Vill du spara tid när du skapar projekt, se till att du får med rätt priser OCH förbättra datakvaliteten? Du kan använda inställningarna för timpris samt projektmallarna i TimeLog. Läs mer nedan. 👇
Känner du igen de här problemen?
Du lägger många timmar på att skapa projekt
Varje gång du skapar ett projekt måste du börja från början och välja timpriser för varje aktivitet separat. 🥵
Dessutom vet du inte vad som händer i andra projekt eller om det finns specifika överenskommelser för utvalda kunder.
Det förekommer många fel under faktureringsprocessen
Du ägnar mycket tid åt att dubbelkontrollera varje post utifrån korrekt timpris, kommunicera nödvändiga ändringar till projektledarna och kontrollera om projekten står angivna i rätt valuta.
Det orsakar förseningar och ibland att felaktiga fakturor skickas till dina kunder. 💸
Du kan inte hantera standardpriser jämfört med förhandlade priser
Det är en utmaning för dig att hantera både timpriser av standardtyp OCH specialavtal med vissa kunder. 🤝
Du kan inte göra korrekta uppskattningar för nya projekt om inte inställningen är korrekt. Och utan rätt uppskattningar kan du inte ange rätt pris när du lämnar offerter för nya projekt.
Med timpriser får du följande fördelalar
Projektledare
1. Flexibel inställning och underhåll av timpriser
2. Standardisera projektinställningar med timpriser i projektmallar
3. Spara tid när du skapar projekt och inkludera prisöverenkommelser automatiskt
Bokhållare
1. Bättre kvalitetssäkring för alla kunder
2. Smidig faktureringsprocess med mindre intern kommunikation
3. Stora tidsbesparingar i kommunikationsflöden och vid manuella ändringar
CFO
1. Enkel indexering av prislistor och timpriser
2. Transparens i ekonomirapporter
3. Visualisering av avvikelser på kund-, projekt- och avtalsnivå
Vad händer om jag inte väljer något?
Systemet hjälper dig
Systemet utför en timpriskontroll varje gång en medarbetare tidrapporterar i den här ordningen:
Vi rekommenderar att du kontrollerar inställningarna för dina nuvarande projekt och medarbetarkort för att se till att du har rätt timpriser på plats.
Hur hanterar jag kundspecifika timpriser och prisgrupper i olika valutor?
Om du ställer in kundprislistor kommer du att se de timpriserna i urvalslistan också. Nedan kan du läsa mer om hur du ställer in dem.
Timpriserna du ser i urvalslistan baseras på prisgrupp- och valutainställningarna du gör i systemadministrationen. Du måste alltid ställa in en ny prisgrupp om du vill skapa projekt med olika valutor.
När du skapar en ny prisgrupp måste du lägga till ett pris för alla timpriser oavsett vilken valuta du väljer. Du kan välja mellan valutorna du aktiverar i systemadministrationen.
När ska jag använda timpriser på olika nivåer
1. Medarbetarkort
Du måste välja ett standardtimpris när du upprättar en ny medarbetare. Välj det som är mest relevant för rollen eller de aktiviteter medarbetaren utför. Det kommer att hjälpa dig när du allokerar medarbetare till projekt.
2. Projekt
Om allt eller det mesta arbetet med projekt utförs till samma pris ska du välja timpriset i projektinställningarna när du skapar projektet. Då kommer nya aktiviteter automatiskt att få det här timpriset.
Exempel: Du säljer din implementering till ett fast timpris, men fakturerar resekostnader till ett separat timpris.
3. Resursgrupper
Om arbetet medarbetaren utför i det här projektet avviker från standardtimpriset ska du välja ett annat pris i resursgruppen. Det här timpriset skriver över det som ställdes in i projektinställningarna när du allokerade medarbetare till aktiviteter.
Exempel: Medarbetaren arbetar vanligen som utvecklare, men i det här projektet huvudsakligen som testare och har därför ett annat timpris.
4. Aktivitet
Om allt eller det mesta arbetet med aktiviteten har ett annat pris än det som har ställts in i projektinställningarna eller resursgruppen ska du välja timpriset när du skapar aktiviteten. Då får nya allokeringar och rapporteringar automatiskt det timpriset.
Exempel: Om du har ett specialpris för restid kan du skapa en restidsaktivitet och lägga till det specifika priset.
5. Allokering
Du kan välja ett specifikt timpris när du allokerar en medarbetare till en aktivitet.
Det här timpriset kommer att skriva över alla andra inställningar och alla rapporteringar kommer att få det här värdet.
Om dina kollegor redan har tidrapporterat för en aktivitet allokeras de automatiskt.
Exempel: Du vill skilja på juniora och seniora resurser och väljer olika timpriser.
Färdigt!
Om du följer de här stegen säkerställer du att rätt timpris väljs 95 % av gångerna.
När du dessutom använder projektmallar för dina vanligaste projektinställningar förbättrar du även datakvaliteten och sparar ännu mer tid.
Nu är du redo att göra den här inställningen
Timpriser på flera nivåer
Du kan arbeta med timpriser på tre nivåer:
1. Standardtimpriser som kan användas för alla kunder
2. Kundspecifika timpriser med prislistor för utvalda kunder
3. Projektspecifika timpriser du kan lägga till i avtal för utvalda projekt
När du har börjat arbeta med timpriser kommer du att hitta dem på flera platser runt om i systemet:
- Medarbetarkort
- Projektinställningar
- Resursgrupp
- Aktiviteter
- Allokeringar
- Avtal
- Listade på fakturor och i rapporter
Definitioner
- Standardtimpris: Ett pris som kan läggas till för alla aktiviteter och medarbetare oavsett vilken kund projektet är länkat till
- Kundspecifikt timpris: Ett pris som endast är tillgängligt för projekt för den kund du har skapat en separat prislista för
- Projektspecifikt timpris: Ett pris som endast är tillgängligt för det specifika avtal du lägger till priset till i ett projekt
- Prislista: En uppsättning standardkundspecifika timpriser du kan välja bland till dina projekt
Rekommendationer
1. Lägg till en standarduppsättning timpriser som gäller för alla kunder baserat antingen på de tjänster du erbjuder eller de roller du har i dina projekt
2. Lägg till kundspecifika prislistor om du har långvariga relationer med kunder där det finns prisöverenskommelser som skiljer sig från dina standardtimpriser och som gäller för deras projekt i allmänhet
3. Använd de projektspecifika timpriserna i projektavtal för att hantera mindre avvikelser rörande specifika projektleveranser
4. Ställ in projektmallar för dina vanligaste projekt och lägg till timpriser också. Det hjälper dig att spara tid och förbättrar datakvaliteten
Få en detaljerad beskrivning av hur timpriserna fungerar i TimeLog från Christoffer Lanstorp, vår Head of Product Management.
1. Ställa in standardtimpris
1. Gå till Systemadministration -> Ekonomi -> Timpriser
2. Klicka på Nytt timpris
3. Ange Namn
4. Ange belopp
5. Klicka på Spara.
Gör om det här steget tills du har skapat din standardprislista.
Om du har flera prisgrupper måste du lägga till ett belopp per timpris för varje grupp.
Kom ihåg att välja ett standardtimpris för varje medarbetarkort när du har ställt in standardtimpriserna.
2. Ställa in kundprislistor
1. Gå till Systemadministration -> Ekonomi -> Timpriser
2. Klicka på plustecknet bredvid menyn Prislista
3. Välj kund
4. Välj vilken prisgrupp du vill kopiera timpriser från
5. Klicka på Spara.
Upprepa stegen ovan tills du har alla kundprislistor du behöver.
3. Hantera dina projektavtal
1. Öppna ditt projekt
2. Klicka på fliken Ekonomi
3. Hitta och öppna rätt avtal
4. Klicka på Nytt timpris
5. Ange Timprisnamn och Pris
6. Välj Artikelnummer om du använder en ekonomiintegration
7. Välj Lägg till som timpris för projekt
8. Klicka på Spara.
Se hur du ska göra det i videon:
Vi hjälper dig gärna
Har du frågor? 🙋♀️🙋♂️
Om du har frågor eller problem kan du alltid starta en chatt med vårt Customer Success-team som hjälper dig under danska vardagar mellan kl. 8:00 och 16:00.
Och läs mer i vår FAQ om timpriser.
