Simpel opsætning af fraværskoder

Introduktion

Fraværskoder bruges af dine medarbejdere til at registrere fx ferie eller sygdom i systemet.

Beskrivelse

På denne side kan du oprette, redigere og slette fraværskoder, så de passer til jeres rapporteringsbehov.

Som standard ser du koderne Ferie og Sygdom.

Oprettelse af ny fraværskode

Du opretter en ny fraværskode ved at klikke på knappen Ny fraværskode, som åbner dine redigeringsmuligheder.

De første tre bliver vist for medarbejderne i timesedlen:

• Sortering: Her indtaster du, hvilken sortering koden skal have i timesedlen
• Navn: Her indtaster du det navn, som skal vises hos dine medarbejdere i timesedlen
• Beskrivelse: Her kan du indtaste oplysninger om koden, så dine medarbejdere ikke er i tvivl, om det er den rigtige kode at registrere på

De resterende punkter bliver kun vist for dig som systemadministrator:

• Fraværstype: Her vælger du, om fraværskoden skal tilhøre typen Sygdom, Ferie, Fri uden løn eller Fri med løn. Valget bruges til at give dig overblik i vores rapporter, hvor du kan samle forskellige fraværskoders registreringer. 
  • Sygdom: Bruges til at registrere, hvornår dine medarbejdere har været syge eller haft fx barns første sygedag eller genoptræningsforløb. 
  • Ferie: Bruges til at registrere, hvornår dine medarbejdere har ferie. 
  • Fri uden løn: Bruges typisk til at registrere fravær, hvor du selv skal betale for tiden, som du bruger. Det kan fx være egenbetalt uddannelse.
  • Fri med løn: Bruges typisk til at registrere fravær, hvor virksomheden skal betale for tiden, som du bruger. Det kan fx være barsel.
• Format: Her vælger du, om der skal registreres i Timer, Hele dage eller Halve og hele dage. Vi anbefaler, at koder relateret til sygdom typisk sættes til Timer, hvor ferie og fx barsel sættes til Halve eller hele dage
• Beregningsprincip: Bestemmer om tid lægges til eller trækkes fra saldoen på fraværskoden. Du får overblikket og tildeler dage/timer via Lønadministrationen
• Nederst har du mulighed for at vælge, om tiden registreret på koden skal lægges til på flexkontoen

Alt efter din opsætning og version af TimeLog har du ude til højre flere forskellige muligheder. Du kan markere, om tid registreret på koden skal

• Godkendes af en leder
• Fratrækkes kapacitet i ressourceplanlæggeren
• Vises for alle i Feriekalenderen

Husk at klikke på Gem, når du har lavet dine indstillinger.

Vedligeholdelse af fraværskoder

Hvis der ikke laves ændringer i jeres lokale aftaler eller overenskomster, så behøver du ikke at rette på koderne. De kører videre fra år til år med din opsætning helt automatisk. 

Hvis du alligevel får brug for at rette i en eller flere koder, så er vores anbefaling at oprette en ny kode og deaktivere den nuværende. Det er bl.a. for at sikre, at beregningerne bliver lavet korrekt og at der ikke er tvivl om konvertering, hvis der skiftes fra ét format til et andet.

En tommelfinger regel er, at hvis du vil ændre registreringsmåden/formatet eller fraværstypen på en kode, så skal du oprette en ny kode. 

Hvis du bruger en lønintegration

Hvis du bruger en af TimeLogs standardintegrationer til lønsystemer, så har du på hver kode mulighed for at bestemme, om koden skal medtages i eksporten til lønsystemet, samt hvilken kode i lønsystemet registreringerne skal overføres til. 

Vær opmærksom på: Det gælder ikke for Zenegy-integrationen.