Neues Projekt

Einleitung

So erstellen Sie die Hauptinformationen eines neuen Projekts in TimeLog.

Beschreibung

Hauptinformationen des Projekts

Rechts können Sie eventuell auswählen, die Angaben aus einer Projektvorlage oder einem vorhandenen Projekt zu kopieren.

Im Video zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Projektvorlage verwenden:

Wenn Sie eine Projektvorlage oder ein Projekt ausgewählt haben, können Sie festlegen, ob Aufgaben und Meilensteine, die Ressourcengruppe, die Zuteilungsliste und/oder der Vertrag zum neuen Projekt hinzugefügt und wem Meilensteine zugeteilt werden sollen. Auf diese Weise können Sie schnell ein neues Projekt erstellen, wenn es einem anderen Ihrer Projekte ähnelt. Nach der Erstellung können Sie die Einstellungen des Projekts jederzeit bearbeiten.

Geben Sie den Namen des Projekts ein. Wir empfehlen Ihnen, ein kundenspezifisches Präfix (z. B. TIM für TimeLog) zu verwenden, sodass die Projekte in der Namensanzeige auch nach Kunden gruppiert werden.

Die Projektnummer wird beim Speichern des Projekts automatisch erstellt. Außer wenn in der Systemverwaltung angegeben ist, dass editierbare Projektnummern zulässig sind, können diese nicht geändert oder manuell eingegeben werden.

Legen Sie den Kunden und die Kontaktperson fest oder markieren Sie Internes Projekt, wenn es sich um ein Projekt innerhalb Ihres Unternehmens handelt. Wenn Sie die Einstellung internes Projekt auswählen, werden mehrere Felder entfernt, die für interne Projekten nicht relevant sind. Wenn in der Liste die Kontaktperson fehlt, können Sie diese direkt aus dem Projekt hinzufügen, indem Sie auf das Pluszeichen rechts neben dem Feld klicken.

Fügen Sie ggf. eine Beschreibung hinzu, indem Sie auf Bearbeiten klicken. Die Beschreibung wird Personen mit Zugang zum Projekt angezeigt. Außerdem können Sie einen Link zu einem internen Dokumentenordner hinzufügen.

Besitzer

Unter Besitzer können Sie eine verantwortliche Abteilung auswählen, sofern Sie über eine Abteilungsstruktur verfügen. 
Der Projektleiter ist die für das Projekt verantwortliche Person, die Mitteilungen erhält, sofern dies in der Systemadministration aktiviert wurde.

Kundenberater und Partner können ausgewählt werden, wenn sie in der Systemadministration aktiviert wurden.

Zeitplan und Budgets

Unter Zeitplan geben Sie das voraussichtliche Anfangs- und Enddatum des Projekts an. Diese Daten werden als Standard in neue Aufgaben übernommen, können jedoch später jederzeit geändert werden.

Unter Budgets geben Sie die Budgetzahlen ein, die für den ersten eingerichteten Vertrag gelten.

Vertrag und Rechnungsstellung

Unter Vertrag und Rechnungsstellung wählen Sie das Abrechnungsmodell aus, mit dem das Projekt beginnen soll (je nach verwendeter TimeLog-Version stehen Ihnen bis zu acht Optionen zur Verfügung). Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie dem Projekt weitere Verträge hinzufügen. Die Auswahl der Vertragsart bestimmt die nächsten Felder, in die Sie detaillierte Informationen über beispielsweise die Vertragssumme und die Zahlung eingeben.

Sie können einen Vertrag auswählen, der standardmäßig bei der Einrichtung neuer Projekte verwendet wird. Dies erfolgt unter Systemadministration -> Projekte -> Standardeinstellungen für neue Projekte. Allerdings können Sie hier noch nicht den Vertrag Einheitsrechnungsstellung als Standard auswählen, da dieser eine detaillierte Einrichtung von Projekt zu Projekt erfordert.

Hinweis: Bei Verwendung von Aufwand geben Sie an, ob neue Aufgaben des Projekts standardmäßig fakturierbar sein sollen, indem Sie die Option Standardmäßig fakturierbar markieren. Bei Auswahl von Mitarbeiter-Stundensatz wird der Stundensatz von der Mitarbeiterkarte abgerufen, sofern für die Aufgabe, in der Zuteilung oder in der Ressourcengruppe kein Stundensatz angegeben wurde.

Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden zum Vertragsmanagement (auf Englisch).

Gruppierung und Fortschritt

Unter Gruppierung können Sie den Projekttyp und die Projektkategorie angeben, sofern dies in der Systemadministration aktiviert wurde. Diese können später in vielen Berichten von TimeLog für eine gewünschte Gruppierung oder einen Filter verwendet werden.

Unter Fortschritt wählen Sie den Projektstatus und das Projektstadium aus.

Der Projektstatus legt fest, ob für dieses Projekt Zeit erfasst werden kann. Diese Bezeichnungen wurden von uns im Voraus festgelegt und können daher nicht geändert werden.

Das Projektstadium lässt sich in der Systemadministration einrichten und wird beispielsweise für die Sortierung des Projekts und die Suche verwendet.

Geben Sie die Prognose in % an (Wahrscheinlichkeit für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts) und ob ETC dem Projektleiter berichtet werden sollen, sofern die Funktion aktiviert ist.

Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden zur Einrichtung dieser Gruppierungen und ETC (auf Englisch).

Zeiterfassung

Unter Zeiterfassung legen Sie fest, wem die Zeiterfassung für das Projekt ermöglicht werden soll und ob Zeiterfassungen derzeit erlaubt sind.

Nachdem Sie die Hauptinformationen eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern. Daraufhin gelangen Sie direkt zum Projektplan und können Aufgaben für das Projekt erstellen. Wenn Sie ein Projekt kopiert haben oder eine Vorlage verwenden, werden alle Einstellungen daraus gespeichert und das Projekt ist sofort einsatzbereit, sofern Sie nichts hinzufügen und keine Änderungen vornehmen möchten.

Im folgenden Video zeigen wir Ihnen, wie Sie die Stoppuhr zur Zeiterfassung nutzen können. 

Preislisten und Währungen

Hier geben Sie an, welche Preisliste und Währung für das Projekte gelten soll. Wenn zunächst Aufgaben für das Projekt erstellt wurden, ist die Währung gesperrt und kann später nicht geändert werden.

Stundensätze indexieren

Hier legen Sie fest, ob das Projekt indexiert werden darf und ab wann. Wenn Sie die Indexierung erlauben, müssen Sie Stundensätze indexieren im Menü Projekt verwenden, um entweder Preislisten oder ausgewählte Stundensätze zu indexieren.

Sobald Sie Ihre Einrichtung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern.

Spezielle Hinweise

Währungsänderungen

Wenn für das Projekt eine Aufgabe erstellt wurde, achten Sie bitte darauf, dass Sie die Währung im Projekt nicht ändern können. Dies gilt auch für die Rechnungsstellung.

Wenn Sie eine Währung ändern möchten, nachdem bereits Zeit für das Projekt erfasst wurde, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Richten Sie ein neues Projekt ein.
• Wählen Sie die gewünschte Währung aus.
• Verschieben Sie den Aufgabenplan in das neue Projekt.

Wenn Sie die Währung ändern möchten und noch keine Zeit für das Projekt erfasst wurde, die Währung jedoch gesperrt ist, folgen Sie diesen Schritten:

• Kopieren Sie das Projekt.
• Wählen Sie in den Projekteinstellungen die gewünschte Währung aus.
• Klicken Sie auf Erstellen.

Standardeinstellungen für die Erstellung neuer Projekte

Sie können Standardeinstellungen für interne und externe Projekte festlegen. Dadurch sparen Sie Zeit bei der Projekterstellung, da Sie spezielle Einstellungen definieren können, die der jeweilige Nutzer anschließend anpassen kann, wenn die tatsächlich gewünschten Einstellungen vom Standard abweichen sollen.

Sie können die Standardeinrichtung in der Systemadministration unter Projekte -> Standardeinstellungen für neue Projekte vornehmen.