Hvis du driver forretning med kontorer i flere lande eller er en del af en større koncern eller gruppe, har du måske medarbejdere ansat af virksomhed A, men som arbejder på projekter, der ejes og faktureres af virksomhed B. Brug TimeLog MLE til at skabe gennemsigtighed og følge op på finansielle poster på tværs af juridiske enheder.
Du skal tale med os, før du går i gang med opsætningen. Kontakt vores Customer Success Team via support@timelog.dk eller telefon +45 70 200 645, eller start en chat med os for at lære mere om processen.
Hvad du bør overveje, før du går i gang
Uanset, om du har brugt TimeLog i et stykke tid eller starter nu, er der et par ting, du bliver nødt til at foretage dig eller tænke over, før du går i gang.
- Afstem forventninger på tværs af organisationen
Identificer de vigtigste interessenter på tværs af organisationen, og find ud af, hvad der forventes af den nye opsætning. Eksempler: Hvilke data vil de måle på, hvilke medarbejdere hører til hvilken juridisk enhed, hvem ejer specifikke processer - Hvilke er globale processer, hvilke er lokale processer uden for TimeLog
Find ud af, hvilke af de arbejdsprocesser, du har i virksomheden, der kan være de samme for alle de juridiske enheder, og match opsætningen af TimeLog. Derefter skal du finde ud af, hvilke steder du har brug for at justere opsætningen, så den passer til den lokale opsætning for hver juridisk enhed. Selv hvis du har flere virksomheder i samme land, opdager du måske, at de kører de samme processer på forskellige måder.
Eksempel: Du har en aftale om, at timer skal registreres for ugen, og at timesedler skal lukkes kl. 10 den følgende mandag på globalt niveau. Et eksempel på en lokal proces er ferie og overtidskompensation, hvor du kan have forskellige regler hvert sted
- Niveau af gennemsigtighed
Find ud af, hvem i din virksomhed der har adgang til alt. Det kan fx være gruppens direktør og økonomidirektør, og hvem der kun har brug for adgang til dataene i de juridiske enheder. Du kan bruge rolleopsætningen i TimeLog til dette formål og sikre, at ikke alle medarbejdere kan få adgang til alle data for projekt og medarbejdere - Er dine juridiske enheder på samme modenhedsniveau?
Find ud af, hvor modne dine juridiske enheder er, og hvor du kan forbedre processen. Tag den store test om modenhedsniveau nu, og find ud af, hvor nemt du kan arbejde med hver juridisk enhed for at øge din profit - Juster de globale indstillinger i TimeLog
Det meste af den opsætning, du foretager i systemadministrationen, gælder for alle juridiske enheder, så du skal blive enig med de vigtigste interessenter om indstillingerne. Det har til formål at afstemme tingene, så du ser de rette data på det rigtige sted, og det er også for at sikre, at du ikke har behov for at bruge ekstra tid på disse diskussioner under implementeringen
Den tid og de ressourcer, der er nødvendige for at lykkes med TimeLog MLE
Vi kan ikke sige, hvor lang tid der er nødvendig for de forberedelser, du skal foretage, da det varierer afhængigt af størrelsen af din virksomhed og det antal af juridiske enheder, du vil tilføje til TimeLog.
Når I først er blevet enige om strukturen, og I har alle aftaler på plads internt, tager det omkring en halv dag at sætte alt op med en konsulent fra TimeLog – uden integrationer.
Integrationsopsætningen afhænger også af, hvor mange juridiske enheder du har, og hvilke lønsystemer og økonomisystemer, du vil integrere til.
Områder i TimeLog, du skal klargøre for hver juridisk enhed
- Timepriser
- Medarbejderkostpriser
- Medarbejdere
- Økonomi og lønintegrationer
- Nummerserier
- Rolleopsætning
Kunder og kontaktpersoner er globale og ikke knyttet til specifikke juridiske enheder. Du bliver nødt til at tage dette med i dine overvejelser, når du navngiver kunderne. Hvis du har brug for at integrere TimeLog i flere økonomiske systemer, bliver du nødt til at være ekstra opmærksom på dette, når du sætter systemet op.
Du kontrollerer adgang til data via rolleopsætningen. Nogle personer kan have adgang til alle data for alle juridiske enheder, og fx landeledere kan have adgang til deres juridiske enhed, fx Sverige eller Tyskland.
Områder, hvor du vil se dataene for de juridiske enheder
Opsætningen af TimeLog MLE vil påvirke dataene inden for følgende områder:
- Projekter
- Fakturering
- Valutaer
- Rapportering
Områder, vi har i pipeline for fremtiden
Vi arbejder løbende på at opbygge den bedste TimeLog PSA for at støtte din vækst. Få mere at vide om, hvad vi gør for at understøtte din forretningsudvikling, og få indblik i nogle af vores kommende funktioner og featuresmed et enkelt klik her.
Eksempler på, hvornår det giver mening at bruge TimeLog MLE
Det giver ikke nødvendigvis altid mening for alle større virksomheder at benytte TimeLog MLE. Vi angiver her nogle eksempler fra vores kunder, som bruger det nu, så du nemmere kan afgøre, om det også kan være til gavn for din virksomhed.
En kollega registrerer udgifter i forskellige valutaer
Din kollega har brug for at vide, hvad vekselkursen er på en bestemt dag eller har brug for at angive den vekselkurs, som kortholderen angav for at modtage den korrekte godtgørelse. Din kollega har også brug for at se alle udgifterne i den juridiske enheds valuta (valuta for godtgørelse).
Eksempel: Jeg arbejder i Sverige for virksomhed A. Jeg udførte konsulentarbejde i Norge og Tyskland. Jeg havde udgifter til disse forretningsrejser, og nu har jeg brug for at registrere disse udgifter i NOK og EUR og se, hvor meget jeg får tilbage i SEK.
Direktør/økonomidirektør følger op på budgetter på virksomhedsniveau
For at følge budgettet på virksomhedsniveau (eller andre niveauer) skal den administrerende direktør/økonomidirektøren kunne se alt i virksomhedens selskabsvaluta. Hvis virksomheden er global eller har finansielle data i andre valutaer, skal den konvertere den pågældende valuta til virksomhedens valuta. Nogle virksomheder mener, at en omtrentlig vekselkurs er god nok til opfølgning, men for andre virksomheder er vekselkursen helt afgørende, og de ønsker fuld kontrol over valutaen.
Eksempel: Jeg har brug for kende indtægten for 1. kvartal og sammenligne det med mit budget i EUR. Virksomheden har indtægter fra forskellige valutaer, og jeg har brug for at se dem i den samme valuta som for mit budget. Jeg har også brug for at se, om jeg har fået ekstra indtægter eller mistet indtægter på grund af valutaudsving.
Regionale ledere følger op på deres budgetter
Regionale ledere eller deres assistent kan følge op på deres budgetter. De har måske budgettet i samme valuta som for deres juridiske enhed, og derfor har de brug for at hente alle de relevante finansielle data, der er ændret for denne valuta.
Projektledere følger op på deres budgetter
En projektleder har brug for at følge op på budgetterne for sine projekter. Hvis projektet har indtægter eller omkostninger i andre valutaer, skal TimeLog konvertere dette til projektets primære valuta for at følge op på budgettet.
Vil du vide mere og komme i gang?
Kontakt vores Customer Success Team via support@timelog.dk eller telefon +45 70 200 645, eller start en chat med os for at få mere at vide om processen.