Avdelningar
Hur du aktiverar, skapar och underhåller avdelningsstrukturen i er TimeLog-miljö, så att ni kan organisera er verksamhet i tydliga avdelningar och se till att denna struktur bibehålls uppdaterad över tid.
Denna funktion är endast tillgänglig i de utvalda högsta nivåerna av TimeLog.
Aktivera avdelningar
För att kunna följa dessa instruktioner behöver du ha tillgång till Systemadministration inne i ert TimeLog.
När du aktiverar avdelningar kommer ett avdelningsfilter att bli tillgängligt på flera olika ställen i systemet, vilket tillåter dig att sortera och analysera data utifrån avdelning.
Uppsättning av avdelningar
I huvudmenyn, klicka på 'System' för att öppna Systemadministrationen. Gå sedan till 'Allmäna inställningar' och välj Avdelningar.' Öppna upp 'Konfiguration av avdelningar' sektionen för att aktivera eller inaktivera avdelningar för ditt TimeLog.
Filter
Det finns ett filter högst upp som låter dig välja att visa aktiva, inaktiva eller alla avdelningar. Som utgångspunk kommer sidan bara att visa aktiva avdelningar i listan. Klicka på Visa för att se dina avdelningar i listan nedanför.
Avdelningar
Här kan du se en lista på dina avdelnignar. Du kan se namnet på avdelningen, Avdelningschefen samt en indikation på om avdelnignen är aktiv eller inaktiv. Om du har underavdelningar kan du öppna dessa genom att klicka på den lilla pilen till vänster om avdelningens namn.
Skapa en ny avdelning
- Klicka på Ny avdelning
- Skriv in Namn och Avdelningsnummer.
- Välj om du vill att den ska placeras under en annan avdelning genoma att välja en Huvudavdelning för den nya avdelningen. Det kan maximalt finnas 3 nivåer av underavdelningar under en huvudavdelning.
- Välj en Chef för avdelningen.
- Klicka på Spara
Underhåll av avdelningar
Om du önskar ändra i en avdelning, klicka på pennan till höger. Ändringar på en aktiv avdelning kommer appliceras genom hela systemet och de tidigare inställningarna kommer inte längre att vara synliga. Om du behöver separera datan från både före och efter, är det bättre att skapa en ny avdelning istället och flytta relevant data till den nya avdelningen.
Om du önskar radera en avdelning, klicka på papperskorgen, Du kan bara radera en avdelning om den aldrig har använts i systemet. I praktiken betyder detta att avdelningen inte kan vara lönkad till några projekt, medarbetare, tidsregistreringar, och därmed inte ha någon data kopplad till den.
Du kan endast inaktivera en avdelning när alla projekt och medarbetare kopplade till denna är inaktiverad. Om du senare väljer att återaktivera en medarbetare som är kopplad till en inaktiv avdelning, så kommer avdelningen att tas bort från medarbetaren och du måste välja en ny avdelningn innan du kan aktivera eller spara medarbetaren.
Om du har många avdelningar och vill radera eller aktivera/inaktivera flera på en gång, kan du bocka i rutorna till höger och välja en åtgärd från 'Välj åtgärd' rullgardinsmenyn ovanför listan. Klicka OK för att slutföra handlingen.
Har du flera företag i olika länder?
Vi kan hjälpa er med detta med vår TimeLog MLE-modul, vilket tillåter dig att ha flera juridiska personer i samma TimeLog-system, vardera med sin egen separata löne och finans-integration.
Se vår hemsida för detaljer och ta reda på om denna funktion kan vara rätt för er, redan idag!