SE Registrera Utgifter/kostnader Så formateras importfiler

Så formateras importfiler

Introduktion

Så konfigurerar du filer med utgifter som ska importeras till TimeLog i ditt ekonomisystem.

Beskrivning

Importfilen skapas som en exportfil i ekonomisystemet. Här beskriver vi kraven som måste uppfyllas för att TimeLog ska kunna läsa filen och importera utgifterna korrekt.

Hjälptexten Import av utgifter beskriver mer om hur filen hanteras och importeras.

Filformat

Importfilen måste vara en txt.- eller csv.-fil. Och kolumnerna ska vara separerade med semikolon (;), komma (,) eller tabulatortecken (TAB).

Fälten i importfilen

För att importfilen ska kunna läsas in måste varje rad ha elva fält i en bestämd ordning. Det finns även krav angående fältens formatering. Notera att fälten i ekonomisystemet troligen inte har samma namn som TimeLogs motsvarande fält samt att de på TimeLogs importsida kommer visas i en annan ordning än i importfilen.

Datafälten får inte innehålla semikolon, komman eller tabulatortecken eftersom dessa används för att separera fälten. Enkelt sagt måste det finnas tio separatorer på varje rad. 
Fälten får inte heller innehålla radbrytningar eftersom de används för att markera slutet på en utgift.
Om raderna inte innehåller elva fält kommer följande meddelande visas när du försöker importera filen till TimeLog:

Följande importrader innehåller inte rätt antal kolumner (11):

Sedan följer information om vilka av importfilens rader som är felaktiga. Samma fel uppstår om några av fälten innehåller separationstecken.

Fält

 

Formateringskrav

Innehåll krävs

Datum

1

Datum när inköpet gjordes.

Formatet är beroende av det format som valdes vid importen och ett exempel kan ses på importsidan.

x
 Utgiftsnr.

2

Ekonomisystemets unika referensnummer vid importen. Notera att det inte får vara mer än 100 tecken långt.

x
Kontonr. 

3

Utgiftens kontonummer i ekonomisystemet som kan användas till att identifiera utgiftstypen i TimeLog.

 

Leverantörsnr.

4

Leverantörsnumret ska finnas som ett kundnummer i TimeLogs kunddatabas och kundkortet måste visa Leverantör.

Om det inte finns något leverantörsnummer i importfilen, eller om numret är fel eller om kunden inte är specificerad som leverantör kommer utgiften att importeras utan leverantör.

 

Belopp inkl.  moms

5

Beloppet anges i den valuta som inköpet gjordes i.

Formatet är beroende av det format som valdes vid importen och ett exempel kan ses på importsidan.

x

Momssats

6

Anges i procent (utan procenttecken) t.ex. 25. TimeLog kommer att räkna om momsen till ett belopp i samma valuta som köpesumman.

Om ingen momssats anges kommer beloppet vara ”0”.

 

Kommentar

7

Beskrivning av utgiften. Texten får inte innehålla semikolon, komman, tabulatortecken eller radbrytningar.

 

Valutakod (¤)

8

Den valuta som beloppet betalades i.

Format: Förkortning med 3 bokstäver, t.ex. SEK, EUR för Euro, USD för amerikanska dollar etc. Valutakoden ska finnas i TimeLogs valutainställningar och måste vara aktiverad.

x

Valutakurs

9

Valutakursen för den valuta som utgiften betalades i.

Format: xxx – t.ex. 750 om 100 enheter i valutan (t.ex. Euro), motsvarar 750 svenska kronor.

x
 Projektnr.

10

Projektnumret i importfilen kommer konverteras till ett projektnamn i TimeLog om det finns. Om det inte finns, kommer användaren uppmanas att välja ett projekt som utgiften ska kopplas till vid importen.

 
 Fakturanr.

11

Fakturanummer för den faktura i ekonomisystemet som har med denna utgift.

Det finns inga krav på hur fakturanumret formateras men det får max bestå av 50 tecken.

 
Senast uppdaterad 24 maj 2023