Om du driver ett företag med kontor i flera länder eller är del av en stor koncern kan du ha personal som är anställd av företag A, men som arbetar med projekt som ägs och faktureras av företag B. Använd TimeLog MLE för att skapa transparens och följa upp ekonomin hos flera juridiska personer.
Du måste kontakta oss innan du sätter igång med inställningen. Kontakta vårt Customer Success-team genom att antingen skriva till support@timelog.se, ringa till 08-50 926 910 eller chatta med oss för att lära dig mer om processen.
Vad du måste tänka på innan du börjar
Oavsett om du redan har använt TimeLog ett tag eller om du börjar nu så finns det några saker du måste göra och fundera på innan du börjar.
- Stäm av och anpassa förväntningarna i organisationen
Identifiera de viktigaste intressenterna i din organisation och ta reda på vad de förväntar sig av den nya inställningen. Exempel: Vilken data vill de ska mätas? Vilka medarbetare hör till vilken juridisk person? Vem är ansvarig för specifika processer? - Vilka är de globala processerna? Vilka är de lokala processerna utanför TimeLog?
Ta reda på vilka arbetsprocesser det finns i ditt företag som kan vara samma för alla juridiska personer och gör motsvarande inställningar i TimeLog. Sedan måste du ta reda på var du måste anpassa inställningen så att den passar de lokala inställningarna för varje juridisk person. Även om du har flera företag i samma land kan det vara så att de genomför samma processer på olika sätt.
Exempel: Ni har kommit överens om att timmar måste registreras för veckan och att tidrapporten stängs globalt kl. 10 följande måndag. Ett exempel på en lokal process är semester och övertidskompensation där det kan finnas olika regler på olika platser
- Hur transparent är det
Ta reda på vem på ditt i företag som behöver åtkomst till allt, det kan t.ex. vara koncernens CEO och CFO, och vem som endast behöver åtkomst till datan för de juridiska personerna. Du kan använda behörighetsinställningen i TimeLog för att arkivera det här och se till att inte alla medarbetare kan komma åt all data för projekt och medarbetare - Är dina juridiska personer på samma mognadsnivå?
Ta reda på hur mogna dina juridiska personer är och var du kan förbättra processerna. Gör mognadstestet nu och ta reda på hur enkelt du kan arbeta med varje enhet för att förbättra din lönsamhet - Anpassa de globala inställningarna i TimeLog
De flesta av de inställningar du gör i systemadministrationen gäller för alla juridiska personer, så du måste komma överens om inställningarna med de viktigaste intressenterna. Detta för att se till att du ser rätt data på rätt ställe och för att säkerställa att du inte behöver lägga extra tid på de här diskussionerna under implementeringen
Tid och resurser som krävs för att lyckas med TimeLog MLE
Vi kan inte ange exakt hur lång tid de förberedelser du måste göra tar, eftersom det varierar beroende på företagsstorlek och antalet juridiska personer du vill lägga till i TimeLog.
När ni har kommit överens om strukturen och har alla överenskommelser på plats internt tar det ungefär en halv dag att ställa in allt tillsammans med en konsult från TimeLog – utan integrationer.
Integrationsinställningarna beror även på hur många juridiska personer du har och vilka löne- och ekonomisystem du vill integrera.
Delar i TimeLog som du behöver förbereda för varje juridisk person
- Timpriser
- Medarbetarkostnader
- Medarbetare
- Ekonomi- och löneintegrationer
- Nummerserier
- Behörighetsinställning
Kunder och kontaktpersoner är globala och inte länkade till specifika juridiska personer. Det är något du måste tänka på när du namnger kunderna. Om du behöver integrera TimeLog till flera ekonomisystem måste du vara extra medveten om det när du ställer in systemet.
Du kontrollerar åtkomsten till data via behörighets- och rättighetsinställningen. Vissa personer kan ha åtkomst till all data för alla juridiska personer och t.ex. landschefer kan ha åtkomst till sina respektive juridiska personer, t.ex. Sverige eller Tyskland.
Områden där du kommer att se data för de juridiska personerna
Att ställa in TimeLog MLE kommer att påverka datan inom följande områden:
- Projekt
- Fakturering
- Valutor
- Rapportering
Områden vi har i pipelinen för framtiden
Vi arbetar kontinuerligt för att utveckla bästa möjliga TimeLog PSA för att stötta din tillväxt. Läs mer om vad vi gör för att stödja ditt företags utveckling och om några av våra kommande funktioner och versioner genom att klicka här.
Exempel på när det är klokt att använda TimeLog MLE
Det är inte alltid rätt beslut för alla stora företag att använda TimeLog MLE. Därför listar vi några exempel från våra kunder som använder det nu så att du lättare kan avgöra om det skulle vara bra för ditt företag också.
En kollega rapporterar utgifter i olika valutor
Din kollega måste veta växelkursen för den specifika dagen eller måste lägga in den växelkurs som kortinnehavaren angav för att få korrekt ersättning. Din kollega behöver också kunna se alla utgifter i den juridiska personens valuta (ersättningens valuta).
Exempel: Jag arbetar på företag A i Sverige. Jag har gjort konsultarbete i Norge och Tyskland. Jag hade utgifter under de här affärsresorna och nu behöver jag registrera dem i NOK och EUR och se hur mycket jag kommer att få tillbaka i SEK.
CEO/CFO följer upp budgetar på företagsnivå
För att följa budgeten på företagsnivå (eller andra nivåer) måste CEO/CFO kunna se allting i företagets affärsvaluta. Om företaget är globalt eller har ekonomiska data i andra valutor måste det konvertera valutan till företagsvalutan. Vissa företag vill endast ha en ”tillräckligt bra” växelkurs för uppföljning, men för andra företag är växelkursen avgörande och de vill ha full kontroll över valutan.
Exempel: Jag behöver veta intäkterna för Q1 och jämföra med budgeten i EUR. Företaget har intäkter i fem olika valutor och jag behöver se dem i valutan budgeten är gjord i. Jag behöver också se om jag har fått ökade eller minskade intäkter p.g.a. valutornas fluktuationer.
Regionala chefer följer upp sina budgetar
Regionala chefer eller assistenter till den regionala chefen måste kunna följa upp sina budgetar. De kan ha budgeten i den juridiska personens valuta och därför behöver de få all relevant ekonomidata i samma valuta.
Projektledare följer upp sina budgetar
En projektledare behöver följa upp budgetarna för sina projekt. Om projektet har intäkter eller kostnader i andra valutor måste TimeLog konvertera det till projektets huvudvaluta för att följa upp budgeten.
Vill du veta mer och komma igång?
Kontakta vårt Customer Success team genom att antingen skriva till support@timelog.se, ringa till 08-50 926 910 ellerchatta med oss för att lära dig mer om processen.