Projektzahlungen anpassen

Einleitung

Die Funktion Projektzahlungen anpassen wird verwendet, um Projektzahlungen projektübergreifend zu überblicken und zu pflegen. Sie eignet sich für die monatliche Beurteilung, welche Verträge und Projekte bereits in Rechnung gestellt werden können und welche noch warten müssen. Unternehmen, die anderes als Stunden verkaufen (z. B. Kurse oder Serverlizenzen), können die Funktion nutzen, um monatlich Angaben über Anzahl und Rabatte an einem Ort vor der Rechnungsstellung zu aktualisieren.

Beschreibung

Standardmäßig zeigt die Funktion alle nicht in Rechnung gestellten Zahlungen sowohl aktiver als auch inaktiver Projekte und Verträge an, deren Zahlungsdatum im laufenden Monat liegt. Dabei können Sie ganz einfach einen Filter für eine alternative Ansicht nutzen.

Filter

Kunde: Zeigt nur Verträge für Projekte dieses Kunden an.
Projektleiter: Zeigt nur Verträge für Projekte mit diesem Projektleiter an.
Projektstatus: Zeigt nur Zahlungen für Projekte mit diesem Status an.
Projekt: Zeigt nur Verträge für dieses Projekt an.
Vertragsstatus: Zeigt nur Zahlungen von Verträgen mit diesem Status an.
Vertrag: Zeigt nur diesen Vertrag an.
Vertragsart: Zeigt nur Verträge dieser Vertragsart (bis zu acht möglich) an.
Standardzeitraum: Zeigt nur Zahlungen mit Zahlungsdatum in diesem zuvor festgelegten Zeitraum an.
Zeitraum: Zeigt nur Zahlungen mit Zahlungsdatum in diesem Zeitraum an.
Kundenvertrag: Zeigt nur Verträge für Projekte an, bei denen diese Kontaktperson als Ansprechpartner des Kunden unter den Projekteinstellungen angegeben wurde.
Kundenberater*: Zeigt nur Verträge für Projekte an, bei denen dieser Mitarbeiter als erster oder zweiter Verantwortlicher des Kunden in der Kundendatenbank von TimeLog angegeben ist.
Partner*: Zeigt nur Verträge für Projekte an, bei denen dieser Mitarbeiter Partner des Projekts ist.
Projektart: Zeigt nur Verträge für Projekte mit dieser Projektart an.
Projektkategorie*: Zeigt nur Verträge für Projekte mit dieser Projektkategorie an.
Abteilung, Projekte*: Zeigt nur Verträge für Projekte an, die zu dieser oder angeschlossenen Abteilungen gehören.

*Diese Filtermöglichkeiten können verborgen sein, wenn sie in der Systemverwaltung ausgeschaltet wurden oder in Ihrer Version von TimeLog nicht verfügbar sind.
**Es gibt insgesamt acht mögliche Abrechnungsmodelle. Ihre Version von TimeLog entscheidet darüber, wie viele Verträge Ihnen zur Verfügung stehen. Mehr über die verschiedenen Abrechnungsmodelle erfahren Sie in unserem zugehörigen Leitfaden.

Ansichtsoptionen

Der Bericht enthält eine Reihe von Ansichtsoptionen, welche die angezeigte Datenmenge erweitern.

Durch Aktivierung von Aufwandsverträge mit laufender Rechnungsstellung anzeigen werden auch Zahlungen für Verträge der Art Aufwand – Standardvertrag angezeigt, die eine laufende Rechnungsstellung verwenden.

Durch Aktivierung von In Rechnung gestellte Zahlungen anzeigen werden auch in Rechnung gestellte Zahlungen gezeigt.

Durch Aktivierung von Interne Projekte anzeigen werden auch Zahlungen für interne Projekte gezeigt.

Daten

Die Benutzeroberfläche enthält folgende Spalten, die alle auch für die einzelnen Zahlungen in den Zahlungsplänen der Projekte zu finden sind:

Kunde: Projekt: Kundenname, Projektname und Projektnummer (in Klammern)
Vertragsname: Name des Vertrags, dem die Zahlung zugeordnet ist
Produktnummer: Produktnummer der Zahlung. Diese Option ist nur sichtbar, wenn die Funktion Produktnummer in der Systemadministration aktiviert wurde.
Zahlung: Name der Zahlung
Kommentar: Interner Kommentar der Zahlung. Textbeispiel: „Kann nicht in Rechnung gestellt werden, bis Jan sein Okay gegeben hat.“
Rechnungsdatum: Voraussichtliches Rechnungsdatum der Zahlung. Wenn die Zahlung in Rechnung gestellt wurde, wird das Datum durch das endgültige Buchführungsdatum der Rechnung ersetzt, der die Zahlung zugeordnet wurde.
Anzahl und Einheit: Bei den meisten Vertragsarten entspricht die Anzahl 1 und die Einheit ist „-“. Wenn Sie hier jedoch beispielsweise die Anzahl verkaufter Kurse oder überwachter Server verwenden möchten, können Sie der Anzahl eine relevante Einheit hinzufügen, zum Beispiel „Stück“. Bei der Rechnungsstellung werden diese Angaben in die jeweilige Rechnungszeile übertragen.
Satz: Preis pro Einheit vor Rabatten
%: Vereinbarter Rabatt
Währung: Währung der Zahlung (dieselbe wie die Projektwährung)
Betrag: Betrag der Zahlung in der Währung
Für die Rechnungsstellung genehmigt: Das runde Symbol kann mit der Maus angeklickt werden. Dadurch aktivieren oder deaktivieren Sie den Status Für die Rechnungsstellung genehmigt.
Ist das Symbol grau und rund, ist die Zahlung nicht als „Für die Rechnungsstellung genehmigt“ markiert und das geplante Rechnungsdatum wurde nicht überschritten. Ist das Symbol rot und rund, ist die Zahlung nicht als „Für die Rechnungsstellung genehmigt“ markiert und das geplante Rechnungsdatum wurde überschritten. Ist das Symbol grün und hat die Form eines Häkchens, hat die Zahlung den Status „Für die Rechnungsstellung“ genehmigt.

Wenn eine oder mehrere Zahlungen in der Ergebnistabelle markiert sind, können Sie mithilfe der Funktion Handlung auswählen rechts über der Tabelle die gewählten Zahlungen löschen oder das Rechnungsdatum auf den heutigen Tag oder einen Monat, drei Monate oder ein Jahr in die Zukunft verschoben werden.

Alle angezeigten Zahlungen lassen sich zur weiteren Bearbeitung u. a. nach Excel exportieren.

Spezielle Hinweise

Vordefinierte Filter und Layouts können unter Seiteneinstellungen gespeichert werden. Außerdem können Sie hier einstellen, welcher Standardfilter beim Öffnen der Seite vorab ausgewählt werden und ob die Seite automatisch die in diesem Standardfilter enthaltenen Daten anzeigen soll.

Dadurch sparen Sie Zeit und müssen beim Öffnen des Berichts keine manuellen Handlungen vornehmen, da sofort die Standardanzeige erscheint.

AUTOMATISCHES SPEICHERN: Beachten Sie bitte, dass diese Seite jedes Mal automatisch gespeichert wird, wenn eine Änderung vorgenommen oder ein Feld verlassen wurde. Beim Speichervorgang kann es zu einer kurzen Verzögerung kommen. Verlassen Sie deshalb bitte nicht die Seite, bevor das letzte bearbeitete Feld die vollzogene Datenspeicherung durch grünes Blinken anzeigt.