Volumenfakturering – løbende aftale

Som en avanceret afart af driftsaftalerne på fastpris finder man fastpriskontrakter med volumenafregning. Det er kontrakter, hvor der på fakturaen afregnes varer ikke timer, selvom varerne reelt er konsulentydelser. Eksempler på kontrakttyper, hvor konsulentydelser faktureres som varer er: • Antal behandlede lønsedler

• Antal overvågede servere

• Antal bogføringstransaktioner

I mere komplekse tilfælde kan der være bundet en direkte ekstern omkostning på varen i form af softwarelicenser eller andet, som skal håndteres.

Kontrakttypen er udfordrende at administrere for et konsulenthus, da antallet af varer typisk varierer måned for måned (eks. antal lønsedler), Dermed varierer det månedlige budget på det bagvedliggende arbejde og direkte omkostninger også måned for måned.

Dette til trods er denne kontrakttype typisk ikke understøttet af IT-systemer, da det vil kræve integrationer mellem økonomisystem, tidsregistreringssystem og ordresystem eller manuelle indtastninger. 

I TimeLog

I TimeLog dækker kontrakttypen Løbende varefakturering dette scenarie. Kontrakttypen er i lighed med andre kontrakttyper kendetegnet ved, at betalingsplanen er løbende med faste intervaller og typisk uden slutdato.

Efter samme model som gentagne begivenheder i kalendersystemer, så opretter brugeren en betalingsplan – eksempelvis månedligt første dag i hver måned. Når tiden går, så udvides betalingsplanen automatisk med nye periodebetalinger. Hver periode betragtes som et selvstændigt fastprisprojekt, hvor alle timer og udgifter registreret i perioden deler periodens fakturerede værdi.

Oprettelse af en kontrakt af denne type indeholder følgende nøgledata:

• Antal forventede enheder per periode (fx 28 lønsedler eller fire servere)

• En enhedspris (fx 100 kroner per lønseddel)

• En eventuel rabat (fx 10%) 

• Et timebudget per enhed (fx 0,25 time per lønseddel)

• En enhedsomkostning (fx 10 kroner per lønseddel til lønsoftware)

På baggrund af ovenstående nøgletal beregner kontrakten en betalingsplan og en omkostningsplan. Når brugeren opdaterer en betaling i betalingsplanen til et andet antal, så genberegnes betalingen og de tilknyttede omkostninger. Opdateringen af antal kan ske gennem TimeLog Projects API – eksempelvis fra et lønsystem.