Genehmigung

Einleitung

Auf dieser Seite legen Sie fest, ob Zeiterfassungen und Auslagen genehmigt werden sollen und wie detailliert die Genehmigung ausfallen soll.

Beschreibung

Die Einrichtung erfolgt unter Systemadministration -> Genehmigungsprozesse.

Genehmigung von Stundenzetteln

Für die Genehmigung von Stundenzetteln gibt es drei Einrichtungsmöglichkeiten:

• Keine wird markiert, wenn Zeiterfassungen nicht genehmigt werden sollen
• Abgeschlossene Stundenzettel sind zu genehmigen wird markiert, wenn die Zeiterfassungen nur vom nächsten Mitarbeitermanager genehmigt werden sollen

• Abgeschlossene Stundenzettel sind zuerst vom Projektleiter und anschließend vom nächsten Mitarbeitermanager zu genehmigen wird markiert, wenn die Zeiterfassungen zuerst vom jeweiligen Projektleiter und danach vom nächsten Mitarbeitermanager genehmigt werden sollen

Genehmigung von Auslagen

Die Anzahl der Schritte im Genehmigungsverfahren ergibt sich aus der Markierung der einzelnen Schritte.
Die Genehmigung von Auslagen und Reisekosten erfolgt mithilfe des Berichts Auslagen genehmigen im Menü Mitarbeiter.

Genehmigung von Rechnungen und Einnahmebelegen

Wenn Sie einen Haken bei Schaltfläche „Bereit für die Buchführung“ auf Vorlagen anzeigen setzen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungsvorlagen nach abgeschlossener Einrichtung als „bereit für die Buchführung“ zu markieren.

Auf diese Weise können Sie anhand von Rollen in den Mitarbeiterprofilen aufteilen, wer Rechnungsvorlagen erstellen und wer die eigentliche Buchführung vornehmen kann.

Außerdem dient es als eine Art interner Qualitätssicherung während der Buchungsperiode, dass nur Vorlagen verbucht werden können, die zur Rechnungsstellung genehmigt sind. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Vorlagen irrtümlich verbucht werden, für die noch nicht alle Informationen des Kunden vorliegen. 

Regeln zum Abschluss von Stundenzetteln

Hier können Sie festlegen, ob Ihre Mitarbeiter beim Einreichen des Stundenzettels benachrichtigt werden sollen, wenn beispielsweise noch Zeit erfasst werden muss. Standardmäßig ist Keine Regeln/Warnungen ausgewählt.

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl:

• Keine Regeln/Warnungen
• Auf der Benutzeroberfläche „Zur Genehmigung einreichen“ erscheint eine Warnung, wenn der Mitarbeiter weniger als seine Regelarbeitszeit erfasst hat
• Der Stundenzettel kann nicht geschlossen werden, wenn der Mitarbeiter weniger als seine Regelarbeitszeit erfasst hat
• Auf der Benutzeroberfläche „Zur Genehmigung einreichen“ erscheint eine Warnung, wenn der Mitarbeiter in einer Woche 0 Stunden erfasst hat
• Der Stundenzettel kann nicht geschlossen werden, wenn der Mitarbeiter in einer Woche 0 Stunden erfasst hat