Lohnzeitkonten

Einleitung

Hier können Sie Ihre Lohnzeitkonten sowie Lohn- und Abwesenheitscodes einrichten, damit sie alle den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Ihre Mitarbeiter gemäß verschiedenen Tarifverträgen beschäftigt sind und Sie somit unterschiedliche Einstellungen benötigen.

Beschreibung

Die Einrichtung erfolgt unter Systemadministration -> Mitarbeiter -> Lohnzeitkonten. Wenn Sie Lohnzeitkonten und die erweiterte Lohnzeiterfassung verwenden möchten, müssen Sie diese zunächst auf der Startseite der Systemadministration aktivieren. 

Wir empfehlen Ihnen, die Lohneinrichtung gemeinsam mit Ihrem Lohnbuchhalter vorzunehmen, damit Sie vollkommen sicher sein können, dass Erfassungen auf Ihren Lohnabrechnungen korrekt dargestellt werden.

Filter

Ganz oben auf der Seite finden Sie den Filter, über den Sie die Anzeige aktiver, inaktiver oder aller Lohnzeitkonten auswählen können. Standardmäßig werden nur die aktiven Konten angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen, um alle Konten in der Liste unten anzuzeigen.

 

Lohnzeitkonten

Hier sehen Sie eine Liste der im System erstellten Lohnzeitkonten. Standardmäßig werden Konten für Gleitzeit, Krankheit und Urlaub angezeigt. Wenn Sie auf das Pluszeichen links klicken, öffnet sich eine Liste der Lohn- und Abwesenheitscodes für die verschiedenen Konten.

Jedem Konto können einer oder mehrere Lohn- oder Abwesenheitscodes zugeordnet werden. Wir empfehlen Ihnen, einen Codesatz pro Lohnzeitkonto einzurichten, damit die Berechnung für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihren Lohnbuchhalter übersichtlicher wird. 

Ein neues Lohnzeitkonto einrichten

Wenn Sie ein neues Lohnzeitkonto einrichten möchten, klicken Sie auf Neues Lohnzeitkonto. Daraufhin werden Ihnen folgende Bearbeitungsmöglichkeiten angezeigt:

• Code: Hier geben Sie ein, welche Sortierung für das Konto in Ihrer Liste gelten soll.
• Name: Hier geben Sie den Namen ein, der in der Liste und in Berichten angezeigt werden soll.
• Beschreibung: Hier können Sie Informationen zum Konto eingeben.
• Saldoformat: Hier legen Sie fest, ob das Konto in Stunden, Tagen oder der Anzahl geführt werden soll.

Einen neuen Lohncode einrichten

Wenn Sie einen neuen Lohncode einrichten möchten, klicken Sie auf Neuer Lohncode. Daraufhin werden Ihnen folgende Bearbeitungsmöglichkeiten angezeigt:

Die ersten drei erscheinen auf den Stundenzetteln der Mitarbeiter:

• Sortierung: Hier geben Sie ein, welche Sortierung für den Code auf dem Stundenzettel gelten soll.
• Name: Hier geben Sie den Namen ein, der Ihren Mitarbeitern auf den Stundenzetteln angezeigt werden soll.
• Beschreibung: Hier können Sie Informationen über den Code eingeben, damit Ihre Mitarbeiter zweifelsfrei wissen, dass es sich um den richtigen Code für ihre Erfassung handelt.

Die letzten Punkte werden nur Ihnen als Systemadministrator angezeigt:

• Lohnzeitkonto: Hier wählen Sie aus, welchem Konto die Erfassungen Ihrer Mitarbeiter zugeordnet werden sollen.
• Art der Lohnspezifikation: Hier legen Sie fest, wie die Erfassungen Ihre Mitarbeiter spezifiziert werden sollen. Diese Auswahl unterstützt Ihren Lohnbuchhalter und erleichtert ihm die Arbeit.
• Lohnspezifikation: Wird unter anderem zur Erfassung von Überstunden verwendet (Zeiterfassung x Faktor).
• Zuschlag: Wird unter anderem dazu verwendet, Schichten außerhalb der normalen Arbeitszeit zu erfassen.
• Auszahlung: Wird unter anderem zur Erfassung der zusammen mit dem Lohn des Mitarbeiters Stundenzahl auszuzahlenden Stunden verwendet.
• Format: Hier wählen Sie aus, ob Erfassungen in Stunden, Ganzen Tagen oder Halben und ganzen Tagen erfolgen sollen. Wir empfehlen Ihnen, für krankheitsbezogene Codes normalerweise Stunden einzustellen, für Urlaub und Mutterschaftsurlaub jedoch Halbe oder ganze Tage auszuwählen.
• Berechnungsprinzip: Dies legt fest, ob Zeit dem zugehörigen Lohnzeitkonto hinzugefügt oder davon abgezogen wird. In der Lohnverwaltung erhalten Sie einen Überblick über Tage und Stunden und können diese zuteilen.
• Faktor, Lohnzeitkonto: Dieser Faktor bestimmt für jede erfasste Stunde, wie viel Zeit dem Konto hinzugefügt oder davon abgezogen wird. Wenn der Faktor beispielsweise 2 ist und abgezogen wird, so wird für eine halbe Stunde genau eine Stunde vom Konto abgezogen.
• Faktor, Gleitzeitkonto: Dieser Faktor legt fest, wie sich die mit dem Code erfasste Zeit auf das Guthaben auf dem Gleitzeitkonto des Mitarbeiters auswirkt. Bei einem Faktor 1 wird der Gleitzeitsaldo nach Erfassung von 1 Stunde mit dem Lohncode um 1 Stunde erhöht. Bei einem negativen Faktor von beispielsweise -0,5 wird das Guthaben auf dem Gleitzeitkonto also um 0,5 Stunden reduziert, wenn 1 Stunde mit dem Code erfasst wird.
• Ganz unten können Sie auswählen, ob der Code nach dem Speichern aktiviert werden soll.

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Pflege der Lohncodes

Wenn keine Änderungen an Ihren lokalen Vereinbarungen oder Tarifverträgen vorgenommen werden, müssen Sie auch die Codes nicht ändern. Sie werden dann einfach von Jahr zu Jahr immer wieder übernommen und automatisch eingerichtet. 

Wenn Sie dennoch einmal einen oder mehrere Codes korrigieren müssen, so empfehlen wir Ihnen, einen neuen Code einzurichten und den aktuellen zu deaktivieren. Dies sorgt unter anderem dafür, dass die Berechnungen korrekt durchgeführt werden und beim Wechsel von einem zum anderen Format keine Unklarheiten hinsichtlich der Konvertierung bestehen.

Als Faustregel gilt: Wenn Sie die Erfassungsmethode beziehungsweise das Format oder die Art der Abwesenheit eines Codes ändern möchten, müssen Sie einen neuen erstellen. 

Einen neuen Abwesenheitscode einrichten

Wenn Sie einen neuen Abwesenheitscode erstellen möchten, klicken Sie auf Neuer Abwesenheitscode. Daraufhin eröffnen sich Ihnen verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten.

Die ersten drei erscheinen auf den Stundenzetteln der Mitarbeiter:

• Sortierung: Hier geben Sie ein, welche Sortierung für den Code auf dem Stundenzettel gelten soll.
• Name: Hier geben Sie den Namen ein, der Ihren Mitarbeitern auf den Stundenzetteln angezeigt werden soll.
• Beschreibung: Hier können Sie Informationen über den Code eingeben, damit Ihre Mitarbeiter zweifelsfrei wissen, dass es sich um den richtigen Code für ihre Erfassung handelt.

Die letzten Punkte werden nur Ihnen als Systemadministrator angezeigt:

• Art der Abwesenheit: Hier wählen Sie aus, ob der Abwesenheitscode zum Typ Krankheit, Urlaub, Frei ohne Lohnzahlung oder Frei mit Lohnzahlung gehören soll. Die Auswahl ermöglicht Ihnen einen besseren Überblick in Berichten, wo Sie Erfassungen mit verschiedenen Abwesenheitscodes sammeln können. 
• Krankheit: Diese Option dient für Erfassungen der Krankheitstage Ihrer Mitarbeiter oder der ersten Krankheitstage ihrer Kinder oder Rehabilitationszeiten. 
• Urlaub: Dieser Punkt dient zur Erfassung von Zeiträumen, in denen sich Ihre Mitarbeiter im Urlaub befinden. 
• Frei ohne Lohnzahlung: Dies dient zur Erfassung von Abwesenheiten, während derer kein Lohn gezahlt wird. Dabei kann es sich beispielsweise eine selbst bezahlte Fortbildung handeln.
• Frei mit Lohnzahlung: Dies dient normalerweise zur Erfassung von Abwesenheiten, bei denen das Unternehmen weiterhin den Lohn zahlt. Dabei kann es sich zum Beispiel um Mutterschaftsurlaub handeln.
• Lohnzeitkonto: Hier wählen Sie aus, welchem Konto die Erfassungen Ihrer Mitarbeiter zugeordnet werden sollen.
• Format: Hier wählen Sie aus, ob Erfassungen in Stunden, Ganzen Tagen oder Halben und ganzen Tagen erfolgen sollen. Wir empfehlen Ihnen, für krankheitsbezogene Codes normalerweise Stunden einzustellen, für Urlaub und Mutterschaftsurlaub jedoch Halbe oder ganze Tage auszuwählen.
• Berechnungsprinzip: Dies legt fest, ob Zeit hinzugefügt dem Guthaben hinzugefügt oder davon abgezogen wird. In der Lohnverwaltung erhalten Sie einen Überblick über Tage und Stunden und können diese zuteilen.
• Ganz unten können Sie auswählen, ob die mit dem Code erfasste Zeit auf dem Gleitzeitkonto gutgeschrieben werden soll.
• Faktor, Lohnzeitkonto: Dieser Faktor bestimmt für jede erfasste Stunde, wie viel Zeit dem Konto hinzugefügt oder davon abgezogen wird. Wenn der Faktor beispielsweise 2 ist und abgezogen wird, so wird für eine halbe Stunde genau eine Stunde vom Konto abgezogen.
• Faktor, Gleitzeitkonto: Dieser Faktor legt fest, wie sich die mit dem Code erfasste Zeit auf das Guthaben auf dem Gleitzeitkonto des Mitarbeiters auswirkt. Bei einem Faktor 1 wird der Gleitzeitsaldo nach Erfassung von 1 Stunde mit dem Lohncode um 1 Stunde erhöht. Bei einem negativen Faktor von beispielsweise -0,5 wird das Guthaben auf dem Gleitzeitkonto also um 0,5 Stunden reduziert, wenn 1 Stunde mit dem Code erfasst wird.

In Abhängigkeit von Ihren Einstellungen und der verwendeten TimeLog-Version haben Sie auf der rechten Seite verschiedene Möglichkeiten. Sie können markieren, ob die mit dem Code erfasste Zeit

• von einem Mitarbeitermanager genehmigt werden soll
• von der Kapazität im Ressourcenplaner abgezogen wird
• für alle im Urlaubskalender sichtbar ist

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Pflege von Abwesenheitscodes

Wenn keine Änderungen an Ihren lokalen Vereinbarungen oder Tarifverträgen vorgenommen werden, müssen Sie auch die Codes nicht ändern. Sie werden dann einfach von Jahr zu Jahr immer wieder übernommen und automatisch eingerichtet. 

Wenn Sie dennoch einmal einen oder mehrere Codes korrigieren müssen, so empfehlen wir Ihnen, einen neuen Code einzurichten und den aktuellen zu deaktivieren. Dies sorgt unter anderem dafür, dass die Berechnungen korrekt durchgeführt werden und beim Wechsel von einem zum anderen Format keine Unklarheiten hinsichtlich der Konvertierung bestehen.

Als Faustregel gilt: Wenn Sie die Erfassungsmethode beziehungsweise das Format oder die Art der Abwesenheit eines Codes ändern möchten, müssen Sie einen neuen erstellen. 

Auf dieser Seite können Sie Lohnregeln einrichten, bearbeiten und löschen, damit sie den Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern entsprechen.

Auf dieser Seite können Sie Lohnregeln einrichten, bearbeiten und löschen, damit sie den Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern entsprechen.

Eine neue Lohnregel einrichten

Wenn Sie eine neue Lohnregel einrichten möchten, klicken Sie auf Neue Lohnregel. Daraufhin werden Ihnen folgende Bearbeitungsmöglichkeiten angezeigt:

• Regel auswählen: Hier wählen Sie aus, welche Regel Sie einrichten möchten.
• Automatisches Ansammeln: Hier erfolgt eine allgemeine Gutschrift unabhängig von Ihrer Regelarbeitszeit.
• Automatisches Ansammeln auf Grundlage der Regelarbeitszeit: Hier erfolgen Gutschriften auf Grundlage Ihrer Regelarbeitszeit.
• Lohnzeitkonto: Hier legen Sie fest, für welches Lohnzeitkonto die Regel gelten soll.
• Ansammeln: Hier geben Sie die Anzahl der Stunden oder Tage ein, die pro Gutschrift angesammelt werden.
• Ansammlungsfrequenz: Hier wählen Sie aus, ob Urlaub wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich angesammelt werden soll. Die Anzahl der gesammelten Stunden oder Tage wird am ersten Tag des folgenden Zeitraums freigegeben. Bitte beachten Sie, dass Sie bei jährlichem Ansammeln auswählen müssen, in welchem Monat das Ansammeln beginnen soll.

Je nach Art der Ansammlung und Ihrer TimeLog-Version haben Sie die Möglichkeit, zwei oder mehr Regeln einzurichten.

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Berechnungen

Hier erhalten Sie einen Überblick darüber, wie das System die Berechnung des automatischen Ansammelns vornimmt, wenn das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters mitten in einem Ansammlungszeitraum beginnt oder endet. Die Berechnungen erfolgen auf Grundlage des Eintritts- und Austrittsdatums sowie der Anzahl der Arbeitstage im Zeitraum. Es kann kein höherer Wert als der für einen vollständigen Zeitraum festgelegte hinzugefügt werden. Es wird immer auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Wir verwenden folgende Berechnungsmodelle:

• Wöchentliches Ansammeln: AUF- ODER ABRUNDUNG (gesammelte Tage / 7; 2) * Anzahl der Tage als Angestellter
• Monatliches Ansammeln: AUF- ODER ABRUNDUNG (gesammelte Tage / 30; 2) * Anzahl der Tage als Angestellter
• Quartalsweises Ansammeln: AUF- ODER ABRUNDUNG (gesammelte Tage / 90; 2) * Anzahl der Tage als Angestellter
• Jährliches Ansammeln: AUF- ODER ABRUNDUNG (gesammelte Tage / 30; 2) * Anzahl der Tage als Angestellter + AUF- ODER ABRUNDUNG (gesammelte Tage / 12; 2) * volle Monate im verbleibenden Ansammlungszeitraum

Ein durchschnittlicher Arbeitstag wird wie folgt berechnet: 

• Für die Regelarbeitszeit in einer Woche: Gesamte Regelarbeitszeit für die Woche / 5
• Für die Regelzeit in zwei Wochen: Gesamte Regelarbeitszeit für beide Wochen / 10

Pflege von Lohnregeln

Wenn keine Änderungen an Ihren lokalen Vereinbarungen, Tarifverträgen oder der Gesetzgebung vorgenommen werden, müssen Sie auch die Regeln nicht ändern. Sie werden dann einfach von Jahr zu Jahr immer wieder übernommen und automatisch eingerichtet. 

Wenn Sie jedoch eine oder mehrere Regeln korrigieren müssen, klicken Sie dazu auf den Bleistift neben dem Namen. Daraufhin können Sie folgende Elemente anpassen:

• Lohnzeitkonto: Hier legen Sie fest, für welches Lohnzeitkonto die Regel gelten soll.
• Ansammeln: Hier geben Sie die Anzahl der Stunden oder Tage ein, die pro Gutschrift angesammelt werden.
• Ansammlungsfrequenz: Hier wählen Sie aus, ob Urlaub wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich angesammelt werden soll. Die Anzahl der gesammelten Stunden oder Tage wird am ersten Tag des folgenden Zeitraums freigegeben. Bitte beachten Sie, dass Sie bei jährlichem Ansammeln auswählen müssen, in welchem Monat das Ansammeln beginnen soll.

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Bei Verwendung einer Lohnintegration

Wenn Sie eine der Standardintegrationen von TimeLog für Lohnsysteme verwenden, können Sie bei jedem Code entscheiden, ob der Code beim Export in das Lohnsystem einbezogen werden soll und zu welchem Code im Lohnsystem die Erfassungen übertragen werden sollen. 

Mitarbeiter mit mehreren Tarifverträgen

Wenn einige Ihrer Mitarbeiter mehreren Tarifverträgen oder lokalen Vereinbarungen unterliegen, so empfehlen wir Ihnen die Verwendung von Lohngruppen, um Ihren Mitarbeitern die richtigen Codes für ihre Erfassung zuteilen zu können. Erfahren Sie mehr zu Lohngruppen und deren Einrichtung.

Beispiele für die Einrichtung von Codes für Überstunden und deren Ausgleich

Hier geben wir Ihnen einige Beispiele dafür, wie Sie Ihre Codes für Überstunden und deren Ausgleich einrichten können.

Ausgleich von Überstunden

Zunächst sollten Sie sich vergewissern, dass ein Lohnzeitkonto zum Ausgleich von Überstunden besteht. Daraufhin richten Sie einen neuen Abwesenheitscode mit den folgenden Einstellungen ein:

• Die Angaben für Sortierung, Name und Beschreibung nehmen Sie selbst vor.
• Art der Abwesenheit: Frei mit Lohnzahlung
• Lohnzeitkonto: Ausgleich von Überstunden
• Format: Stunden oder Tage, falls Ihre Mitarbeiter Überstunden nur in halben oder ganzen Tagen ausgleichen können
• Berechnungsprinzip: Zeit wird hinzugefügt
• Faktor, Lohnzeitkonto: 1
• Faktor, Gleitzeitkonto: 0

Die Zeiterfassung zählt mit zur Arbeitszeit, sodass der Unterschied pro Tag 0,00 beträgt.

Die Zeiterfassungen werden Ihnen in folgenden Berichten angezeigt:

• Lohnspezifikation
• Lohnspezifikation (alle Mitarbeiter)
• Datenauszug: Abwesenheit und Lohncodes

Überstunden

Wir empfehlen zunächst die Einrichtung eines Lohnzeitkontos, das dem Namen Ihres Lohncodes entspricht. Daraufhin richten Sie einen neuen Lohncode mit den folgenden Einstellungen ein:

• Die Angaben für Sortierung, Name und Beschreibung nehmen Sie selbst vor.
• Lohnzeitkonto: Hier wählen Sie das gerade eingerichtete Konto aus.
• Art der Lohnspezifikation: Lohnspezifikation
• Format: Stunden 
• Berechnungsprinzip: Zeit wird hinzugefügt. 
• Faktor, Lohnzeitkonto: 1
• Faktor, Gleitzeitkonto: 1,5

Wenn Ihre Mitarbeiter auf dem Stundenzettel Zeiterfassungen mit dem Code vornehmen, wird die erfasste Zeit mit dem Faktor 1,5 multipliziert. Somit werden 2 Stunden zu 3 Stunden auf dem Gleitzeitkonto.