Lönekonto

Introduktion

Här kan du ställa in dina lönekonton och löne- och frånvarokoder så att de passar de behov du har på ditt företag. Det är bekvämt om du t.ex. har medarbetare med olika kollektivavtal där det kan behövas olika konfigurationer.

Beskrivning

Du konfigurerar i systemadministration -> Medarbetare -> Lönekonto. Om du vill använda lönekonton och avancerad lönetidsrapportering måste du först aktivera det på förstasidan i systemadministrationen. 

Vi rekommenderar att du gör din lönekonfiguration tillsammans med din löneadministratör så du är säker på att rapporteringarna läggs in korrekt på era lönespecifikationer.

Filter

Längst upp på sidan hittar du filtret där du kan välja om du vill se aktiva, inaktiva eller alla lönekonton. Som standard ser du bara aktiva konton. Klicka på Visa för att visa dina konton i listan under.

---

 

Lönekonton

Här ser du en lista över de lönekonton som har skapats i systemet. Som standard ser du konton för flextid, sjukdom och semester. Om du klickar på plustecknet längst ut till vänster öppnas en lista med de löne- och frånvarokoder som finns på de olika kontona.

Du kan knyta en eller flera löne- eller frånvarokoder till varje konto. Vi rekommenderar at du anger en koduppsättning per arbetstidskonto så att beräkningen blir överskådligare både för dig, dina medarbetare och din löneadministratör.

Skapa ett nytt lönekonto

Du skapar ett nytt lönekonto genom att klicka på knappen Nytt lönekonto. Då öppnas dina alternativ för redigering.

• Kod: Här anger du vilken sortering kontot ska ha i din lista
• Namn: Här anger du det namn som ska visas på listan och på rapporter
• Beskrivning: Här kan du ange uppgifter om kontot
• Saldoformat: Här bestämmer du om kontot ska räknas i timmar, dagar eller antal
  
  

---

Skapa en ny lönekod

Du skapar en ny lönekod genom att klicka på knappen Ny lönekod. Då öppnas dina alternativ för redigering.

De första tre alternativen visas för medarbetarna i tidrapporten:

• Sortering: Här anger du vilken sortering koden ska ha på tidrapporten
• Namn: Här anger du det namn som ska visas hos dina medarbetare på tidrapporten
• Beskrivning: Här kan du ange uppgifter om koden så att dina medarbetare vet om det är rätt kod att rapportera på

De resterande punkterna visas bara för dig som systemadministratör:

• Lönekonto: Här väljer du vilket konto dina medarbetares rapporteringar ska läggas in på
• Lönespecifikationstyp: Här väljer du hur dina medarbetares rapporteringar ska specificeras. Valet här hjälper och underlättar arbetet för din löneadministratör
  o Lönespecifikation: Används bl.a. för att rapportera övertid (tidrapportering x faktor)
  o Lönetillägg: Används bl.a. för att rapportera arbetspass utanför normal arbetstid
  o Utbetalning: Används bl.a. för att rapportera det antal timmar som ska betalas ut tillsammans med medarbetarens lön
• Format: Här väljer du om rapporteringen ska göras i Timmar, Hela dagar eller Halva och hela dagar. Vi rekommenderar att koder som rör sjukdom normalt ställs in på Timmar medan semester och t.ex. föräldraledighet ställs in på Halva eller hela dagar
• Beräkningsprincip: Bestämmer om tid läggs till eller dras av från det lönekonto som koden tillhör. Du får överblick och tilldelar dagar/timmar via Löneadministrationen
• Faktor, lönekonto: För varje timme som rapporteras styr den här faktorn hur mycket det räknas upp eller ner på kontot. Om faktorn t.ex. är 2 och det görs ett avdrag leder en halv timme till att en timme dras av på kontot
• Faktor, flextidkonto: Den här faktorn bestämmer hur tid som rapporterats på koden påverkar saldot på medarbetarens flextidkonto. Om faktorn t.ex. är 1 ökar flextidsaldot med 1 timme när 1 timme rapporteras på lönekoden. Om faktorn t.ex. är negativ -0,5 så minskar saldot på flextidkontot med 0,5 timme när 1 timme rapporteras på koden
• Längst ner kan du välja om koden ska aktiveras när du sparar

Kom ihåg att klicka på Spara när du är färdig med dina inställningar.

Underhålla lönekoder

Om inga ändringar görs i era lokala överenskommelser eller avtal behöver du inte ändra koderna. De fortsätter helt automatiskt att köra från år till år med din konfiguration.

Om du trots det behöver ändra en eller flera koder rekommenderar vi att du skapar en ny kod och avaktiverar den nuvarande. Anledningen till detta är bl.a. för att du ska kunna se att beräkningarna görs korrekt och att det inte råder någon tvekan om konverteringen om du byter från ett format till ett annat.

En tumregel är att om du vill ändra en kods registreringssätt/format eller specifikationstyp så ska du skapa en ny kod.

---

Skapa en ny frånvarokod

Du skapar en ny frånvarokode genom att klicka på knappen Ny frånvarokod. Då öppnas dina alternativ för redigering.

De första tre alternativen visas för medarbetarna i tidrapporten:

• Sortering: Här anger du vilken sortering koden ska ha på tidrapporten
• Namn: Här anger du det namn som ska visas hos dina medarbetare på tidrapporten
• Beskrivning: Här kan du ange uppgifter om koden så att dina medarbetare vet om det är rätt kod att rapportera på

De resterande punkterna visas bara för dig som systemadministratör:

• Frånvarotyp: Här väljer du om frånvarokoden ska tillhöra typen Sjukdom, Semester, Ledig utan lön eller Ledig med lön. Valet används för att ge dig en överblick i våra rapporter, där du kan samla olika rapporteringar för frånvarokoder. 
  o Sjukdom: Används för at rapportera när dina medarbetare har varit sjuka eller haft t.ex. första vabbdag eller genomgått ett rehabiliteringsförlopp. 
  o Semester: Används för att rapportera när dina medarbetare har semester. 
  o Ledig utan lön: Används vanligtvis för att rapportera frånvaro när du själv ska betala för den tid du har ledigt. Det kan t.ex. handla om egenbetald utbildning.
  o Ledig med lön: Används vanligtvis för att rapportera frånvaro när företaget ska betala för den tid du har ledigt. Det kan t.ex. handla om föräldraledighet.
• Format: Här väljer du om rapporteringen ska göras i Timmar, Hela dagar eller Halva och hela dagar. Vi rekommenderar att koder som rör sjukdom normalt ställs in på Timmar medan semester och t.ex. föräldraledighet ställs in på Halva eller hela dagar
• Beräkningsprincip: Avgör om tid läggs till eller dras av från saldot på frånvarokoden. Du får överblick och tilldelar dagar/timmar via Löneadministrationen
• Längst ner kan du välja om tiden som rapporterats på koden ska läggas till på flextidkontot

Beroende på konfiguration och TimeLog-version har du olika alternativ längst ut till höger. Du kan markera om tid som rapporterats på koden ska 

• Attesteras av en chef
  
• Reduceras i kapacitet i resursplaneraren
  
• Visas för alla i Semesterkalendern

Kom ihåg att klicka på Spara när du är färdig med dina inställningar.

Underhålla frånvarokoder

Om inga ändringar görs i era lokala överenskommelser eller avtal behöver du inte ändra koderna. De fortsätter helt automatiskt att köra från år till år med din konfiguration.

Om du trots det behöver ändra en eller flera koder rekommenderar vi att du skapar en ny kod och avaktiverar den nuvarande. Anledningen till detta är bl.a. för att se till att beräkningarna görs korrekt och att det inte råder någon tvekan om konverteringen om du byter från ett format till ett annat.

En tumregel är att om du vill ändra en kods registreringssätt/format eller frånvarotyp så ska du skapa en ny kod.

---

Skapa en ny löneregel

Du skapar en ny löneregel genom att klicka på knappen Ny löneregel. Då öppnas dina redigeringsalternativ.

• Välj regel: Här väljer du vilken regel du vill ställa in
  • Automatiskt intjänande: Här görs en allmän tillskrivning oberoende av din arbetstid
  • Automatiskt intjänande baserat på arbetstid: Här görs tillskrivningar baserade på din arbetstid
• Lönetidskonto: Här väljer du vilket löntidskonto regeln ska gälla för
• Intjänande: Här anger du det antal timmar eller dagar som intjänandet sker per tillskrivning
• Intjänandefrekvens: Här väljer du om intjänandet ska ske veckovis, månadsvis, kvartalsvis eller årsvis. Det intjänade antalet timmar eller dagar friges första dagen i den efterföljande perioden. Observera att du måste välja vilken månad intjänandet ska börja i för årsvist intjänande.

Beroende på din konfiguration och din TimeLog-version kan du konfigurera två eller flera regler.

Kom ihåg att klicka på Spara när du har gjort dina inställningar.

Beräkningar

Här får du en översikt över hur systemet beräknar det automatiska intjänandet om du har en medarbetare som börjar eller slutar mitt i en intjänandeperiod. Beräkningen görs utifrån start- eller slutdatum samt utifrån hur många arbetsdagar det finns i perioden. Du kan inte tillskriva mer än det som har ställts in för en hel period. Avrundning görs alltid till två decimaler.

Vi använder beräkningsmodellerna nedan:

• Intjänande veckovis: Antalet dagar som anställd / 7 x Intjänande
• Intjänande månadsvis: Antalet dagar som anställd / 30 x Intjänande
• Intjänande kvartalsvis: Antalet dagar som anställd / 90 x Intjänande
• Intjänande årsvis: Antalet dagar som anställd / 30 x Intjänande+ hela månader under resten av intjänandeperioden / 12 x Intjänande 

Underhålla löneregler

Om ändringar inte görs i era lokala överenskommelser, kollektivavtal eller lagstiftning behöver du inte ändra reglerna. De fortsätter automatiskt att rulla från år till år med din konfiguration. 

Om du ändå skulle behöva ändra en eller flera regler kan du göra det genom att klicka på blyertspennan vid namnet. Då kan du ändra följande:

• Lönetidskonto: Här väljer du vilket löntidskonto regeln ska gälla för
• Intjänande: Här anger du det antal timmar eller dagar som intjänandet sker per tillskrivning
• Intjänandefrekvens: Här väljer du om intjänandet ska ske veckovis, månadsvis, kvartalsvis eller årsvis. Det intjänade antalet timmar eller dagar friges första dagen i den efterföljande perioden. Observera att du måste välja vilken månad intjänandet ska börja i för årsvist intjänande.

Kom ihåg att klicka på Spara när du har gjort dina inställningar.

---

Om du använder en löneintegration

Om du använder en av TimeLogs standardintegrationer för lönesystem så kan du för varje kod bestämma om koden ska tas med vid exporten till lönesystemet samt vilken kod i lönesystemet rapporteringarna ska överföras till.

Medarbetare på olika kollektivavtal

Om du har medarbetare som är anslutna till olika kollektivavtal eller lokala avtal rekommenderar vi att du använder lönegrupper för att ge dina medarbetare rätt koder för deras rapportering. Läs mer om lönegrupper och konfiguration här.

Exempel på konfiguration av koder för kompledighet och övertid

Här ser du några exempel på hur du kan konfigurera dina koder för kompledighet och övertid.

Kompledighet

Först ska du se till att du har ett lönekonto som är inställt på att kunna beräkna kompledighet. Sedan skapar du en ny frånvaroskod med inställningarna nedan:

• Sortering, Namn och Beskrivning bestämmer du själv
• Frånvarotyp: Ledighet med lön
• Lönekonto: Kompledighet
• Format: Timmar – eller dagar om dina medarbetare bara får ta ut kompledighet i hela eller halva dagar
• Beräkningsprincip: Tid läags till
• Faktor, lönekonto: 1
• Faktor, flextidkonto: 0

Tidrapporteringen räknas med som arbetstid så att skillnaden på dagen blir 0,00.

Du kan se rapporteringarna i rapporterna:

• Lönespecifikation
• Lönespecifikation (alle medarbetare)
• Datautdrag: Frånvaro och lönekoder

Övertid

Vi rekommenderar att du först skapar ett lönekonto som matchar namnet på din lönekod. Sedan skapar du en ny lönekod med inställningarna nedan:

• Sortering, Namn och Beskrivning bestämmer du själv
• Lönekonto: Här väljer du det konto du just skapat
• Lönespecifikationstyp: Lönespecifikation
• Format: Timmar
• Beräkningsprincip: Tid läggs till
• Faktor, lönekonto: 1
• Faktor, flextidkonto: 1,5

När dina medarbetare rapporterar tid på koden på tidrapporten gångas tidrapporteringen med faktor 1,5 så att t.ex. 2 timmar blir till 3 timmar på flextidkontot.