Utgifts- och reserapportering

Introduktion

Du ställer in din utgifts- och reserapportering i systemadministrationen -> Tid- och utgiftsrapportering -> Inställning av utgifts- och reserapportering.

Beskrivning

Det är viktigt att du går igenom dina inställningar för utgifter, resor och transport eftersom det kan vara avgörande för värdet på dina projekt. I varje avsnitt ska du markera de funktioner du vill använda.

Resekostnader och inköp/utlägg

Du kan välja flera olika inställningar för dina utgiftsrapporteringar.

• Betalingsmetod i rapporten Medarbetares tillgodohavanden: Här kan dina medarbetare söka utifrån betalningssätt i rapporten
• Leverantör: Avgör om du vill att leverantören för de utgifter som läggs in på projekten ska anges
• Traktamente i modulen Resor: Avgör om dina medarbetare kan ange traktamente när de lägger in resekostnader på projekten
• Övernattning i modulen Resor: Avgör om dina medarbetare kan ange övernattning när de lägger in resekostnader på projekten
• Utgiftsnr: Avgör om det automatiskt visas ett nummer på alla utgifter som läggs på projekten

Konfigurering av milersättning

Du kan välja flera olika inställningar för dina milersättningar.

• Dela upp beskattningsbar ersättning: Om du markerar det här fältet kan du dela upp milersättningen i en beskattningsbar och en skattefri andel. Använd det om dina medarbetare får större belopp än det lagstadgade skattefria beloppet. Samtidigt hjälper det din ekonomiansvariga när data exporteras från TimeLog och importeras i lönesystemet.
• Kontonr i ekonomisystemet: Om du markerar det här fältet kan du ange kontonummer på dina milersättningar. Kontonumren visas i datautdragsrapporter, och du kan använda dem för att importera transport till ditt ekonomisystem.
• Visa vägmätare: Om du markerar det här fältet kan dina medarbetare ange reserapporteringarnas start och slut på bilens vägmätare. Det gäller både för privat- och firmabilar. Du kan också ange om medarbetarna ska ange siffrorna.

Regler

• Alla medarbetare kan rapportera utgifter och reseutgifter på alla aktiva projekt: Om du aktiverar den här funktionen kan alla medarbetare rapportera reseutgifter och andra utgifter på alla projekt. Om funktionen är avaktiverad kan medarbetarna bara rapportera utgifter på de projekt där de har tilldelats tid eller där de har rapporterat tid.

Avans på utgifter

Du kan lägga till avans på dina projektutgifter. Det beräknas automatiskt och läggs på när fakturan skickas till kunden. Välj mellan tre alternativ:

• Fast avans: Här bestämmer du som systemadministratör vad avansen ska vara på alla utgifter.
• Standardavans: Här bestämmer du den avans som alltid ska föreslås på utgifterna. Dina medarbetare kan välja en annan avans när de lägger in utgifterna på projekten.
• Valfri avans: Här kan dina medarbetare själva bestämma vilken avans som ska läggas på utgifterna eftersom det inte har angetts någon sådan i utgångsläget. Om du väljer det här alternativet är det bra att komma överens med dina projektledare om riktlinjer för detta.

Särskilda anteckningar

Se en demo på hur det fungerar: