ETC-rapport – Skicka in

Introduktion

”ETC” står för ”Estimate to Complete” och gör det möjligt för en medarbetare att ange hur mycket restarbete denne förväntar sig att få tillbaka på en given uppgift.

Beskrivning

Rapportera ETC

Skärmbilden ETC Rapport – Skicka in, som finns på Rapporter, är projektmedarbetarens rapporteringsverktyg, när man ska rapportera ETC till projektledaren på de aktiviteter/uppgifter som projektmedarbetaren arbetar på.

När en projektmedarbetare rapporterar ETC i TimeLog, så sker det för enkelhetens skull alltid till och med dagen före kl. 24:00. Detta kallas ETC-datumet eller ETC-tidpunkten. Om det är en måndag och man rapporterar ETC, ska man rapportera ETC, som det var innan dagens arbete påbörjades. Rapporteras således en ETC på 10 timmar, så betyder det, att man vid midnatt dagen innan saknade 10 timmar på aktiviteten.

• ETC rapport – Skicka in är uppbyggd som en rapport med en filtersektion längst upp och en innehållssektion längst ned.

Filtret

Under Visning väljs uppgifter för de aktiviteter, som ska visas i sökresultatet.

Filterinställningen Visa ETC rapporter efter styr, vilka ETC-rapporter som ska visas på skärmbilden. Om man skriver datumet 15-06-2013 här, så visas endast aktiviteter där man rapporterat ETC den 15 juni eller senare. Aktiviteter, där man aldrig har rapporterat ETC och aktiviteter med äldre ETC-rapporter visas inte. Tänk på att denna filterinställning endast är tillgänglig om man valt, visningsalternativet Visa alla aktiviteter på ETC-projekt.

Under Visningsalternativ finns det tre alternativ att välja på:

• Visa endast aktiviteter där det har rapporterats tid sedan den senaste ETC-rapporten som begränsar resultatet till de uppgifter där det har rapporterats tid, sedan det sist gjordes en ETC-rapport (standard).
• Visa endast nya aktiviteter som väntar på din estimering som begränsar resultatet till de uppgifter, där det ännu inte har lämnats en ETC. Det kommer vanligen att vara nya uppgifter, som tilldelats sedan det sist lämnades en ETC
• Visa alla aktiviteter på ETC-projekt som visar alla uppgifter som användaren är allokerad till på ETC-projekt.

Utöver valet mellan ovanstående visningsalternativ kan följande väljas till:

• Visa färdiga aktiviteter: Markeras, om färdiga aktiviteter ska tas med.
• Visa aktivitetbeskrivning: Markeras, om beskrivning som är tillagd till de visade aktiviterna ska visas.

Innehållssektionen ETC rapport – skicka in

Tabellen anger all relevant information för de visade aktiviteterna som har att göra med rapporteringen av ETC. Det är också här som man lämnar en uppdaterad rest-estimering(ETC) på dessa aktiviteter.

Tabellen innehåller följande kolumner:

• WBS (Work Breakdown): Aktivitetens WBS-nummer.
• Fasnamn: Namnet på aktiviteten.
• Framdrift: Visar framdriften på aktiviteten beräknat som det registrerade antalet timmar på aktiviteten i förhållande till den nuvarande estimerade slutförbrukningen på aktiviteten (EAC – Estimate at Completion). 
  Allok.: Visar hur många timmar projektledaren har allokerat dig till aktiviteten.
• Senaste ETC: Visar hur många timmar du vid din senaste ETC ansåg, att du skulle använda på att avsluta aktiviteten.
• Nya timmar: Visar hur många timmar du har rapporterat på aktiviteten sedan sista ETC.
• I kolumnen Ny ETC ska du ange hur många timmar du anser att du saknar för att kunna avsluta fasen. TimeLog kommer med ett förslag, som motsvarar Senaste ETC minus Nya timmar, men du bör ändra det så att det anger det antal timmar som du tror är det korrekta, som ska användas för att avsluta uppgiften (aktiviteten).
• I kolumnen Osäkerhet ska du ange, om du är osäker på din estimering genom att välja ett av de tre alternativen i valmenyn. Denna kolumn är endast synlig, om funktionen är aktiverad i systemadministrationen.
• Kolumnen med checkmark visar om en fas är färdig eller ej. Om symbolen är grön är aktiviteten färdig. Om den är grå, är den inte färdig. Klicka direkt på the field för att ändra status på aktiviteten, från t.ex. icke färdig till färdig.

Så här skickar du din ETC rapport

• Skriv det antal timmar som du anser att du ska använda för att avsluta aktiviteten i kolumnen Ny ETC. Det timantal, som TimeLog föreslår, kan skrivas över, om du inte håller med.
• Skriv ev. en kommentar till din ändring av ETC:n genom att klicka på till höger om textfältet. Kommentaren kan läsas av din projektledare.
• Ange hur säker du är på din estimering i kolumnen Osäkerhet genom att välja ett av de tre alternativen i valmenyn.
• Klicka på Spara.

Logg

ETC-loggen visar utvecklingen av angiven ETC för en given allokering. Tillgången till loggen sker antingen från Handlingsmeny (IKON) och länken Logg till höger om en aktivitet i rapportens innehållssektion.

Loggen innehåller följande uppgifter:

• Datum (ETC-datumet): Det datum, som ETC:n gäller från.
• Rapp.: Antal timmar som rapporterats till och med ETC-datumet.
• ETC (Estimate to Complete): Rest-estimeringen per angivet ETC-datum.
• Osäkerhet (Röd, gul eller grön): Anger osäkerheten på den rapporterade ETC:n. Visas endast om osäkerhet är aktiverat i systemadministrationen.
• EAC(Estimate at Completion): Visar den förväntade tidsanvändningen när uppgiften är färdig. EAC =ETC+Rapp.
• Framdrift: Framdriften för den aktuella aktivitet beräknas mot bakgrund av EAC. 
Framdrift =Rapp. /EAC
• Kommentar: Den kommentar, som medarbetaren har angett i samband med rapportering av ETC.

Atgärder

Till höger över tabellen finns en meny med en lista över möjliga åtgärder för de aktiviteter, som finns i innehållssektionen.

Markera kryssrutorna bredvid de aktiviteter, där du vill utföra åtgärden. Välj därefter vilken åtgärd som ska utföras på de markerade aktiviteterna.

Alternativen i valmenyn Välj åtgärd är:

Ta bort senaste ETC rapport
Tar bort den senaste rest-estimeringen på de aktiviteter som har markerats.

Byt allokeringsstatus till färdig eller inte färdig
Byter status på de valda aktiviteterna till färdig eller inte färdig.

Byt ETC osäkerhet till
Byter osäkerhet på de valda aktiviteterna till Hög, Mellan och Låg.

Genvägar

Längst till höger under Genvägar visas länken xx ny(a) aktivitet(er) väntar på din första estimering. Använd denna genväg om du vill se alla de uppgifter, som du ännu inte har angivet ETC på.