Rollen und Rechte

Einleitung

In TimeLog haben die Benutzer verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Funktionen. Die Rollen bestimmen, auf welche Berichte und Funktionen der einzelne Mitarbeiter zugreifen kann.

Beschreibung

Idealerweise erstellen Sie die Rollen in TimeLog in Anlehnung an die verschiedenen Aufgabenbereiche im Unternehmen, also beispielsweise Buchführung, Projektleitung oder Lohnbuchhaltung. Daraufhin werden die Mitarbeiter im System mit einer oder mehreren Rollen verknüpft, die für ihre Arbeitsaufgaben relevant sind.

Neue Rollen erstellen

Sie erstellen neue Rollen unter Systemadministration -> Mitarbeiter -> Rollen- und Rechteverwaltung. Hier klicken Sie auf Neue Rolle.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, wo Sie:

1. einen Rollennamen festlegen
2. eine kurze Beschreibung eingeben
3. auswählen, für welche Bereiche die Rolle Rechte haben soll

Anschließend öffnet sich die Seite, wo die Bereiche markiert sowie die Seiten und Inhalte aufgelistet sind. Hier können Sie auswählen, ob ein bestimmter Mitarbeiter Zugang zu allen Funktionen im jeweiligen Bereich erhalten soll. Denken Sie auch daran, ganz rechts die Rollenprivilegien anzugeben. Diese haben unter anderem einen Einfluss darauf, ob Mitarbeiter mit der jeweiligen Rolle Zeit für sich selbst und/oder andere erfassen können.

Wenn die Rolle auch Zugriff auf die Seiten in der Systemadministration haben soll, klicken Sie rechts auf Systemadministrationsseiten und markieren Sie alle Seiten, auf die die Rolle zugreifen können soll. Beachten Sie bitte, dass alle Seiten markiert werden, wenn Sie einer Rolle einen neuen Bereich hinzufügen.

Rollen bearbeiten

Wenn Sie den Inhalt einer Rolle später ändern möchten, können Sie über die Kontrollkästen neben dem jeweiligen Namen ganz einfach neue Bereiche hinzufügen. Selbstverständlich können Sie auch Bereiche deaktivieren, wenn eine Rolle keinen Zugriff mehr darauf haben soll. Klicken Sie dazu einfach auf den Papierkorb neben dem Bereichsnamen. Beachten Sie bitte, dass diese Änderung für alle Mitarbeiter mit genau dieser Rolle gilt.

Rollen löschen

Wenn Sie eine Rolle löschen möchten, klicken Sie auf den Papierkorb neben dem Namen. Wenn Sie mehrere Rollen auf einmal löschen möchten, müssen Sie sie über die Kontrollkästchen rechts markieren und danach im Menü Handlung auswählen auf die Option Löschen klicken. Anschließend klicken Sie auf OK, um die Handlung auszuführen.

Beachten Sie bitte, dass Sie eine Rolle nur dann löschen können, wenn sie keinem aktiven oder inaktiven Mitarbeiter zugeordnet ist.

Unter Rechteübersicht erhalten Sie eine Übersicht darüber, welche Mitarbeiter welche Rollen innehaben. Dadurch können Sie ganz einfach herausfinden, wie viele Mitarbeiter Sie bearbeiten müssen, um die Rolle löschen zu können.

Spezielle Hinweise

Die kombinierten Eigenschaften aller Rollen bestimmen, auf welche Teile von TimeLog die einzelnen Benutzer Zugang haben. Jeder Mitarbeiter muss mindestens eine Rolle innehaben, mehrere sind jedoch möglich.

Wenn Sie einem Mitarbeiter den Zugang zu einer spezifischen Funktion oder Seite ermöglichen müssen, können Sie dazu eine mitarbeiterspezifische Rolle verwenden, die Sie unter Mitarbeiter suchen -> Mitarbeitername -> Mitarbeiter bearbeiten -> Mitarbeiterspezifische Rolle -> Bearbeiten finden. Hier können Sie nun Bereiche hinzufügen oder löschen, wie oben beschrieben. Außerdem markieren Sie hier, zu welchen Rollen der Mitarbeiter Zugang haben soll.