Redigér medarbejder

Introduktion

På medarbejderkortet redigerer du en medarbejders oplysninger og rettigheder. Det er også her, du manuelt kan aktivere og deaktivere en medarbejders adgang til TimeLog.

Beskrivelse

For at redigere oplysninger om medarbejderen, skal du holde musen over de forskellige rubrikker, og klikke på den blyant, som kommer frem til højre.

Alle felter markeret med * er obligatoriske, og kan derfor ikke være tomme, når du klikker Gem.

Der er fem grupper af oplysninger, som du kan redigere:

1. Personlige oplysninger
2. Organisationsoplysninger
3. Arbejdstids- og lønoplysninger
4. Kontaktoplysninger
5. Licens og rettighedsoplysninger

Personlige oplysninger:

Her kan du ændre følgende:

• Fornavn(e) og Efternavn
• Brugernavn, som benyttes ved login i TimeLog
• Initialer, som benyttes til medarbejdervalg og -visning i rapporter i TimeLog
• Jobtitel
• Medarbejderens e-mail, som benyttes til fremsendelse af aktiveringsmail og notifikationer fra TimeLog. Mailen er gyldig i 24 timer

Benyt evt. kommentarfeltet til flere personlige informationer.

Organisationsoplysninger:

Her kan du ændre følgende:

• Afdeling, som er den afdeling medarbejderen er tilknyttet og dermed skal vises med i rapporteringen
• Juridisk enhed, som skal være den enhed medarbejderen er tilknyttet, og dermed skal vises i rapporteringen (kun tilgængelig med Multiple Legal Entities)
• Leder, som skal være den leder, der skal godkende medarbejderens tidsregistreringer og udgifter. Her kan du vælge at klikke på Skift leder og lade en anden leder overtage godkendelsen i en periode, fx i sommerferien
• Medarbejder-ID, hvis det er aktiveret i systemadministrationen. Bruges ofte når der dannes egne rapporter gennem vores API’er og i vores lønintegrationer
• Medarbejdertype, som benyttes til at afgrænse søgninger i flere rapporter
• Ansættelsesdato, som har betydning for, at flexberegningen for medarbejderen starter fra denne dato. Du kan ikke registrere tid på en dato, der ligger før din ansættelsesdato
• Opsigelsesdato, såfremt denne allerede er kendt - fx ved tidsbegrænsede ansættelser. Flexberegningen stopper efter denne dato, men medarbejderen kan fortsat logge ind. Markér Deaktivér automatisk på opsigelsesdatoen, hvis du ønsker at lukke for adgang til systemet ved opsigelsesdatoen. Ellers skal dette gøres manuelt i højre side
• Standardtimepris til kunder, som er den valgte standardtimepris for medarbejderen, og som vil blive foreslået ved allokering til projektopgaver
• Intern kostpris, som benyttes til at beregne omkostningen på forbrugte timer og vises bl.a. i projekttotaler og rapporter. Hver medarbejder kan kun have én intern kostpris
• OIO-ID, som vises, hvis OIOXML (e-fakturering) er slået til i Systemadministrationen

Arbejdstids- og lønoplysninger:

Her kan du ændre følgende:

• Helligdagskalender, som skal bruges i medarbejderens detaljerede timeseddel og ressourceplanlægning
• Diætlovgivning, som bruges ved indtastning af rejseudgifter, hvis det er aktiveret i systemadministrationen
• Normtid (arbejdstid), som danner grundlag for medarbejderens flexberegning. Her kan du vælge fra hvilken dato, den nye normtid skal gælde fra. Du kan se de ændringer, der har været i loggen, når du klikker på knappen Skift normtid
• Løngruppe, hvis det er aktiveret i systemadministrationen. Her vælger du hvilke lønkoder, som medarbejderen skal se i sin tidsregistrering
• Aflønningsperiode,  bestemmer hvilken aflønningsperiode, medarbejderen skal tilhøre, fx per måned eller hver 14. dag. Du skal slå Avanceret løntidsstyring til i systemadministrationen for at vælge en anden aflønningsperiode på medarbejderkortene samt i rapporter, der har kan filtrere på aflønningsperiode

Personlige kontaktoplysninger:

Disse informationer kommer fra medarbejderens personlige profil, og du finder her deres personlige adresse, telefonnumre og evt. link til de sociale medier som Facebook og LinkedIn.

Licens og rettigheder:

I højre side håndterer du medarbejderens adgang til systemet.

Benyt slideren til at aktivere eller deaktivere medarbejderen. Deaktivering lukker for al adgang til TimeLog og deaktiverer denne i alle ressourcegrupper på projekterne, hvilket betyder, at ønsker du at genaktivere medarbejderen skal denne allokeres til projekter på ny ved at aktivere dem i ressourcegruppen og på de enkelte opgaver.

Aktiverer du en medarbejder, får du mulighed for at sende en aktiveringsmail til vedkommende. Mailen er gyldig i 24 timer.

Gensend aktiveringsmail benyttes primært til at sende adgangsinformationer til nye medarbejdere, men kan også benyttes, såfremt en medarbejder har glemt sit password. Mailen er gyldig i 24 timer.

Under Adgang til tilkøbsmoduler, vælger eller ændrer du, hvorvidt medarbejderen har adgang til eventuelle tilkøbsmoduler såsom TimeLog Tracker til Outlook.

Under Roller vælger du, hvilke roller medarbejderen skal have tildelt. Roller definerer, hvilke rapporter og funktioner som medarbejderen har adgang til og kan redigeres i systemadministrationen. Handlingsmenuen til højre for rollenavnet indeholder bl.a. genvej til roller i systemadministrationen.

Specielle bemærkninger

Vær opmærksom på, at det måske ikke er alle ovenstående informationer, som du kan se. Det kommer an på, hvilken udgave af TimeLog og tilkøbsmoduler du har, og dermed hvilke funktioner og processer, som du har adgang til.

Bemærk, at du ikke kan deaktivere en medarbejder, som er angivet som den sidste TimeLog-ansvarlige under Min konto. Du skal vælge en ny TimeLog-ansvarlig, før du kan deaktivere medarbejderen.

Du er altid velkommen til at kontakte info@timelog.dk, hvis du har spørgsmål til dit abonnement.