Driftskontrakt – løbende aftale

Mange IT-service virksomheder, bogholdere og produktvirksomheder leverer ydelser på faste månedlige, kvartalsvise eller årlige aftaler (abonnementer). Kunden faktureres her et fast beløb per måned uanset hvor mange timer, der bruges på opgaven.

Faktureringen af disse aftaler er i sig selv ikke krævende og kan løses i mange økonomisystemer, som understøtter abonnementsfakturering.

Udfordringen ligger igen på indtægtssiden, hvor en virksomhed, der måler omsætning per afdeling, team eller medarbejder, gerne vil sikre, at forecasting og indtægtsføring tager højde for det faktum, at hver periode i aftalen maksimalt kan modtage periodens fakturerede værdi som indtægt.

I praksis må mange virksomheder manuelt foretage indtægtsføring af det udførte arbejde manuelt, hvilket er tidskrævende og medfører risiko for fejl. Dertil er samme nøgletal meget upræcise i indeværende regnskabsperiode, da tilpasningen til periodebudgetterne først sker ved bogføring.

I TimeLog

I TimeLog dækker kontrakttypen Løbende driftskontrakt dette scenarie. Kontrakttypen er kendetegnet ved, at betalingsplanen er løbende med faste intervaller og typisk uden slutdato.

Efter samme model som gentagne begivenheder i kalendersystemer, så opretter brugeren en betalingsplan – eksempelvis månedligt første dag i hver måned. Når tiden går, så udvides betalingsplanen automatisk med nye periodebetalinger. Hver periode betragtes som et selvstændigt fastprisprojekt, hvor alle timer og udgifter registreret i perioden deler periodens fakturerede værdi.

Det er muligt at styre hvor stor en del af periodens fakturerede værdi, som skal tilflyde henholdsvis arbejde, indkøb/udlæg og rejser.