Genehmigung

Einleitung

Unter Genehmigung im Menü Mitarbeiter erhalten Sie einen Überblick über die Zeiten und Abwesenheiten des jeweiligen Mitarbeiters, die Sie genehmigen müssen.

Nachfolgend erhalten Sie Hilfe zur Genehmigung als Mitarbeitermanager sowie wenn Sie unter Systemadministration -> Genehmigungsverfahren die Genehmigung durch Projektleiter aktiviert haben.

Beschreibung

Filter

In Abhängigkeit von Ihren TimeLog-Einstellungen und den aktivierten Genehmigungsoptionen haben Sie oben im Filter mehrere Auswahlmöglichkeiten.

Stundenzettel und Abwesenheit

Die Filter in diesem Abschnitt wirken sich auf die Liste der Mitarbeiter aus, die unter Stundenzetteln und Abwesenheitsanfragen zur Genehmigung aufgeführt sind.

• Juristische Person: Hier wählen Sie aus, zu welcher juristischen Person die Mitarbeiter gehören, für die Sie Genehmigungen vornehmen möchten. Standardmäßig sind alle juristischen Personen ausgewählt, wenn Juristische Person auswählen angezeigt wird.
• Abteilung, Mitarbeiter: Hier wählen Sie aus, zu welcher Abteilung die Mitarbeiter gehören, für die Sie Genehmigungen vornehmen möchten. Wenn Abteilung auswählen erscheint, sind standardmäßig alle Abteilungen ausgewählt.
• Mitarbeitermanager: Hier wählen Sie aus, für welchen Mitarbeitermanager Sie Zeiten und Abwesenheiten genehmigen möchten. Standardmäßig sind Sie selbst ausgewählt. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie für andere Mitarbeitermanager Genehmigungen vornehmen dürfen.
• Mitarbeitertyp: Hier wählen Sie aus, für welchen Mitarbeitertyp Sie genehmigen möchten. Standardmäßig sind alle Mitarbeitertypen ausgewählt, wenn Mitarbeitertyp auswählen angezeigt wird.
• Standardzeitraum: Hier wählen Sie aus, für welchen Zeitraum Sie genehmigen möchten.
• Zeitraum: Hier können Sie den Zeitraum individuell festlegen.

Projekte

Die Filter in diesem Abschnitt wirken sich auf die Liste der Projekte aus, die Ihnen zur Genehmigung angezeigt werden.

• Juristische Person: Hier wählen Sie aus, zu welcher juristischen Person die Projekte gehören, für die Sie Genehmigungen vornehmen möchten. Standardmäßig sind alle juristischen Personen ausgewählt, wenn Juristische Person auswählen angezeigt wird.
• Abteilung, Projekte: Hier wählen Sie aus, zu welcher Abteilung die Projekte gehören, für die Sie Genehmigungen vornehmen möchten. Wenn Abteilung auswählen erscheint, sind standardmäßig alle Abteilungen ausgewählt.
• Kunde: Hier wählen Sie einen bestimmten Kunden aus, für den Sie Projekte genehmigen möchten. Wenn Kunde auswählen erscheint, sind standardmäßig alle Kunden ausgewählt.
• Projektleiter: Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie Genehmigungen für andere Projektleiter vornehmen dürfen.
• Projekt: Hier wählen Sie ein bestimmtes Projekt aus, für das Sie genehmigen möchten. Standardmäßig sind alle Projekte ausgewählt, wenn Projekt auswählen angezeigt wird.
• Projekttyp: Hier wählen Sie aus, für welchen Projekttyp Sie genehmigen möchten. Standardmäßig sind alle Projekttypen ausgewählt, wenn Projekttyp auswählen angezeigt wird.

Anzeigeoptionen

• Nur Projekte ohne Stunden im Zeitraum anzeigen: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, werden Ihnen nur die Projekte angezeigt, für die in dem von Ihnen ausgewählten Zeitraum noch keine Zeit erfasst wurde.
• Genehmigte Erfassungen anzeigen: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, werden Ihnen nur die genehmigten Erfassungen angezeigt. Wenn Sie die Markierung entfernen, werden nur diejenigen angezeigt, die Sie noch nicht genehmigt haben.

Nachdem Sie die gewünschten Filteroptionen ausgewählt haben, klicken Sie rechts auf Anzeigen.

Filter speichern

Sie können Ihre Filter speichern, damit Sie sie nicht jedes Mal neu erstellen müssen.

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Anzeigen und anschließend auf Diesen Filter speichern. Daraufhin können Sie den gespeicherten Filter immer wieder verwenden, indem Sie auf den kleinen Pfeil klicken.

Wenn Sie standardmäßig einen bestimmten Filter festlegen möchten, öffnen Sie die Seiteneinstellungen (durch Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke) und wählen Sie den gewünschten Standardfilter aus. Wenn Sie die Option Daten automatisch abrufen markieren, werden Ihnen beim Öffnen der Seite die auf diesem Filter basierenden Daten immer sofort angezeigt.

In den Ergebnissen werden alle Mitarbeiter und Projekte aufgelistet, für die Sie Genehmigungen vornehmen können.

Datumsbereich für Genehmigungen

Ganz oben sehen Sie den Zeitraum, für den Sie gerade eine Genehmigung durchführen. Sie können die Daten dahingehend ändern, dass Sie beispielsweise Genehmigungen für einen ganzen Monat anstatt standardmäßig für jeweils eine Woche vornehmen. Unter Persönliche Einstellungen (Zahnrad) lässt sich die Standardansicht ändern.

Genehmigung von Stunden

Wenn Sie als Mitarbeitermanager Stunden und Abwesenheiten genehmigen, stehen Ihnen eine einfache und eine detaillierte Übersicht zur Verfügung.

Einfache Übersicht

Genehmigung von Stunden

Auf der linken Seite erhalten Sie eine einfache Übersicht in Form einer Liste der Mitarbeiter, für die Genehmigungen erforderlich sind. Hier können Sie sehen, wie viele Stunden im ausgewählten Zeitraum insgesamt pro Mitarbeiter erfasst wurden.

Neben jedem Mitarbeiter gibt ein Farbcode den Status der Genehmigung an:

• Grau: Die Stunden wurden nicht genehmigt.
• Grün: Alle Stunden wurden genehmigt.
• Rot: Im angegebenen Zeitraum gibt es abgelehnte Stunden.
• Gelb: Die Stunden wurden teilweise genehmigt. Einige Stunden müssen noch genehmigt werden, z. B. Stunden, die nach einer Ablehnung eingereicht wurden.

Darüber hinaus erhalten Sie den folgenden Hinweis, wenn ein Mitarbeiter seinen Stundenzettel nicht eingereicht hat: Hat keine Zeit eingereicht. 

Sie haben die Möglichkeit, Stunden eines oder mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig zu genehmigen oder abzulehnen. Wählen Sie dazu alle Mitarbeiter aus, für die Sie Stunden genehmigen möchten. Wenn Sie das Kontrollkästchen neben dem jeweiligen Mitarbeiter nicht markieren können, wurden die Stunden noch nicht zur Genehmigung eingereicht. Zur Problemlösung klicken Sie zunächst auf den Namen des Mitarbeiters, woraufhin Sie sie in der detaillierten Übersicht Stundenzettel für Mitarbeiter schließen entweder selbst einreichen oder den Mitarbeiter über Einreichung des Stundenzettels erbitten mittels einer E-Mail-Benachrichtigung dazu auffordern können.

Genehmigung von Abwesenheitsanträgen

Unter „Abwesenheitsanträge“ können Sie sehen, ob Mitarbeiter einen Antrag auf Abwesenheit in einem Zeitraum gestellt haben. Diese Übersicht basiert nicht auf Ihrem ausgewählten Datumsbereich, da dieser normalerweise in der Zukunft liegt. Abwesenheitsanträge erscheinen unverzüglich nach ihrer Übermittlung durch die Mitarbeiter, da sie sowohl für deren persönliche Planung als auch für Ihre Ressourcenübersicht wichtig sind. Beachten Sie bitte, dass Abwesenheit nur zur Genehmigung angezeigt wird, wenn für den jeweiligen Lohncode angegeben wurde, dass Urlaub und zusätzliche freie Tage genehmigt werden müssen.

Wenn ein Mitarbeiter daraufhin die genehmigte Abwesenheit entfernt, wird Ihnen dies in Ihrer Übersicht der Abwesenheitsanträge angezeigt. Sie werden also über die Änderung informiert.

Detaillierte Übersicht

Nachdem Sie einen Mitarbeiter aus Ihrer Liste ausgewählt haben, erhalten Sie in der Übersicht neben Ihrer Mitarbeiterliste einen Gesamtüberblick über den Zeitverbrauch.

Oben finden Sie eine Zusammenfassung der Stunden aufgeteilt in folgende Bereiche::

• Projektzeit: Hier können Sie für jedes Projekt einsehen, wie viele Stunden im angegebenen Zeitraum erfasst wurden.
• Abwesenheit: Hier können Sie für jeden Abwesenheits- und Lohncode einsehen, wie viele Stunden im angegebenen Zeitraum erfasst wurden.
• Summe: Hier können Sie sehen, wie viele Stunden insgesamt im angegebenen Zeitraum erfasst wurden.
• Gleitzeit: Hier wird die Gleitzeitberechnung für den ausgewählten Zeitraum angezeigt. Wenn Sie Gleitzeit im System deaktiviert haben, wird dieser Punkt nur dem Mitarbeitermanager zwecks Genehmigung angezeigt, nicht jedoch dem Mitarbeiter.

Sie können die verschiedenen Spaltenüberschriften anklicken, um die Übersichten einzuklappen und sich eine übergeordnete Darstellung anzusehen. Diese kann unter Persönliche Einstellungen (Zahnrad) auch als Standardansicht festgelegt werden.

In der Übersicht haben Sie die Möglichkeit, den geschlossenen Zeitraum entweder zu genehmigen oder abzulehnen. Wenn der Mitarbeiter den Zeitraum nicht geschlossen hat, können Sie ihn entweder selbst einreichen oder den Mitarbeiter dazu auffordern.

Wenn Sie auf Genehmigen klicken, werden alle Stunden genehmigt und Sie automatisch zum nächsten Mitarbeiter auf der Liste weitergeleitet. Dies wird so lange fortgesetzt, bis keine Mitarbeiter mehr übrig sind, für die Stunden genehmigt werden müssten.

Wenn Sie auf Ablehnen klicken, können Sie dem Mitarbeiter auch den Grund für die Ablehnung mitteilen. Der Mitarbeiter kann Ihre Ablehnung auf dem Stundenzettel sehen. 

Mit den großen Pfeilen in der Detailübersicht können Sie durch die Liste Ihrer Mitarbeiter navigieren und Genehmigungen für einen nach dem anderen vornehmen.

Einzelne Erfassungen genehmigen oder ablehnen

Wenn Sie detailliertere Informationen über die Erfassungen eines Mitarbeiters benötigen, können Sie sich weiter unten auf der Seite eine tägliche Übersicht für den angegebenen Zeitraum anschauen. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, einzelne Erfassungen zu genehmigen oder abzulehnen. Darüber hinaus können Sie, sofern Sie die entsprechende Option aktiviert haben, den Abrechnungsstatus von Erfassungen zwischen fakturierbar und nicht fakturierbar umschalten.

Regeln zur Schließung von Stundenzetteln aufstellen

Sollte es vorkommen, dass Ihre Mitarbeiter Stundenzettel einreichen, ohne alle Stunden eingetragen zu haben, können Sie Regeln dafür aufstellen, wann ein Stundenzettel zur Genehmigung eingereicht werden kann. Im folgenden Video erfahren Sie, welche Regeln Sie anwenden können.

Genehmigung durch Projektleiter

Wenn Sie in TimeLog Genehmigungen durch Projektmanager verwenden, sehen Sie in der einfachen Liste links die Projekte mit genehmigungspflichtigen Erfassungen. Standardmäßig werden Ihre aktiven Projekte angezeigt, auch wenn keine Erfassungen dafür vorliegen. Außerdem sehen Sie Erfassungen für inaktive Projekte im ausgewählten Zeitraum.

Wenn Sie als Projektleiter die vom Mitarbeiter für das Projekt erfassten Stunden nicht genehmigen möchten, können Sie sie ablehnen und einen Kommentar mit dem Grund der Ablehnung hinzufügen. Der Mitarbeiter kann Ihren Kommentar auf dem Stundenzettel sehen. Sie können die Erfassungen eines Mitarbeiters für ein bestimmtes Projekt genehmigen und gleichzeitig Erfassungen für ein anderes Projekt ablehnen. Sobald der Mitarbeiter die abgelehnten Erfassungen berichtigt und seinen Stundenzettel erneut zur Genehmigung eingereicht hat, erscheint dieser in der Übersicht, sodass Sie ihn nun genehmigen können.

Sie aktivieren die Genehmigung durch den Projektleiter unter Systemadministration -> Genehmigungsverfahren.

Überblick über das Genehmigungsverfahren

Mit dem Bericht Status der Wochenberichte erhalten Sie einen Überblick darüber, wie weit Ihre Mitarbeiter mit ihren Zeiterfassungen gekommen sind und welchen Status ihre Stundenzettel haben.

Erneutes Öffnen von Stundenzetteln

Wenn Sie einen Stundenzettel eines Mitarbeiter erneut öffnen müssen, wählen Sie im Datumsbereich den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie dann links auf den Mitarbeiter. Ihr Zeitraum muss nicht mit dem Datumsbereich übereinstimmen, für den der Mitarbeiter Zeiten erfasst hat.

Wenn der Zeitraum geschlossen ist, wird der Mitarbeiter grün markiert. Daraufhin erscheint in der detaillierten Übersicht die Schaltfläche Erneut öffnen, über die Sie den Zeitraum erneut öffnen können. Dies wird unter Kommentare und Handlungen vermerkt. Eine gelbe Markierung bedeutet, dass noch nicht alle Zeiterfassungen genehmigt wurden. Hier können Sie stattdessen den Zeitraum ablehnen, was auch die Stundenzettel wieder öffnet.

Kommentare und Handlungen

Hier sehen Sie eine Übersicht über die verschiedenen Handlungen, die im angegebenen Zeitraum durchgeführt wurden. Wenn Sie auf die Uhr neben einer Handlung klicken, können Sie das Datum einsehen, an dem sie ausgeführt wurde.

Unter anderem können Sie sich anschauen, wer die folgenden Handlungen wann ausgeführt hat:

• Für welchen Zeitraum der Mitarbeiter den Stundenzettel geschlossen hat
• Ob der detaillierte Stundenzettel oder Teile davon abgelehnt wurden
• Wann der detaillierte Stundenzettel nach einer Ablehnung erneut eingereicht wurde
• Wann der detaillierte Stundenzettel genehmigt wurde
• Ob der detaillierte Stundenzettel irgendwann wieder geöffnet und dann erneut genehmigt wurde

Spezielle Hinweise

Sie können nur dann Genehmigungen vornehmen, wenn Sie diese Option in der Systemadministration aktiviert haben.

Den Verantwortlichen für die Genehmigung ändern

Sie bestimmen selbst, wer die Zeiten der verschiedenen Mitarbeiter auf ihren Mitarbeiterkarten genehmigen soll. 

Im Zusammenhang mit beispielsweise Urlaub und Krankheit können Genehmigungen im Namen von Kollegen erforderlich werden. Daher empfehlen wir Ihnen, auch in der Systemadministration eine neue Rolle anzulegen, die den Zugang zu Genehmigungen für andere freigibt. Dies können Sie in der Systemadministration unter Mitarbeiter -> Rollen- und Rechteverwaltung tun. Nachdem Sie die Rolle erstellt haben, müssen Sie sie denjenigen Mitarbeitern zuweisen, die als stellvertretende Genehmiger fungieren sollen.

Wenn Stunden eines anderen Mitarbeitermanagers genehmigt werden, erscheint ein entsprechender Hinweis im Kommentar der jeweiligen Genehmigung.

Persönliche Einstellungen für die Seite

Durch Anklicken des Zahnrads haben Sie die Möglichkeit, persönliche Einstellungen für die Seite vorzunehmen. Beispielsweise können Sie einen Standardzeitraum festlegen. Standardmäßig werden die Daten der laufenden Woche angezeigt. Darüber hinaus können Sie Folgendes auswählen:

• Letzte Woche
• Diese Woche
• Dieser Monat
• Letzter Monat

Darüber hinaus können Sie auswählen, ob die Zusammenfassung für jeden Mitarbeiter beim Aufrufen der Seite ein- oder ausgeklappt sein soll. Standardmäßig ist alles ausgeklappt, sodass Ihnen alle Daten auf einmal angezeigt werden.

Zudem können Sie eine bestimmte Tastenkombination festlegen, mit der Sie direkt zum Bereich Genehmigung gelangen.