Ny kunde

Introduktion

For at oprette et projekt i TimeLog skal du bruge en kunde. Årsagen er, at kundens oplysninger bliver brugt til at udfylde de relevante oplysninger på en eventuel faktura. Du opretter en ny kunde under Kunder -> +Ny kunde.

Beskrivelse

Når du vil oprette en ny kunde

1. Indtast Firmanavn på den nye kunde. Under Handlinger helt til højre, kan du hente firmainformationer for danske firmaer via vores integration med BIQ. Du vælger blot fra listen af søgeresultater, og oplysningerne lægges automatisk ind
2. Indtast Kundenr. Hvis autonummerering er slået til i Systemadministration -> Generelle indstillinger -> Nummerserier, udfyldes dette felt automatisk
3. Vælg Kundestatus i valglisten til højre, som angiver om det fx er en leverandør, en samarbejdspartner eller en kunde
4. Vælg en Ejer. Listen indeholder alle aktive medarbejdere i TimeLog. Ejeren kan fx være den ansvarlige sælger i begyndelsen og senere en Account manager, der har den tætteste relation til kunden
5. Vælg Branchekode, der giver dig mulighed for at sortere og udtrække kunder efter branche
6. Indtast de ønskede Kontaktoplysninger i de tilhørende felter. Hvis du har slået separat faktureringsadresse til i Systemadministration -> Kunder -> Opsætning af kundemodul/CRM, så er det muligt at angive en adresse, der er forskellig fra besøgsadressen under Kontaktoplysninger. Denne faktureringsadresse vil være den, som du ser på kundens faktura
7. Indtast informationer vedrørende kundens Økonomi. Her kan du bl.a. angive
• CVR-nr.,
• Kundens faktureringsvaluta
• Standard Fakturadesign og Betalingsbetingelser, der skal benyttes ved fakturering af kunden
• Hvis du bruger One Click Invoicing, kan du også bestemme hvilken fakturaskabelon, der skal bruges som standard for din nye kunde
8. Du kan indtaste en kommentar på kunden, hvis du har ekstra oplysninger. Kommentarer bliver automatisk oprettet med d.d. og dit login
9. Klik på Gem eller Gem og Ny for at gemme oplysninger og fortsætte med at oprette endnu en kunde.
10. Du kan oprette kontaktpersoner via linket Ny kontaktperson under Handlinger øverst til højre i skærmbilledet.
11. Hvis du sender mange fakturaer til offentlige institutioner, og du vil sikre dig, at kundeoplysningerne opfylder kravene til elektronisk fakturering, skal du aktivere OIOUBL (e-fakturering) i Systemadministration -> Økonomi -> Fakturaindstillinger.

Personlige indstillinger

Hvis du klikker på tandhjulet, har du mulighed for at opsætte dine personlige indstillinger for siden. Her kan du fx. vælge, hvilket land og hvilken valuta, du vil have udfyldt, når du opretter en ny kunde. 

Det skal kun vælges én gang, hvorefter dine valg blive brugt til alle nye kunder, du opretter fremover.

Du kan også vælge en personlig genvejstast for oprettelse af nye kunder.

Du kan altid ændre dine indstillinger, hvis behovet opstår.  

Hvis du bruger TimeLog CRM

Så har du også mulighed for at angive Grupper på dit kundekort. Grupperne opsættes i systemadministrationen -> Kunder -> Grupper, og forudsætter at du har adgang til TimeLog CRM.