Skydd av personuppgifter (GDPR)

Introduktion

För att hjälpa dig att följa GDPR måste du ange en GDPR-ansvarig och bestämma hur uppsagda medarbetare ska anonymiseras i TimeLog. Det säkerställer att data inte returneras till en viss person, men fortfarande används i din rapportering.

Beskrivning

I systemadministrationen -> Allmänna inställningar ska du gå in på Skydd av personuppgifter (GDPR). Här kan du göra din inställning för anonymisering.

Ansvarig kontaktperson

Överst på sidan väljer du den ansvariga kontaktpersonen som sparas i vår databas. Den ansvariga kontaktpersonen är länken mellan TimeLog och dig som kund i allt som rör dataskydd och EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Kontaktpersonen är den enda som kan ge TimeLog anvisningar om hantering och behandling av data som sträcker sig längre än vad som angetts i personuppgiftsbiträdesavtalet, t.ex. import, export och redigering av data. Ansvarig kontaktperson kommer även vara den som får nyheter om ändringar och åtgärder som rör dataskydd, t.ex. om nya underbiträden anlitas.

Dataskydd - Medarbetare

Du bestämmer när data ska anonymiseras och/eller raderas efter att en medarbetare har slutat. 

För att aktivera radering och anonymisering måste du bocka för de två rutorna och ange antalet dagar och månader i de två fälten.

Vad händer om jag bockar rutorna?

• Ta bort en medarbetares all kontaktinformation: E-post adress, kommentar och alla personliga uppgifter från medarbetarkortet tagit bort
• Anonymisera medarbetare: Flyttar alla rapporteringar över till en anonym systemmedarbetare så det inte går att referera specifikt till medarbetaren i fråga

När tidigare medarbetare har anonymiserats kommer de att överföras till en samlad anonym systemanvändare. Här kommer data från alla tidigare medarbetare att hamna som anonyma data för att säkerställa att det inte går att hänvisa till en viss medarbetare vid ett senare tillfälle. Observera att du inte kommer att kunna hämta tillbaka data, när de väl har hamnat hos den anonyma systemanvändaren.

Ge TimeLog permanent supportåtkomst

Välj att ge TimeLog permanent supportåtkomst till din TimeLog-webbplats i alla supportfall. Så kan vi hjälpa dig snabbare och enklare när du behöver det.

Särskilda anteckningar

Om du har använt TimeLog före december 2018

När du ställer in anonymisering av medarbetare, så kommer det troligtvis att innebära att du anonymiserar flera på en gång. Du kommer därför att finna att det kan ta några dagar innan TimeLog har anonymiserat alla tidigare medarbetare, eftersom det är många data som ska behandlas.

OBS! Om du upptäcker att det finns inaktiva medarbetare, som fortfarande är synliga i TimeLog beror det på att det saknas ett uppsägningsdatum på medarbetarkortet. Det är detta datum som bestämmer när medarbetaren kommer att anonymiseras.