen. (avdelningarna måste innehålla namn och nummer)
- TimeLog fakturaavdelnings namn är kopplad till: skall ej användas
- TimeLog projekttyper är kopplade till: Överför fakturans projekttyp till vald dimension
- TimeLog projektkategorier är kopplade till: Överför fakturans projektkategori till vald dimension
Koppling av TimeLog fakturarader
Denna sektion hanterar vilka av TimeLog fakturaraders dimensioner som ska överföras till en Business Central dimension.
När du har valt en Business Central dimension för en av de tre TimeLog fakturaraddimensionerna, läggs en extra fakturaradkolumn med rubriken ”Kostnadsställe” till fakturautkastet. Denna kolumn kommer att innehålla informationen från den tillagda TimeLog registreringen. Det är bara möjligt att ha en vald dimension på en av de tre sammankopplingarna.
- TimeLog medarbetaravdelningar är kopplad till: Lägger till medarbetarens avdelning på fakturaraden. Om ni sammanlägger tidregistreringar från olika medarbetaravdelningar, kommer det att uppstå en konflikt som måste lösas innan fakturautkastet kan bokföras.
- TimeLog projektavdelning är kopplad till: Lägger till fakturans projektavdelning till fakturaraderna.
- TimeLog anställds nummer är kopplat till: Lägger till medarbetarens medarbetar ID (lönnummer) på medarbetarkortet. Om ni sammanlägger olika medarbetares tidregistreringar, kommer det att uppstå en konflikt, och ni måste välja vilket medarbetar ID som ska tilläggas till fakturaraden.
Kostnadsställe för fakturarader med betalningar och projektkostnader
Projektbetalningar och projektkostnader har ingen tillhörande medarbetare, och det måste därför fastställas vilken dimension som ska tilläggas vid överföringen till Business Central.
Tillägget sker bara när det finns en vald Business Central dimension för medarbetaravdelning eller anställnings nummer.
Om det inte finns någon vald dimension för medarbetaravdelning eller anställnings nummer, tilläggs ingen dimension till fakturaraderna, och kolumnen Kostnadsställe visas inte på fakturaraderna.
- Använd fakturans avdelning på fakturaraden som kostnadsställe: Lägger till fakturans avdelning till fakturaraderna.
- Använd betalningsavdelningens projekt eller projektkostnads projekt på fakturaraden som kostnadsställe: Lägger till projektavdelningen betalningen eller projektkostnaden tillhör.
Välj kostnadsställe manuellt från standardalternativ: Vid detta val, måste du välja den önskade avdelningen eller medarbetaren på fakturaraderna, beroende på om du har valt en dimension för medarbetaravdelning eller medarbetarnummer.
Aktiver integrationen
Klicka på Aktivera för att aktivera integrationen, och ni är redo för överföring av de första fakturorna till Business Central, och ni kan när som helst uppdatera integrationen vid behov av ändringar/tillägg. Har ni flera juridiska enheter i er TimeLog installation som ska integreras till ett Business Central bokföringssystem, måste ni lägga till och konfigurera en integration för varje juridisk enhet i TimeLog.
Please give it a thumbs up or down.
Please write a comment.