Import av projektkostnader

Introduktion

Om du har kostnader i ditt ekonomisystem, t.ex. leverantörsfakturor, medarbetarutlägg, resekostnader etc. som du vill föra över till projekt i TimeLog kan du enkelt importera kostnaderna med en kommaseparerad fil. På så sätt slipper du att lägga in kostnaderna manuellt.

Om du använder en av TimeLogs standardintegrationer för ekonomisystem kan du importera kostnader direkt från ekonomisystemet, förutsatt att integrationen är aktiv och konfigurerad.

Beskrivning

Import med fil

Så här gör du:

Välj filen med de data som ska importeras med hjälp av Bläddra-knappen. Under Importalternativ till höger väljer du:

• Vilken fältseparator används i filen.
• Vilket format har kostnaderna rapporterats i, detta val styr vilket tal- och datumformat som används vid importen.
• Om filen innehåller kolumnöverskrifter ska du markera rutan 'Min fil innehåller kolumnöverskrifter'.

Klicka på Fortsätt.

Om filen inte innehåller några fel kommer dess innehåll visas i en tabell under fliken Välj kostnader. Om importfilen inte kan läsas in kommer orsaken att visas på din skärm. Denna typ av fel beror oftast på att importfilen inte är anpassad för det specifika formatet. Om en kostnad innehåller fel måste det rättas i filen innan den kan importeras igen. Så formateras importfiler.

Vi rekommenderar att du importerar max 100 kostnader åt gången för att behålla överblicken och säkerställa att alla kostnader importeras korrekt.

Import från ekonomisystem

Om du importerar data från ett ekonomisystem behöver du bara välja ekonomisystem och sedan klicka på Fortsätt. Importfunktionen kommer sedan att hämta poster som inte importerats tidigare från utvalda konton i ekonomisystemet.

Klar att importera

Efter att de har hämtats in i TimeLogs importverktyg kommer alla kostnader i importfilen att visas på en rad i resultatlistan.

Vid Visning anges hur många av kostnaderna som är klara att importeras samt hur många som inte är redo. Genom att markera Alla, Klar för import (x) eller Ej klar för import (x) anpassar du visningen. Detta kan vara praktiskt om tabellen innehåller många linjer.
Kostnader som är klara för import kommer ha en ljusgrå bakgrund i tabellen medan kostnader med fel kommer ha en rosa bakgrund.
Vanligaste felet är att några upplysningar saknas i kostnaderna, t.ex. behöver TimeLog veta vilket projekt kostnaden tillhör. Det är upplysningar som oftast inte kan väljas i ekonomisystemet.

Förbered data för import genom att göra följande:

• Håll musen över trekantenen längst till vänster i raden för att se felbeskrivningar. Det kan t.ex. stå ”Du måste välja ett projekt”.
• Rätta felet t.ex. genom att välja ett projekt för den aktuella kostnaden i kolumnen Projekt.

Utför import

När det inte finns några röda rader i resultatlistan är det dags att importera data till utvalda projekt.

• Markera rutorna till höger om de kostnader som ska importeras. Använd ev. den översta rutan för att markera alla kostnader.
• Öppna listrutan Välj handling och välj Importera i menyn, klicka därefter på OK.

Framför tabellen visas sedan ett meddelande om hur många kostnader som importerades. Eventuella fel och varningar visas överst på skärmen.

Nu är importen klar.

Ta bort kostnader från en tabell

Kostnader som du inte vill importera, t.ex. de som innehåller fel, kan raderas ur listan. Översta raden i tabellen med blå bakgrund kan användas för att välja utskrifttyper, projekt och medarbetare för alla kostnader på en gång, liksom alla kostnader kan väljas till eller från med hjälp av rutorna.

• Markera rutorna till höger om de kostnader som ska tas bort från listan.
• Öppna listrutan Välj handling och välj Ta bort i menyn, klicka därefter på OK.

Utgiftstyp och kontonummer

Utgiftstyp KAN krävas i TimeLog men inte alltid. Om utgiftstyp är tom vid import eller inte känd av TimeLog, men krävs kommer detta indikeras med en varningstriangel till vänster i tabellen. Utgiftstyp ska därför väljas i tabellen för relevant kostnad innan den importeras. 

Beloppen i tabellen avrundas enligt de inställningar som valts i TimeLogs systemadministration.

Ange kontonummer för olika utgiftstyper

I Systemadministrationen kan man koppla ett kontonummer till olika utgiftstyper. På så sätt känner TimeLog ofta igen de kontonummer som kommer från ekonomisystemet och som finns med i importfilen eller direktimporten. Om så är fallet kommer Utgiftstyp var ifyllt i tabellen och man behöver då inte fylla i den manuellt.

Kolumner i tabellen

• Datum: Datumet anger vilken dag kostnaden är betald.
• Utgiftsnr,: Ekonomisystemets unika referens till denna kostnad. Fältet är en förutsättning för at kostnaden går att importera.
• Leverantör: Unik referens till leverantören. Fältet anges som ett nummer i importfilen eller direktimporten och visas som ett namn i tabellen. Numret måste finnas som kundnummer i TimeLogs kunddatabas (TimeLog CRM eller Kunder och Kontaktpersoner). Kunden ska ha status: Leverantör.
• Kommentar: Textbeskrivning av kostnaden som kommer från importfilen.
• Fakturanr.: Om kostnaden härrör från en faktura som rapporterats i ekonomisystemet kan fakturans nummer ha infogats i detta fält.
• Kontonr.: Kontonumret för det konto som kostnaden är rapporterat på i ekonomisystemet. Om det finns kontonummer på utgiftstyperna i TimeLog används numret till att definiera utgiftstyp för kostnaden.
• Valuta (¤): Den valuta som kostnaden betalades i.
• Valutakurs: Gällande valutakurs den dag kostnaden betalades.
• Belopp inkl. moms: Inköpspris inklusive moms i den valuta som kostnaden betalades i. Beloppet är avrundat enligt TimeLogs inställningar.
• Moms: Momsen kommer från importfilen eller direktimporten där den anges som en sats i procent. Satsen omvandlas till det belopp som visas i tabellen.
• Utgiftstyp: Fältet anger den utgiftstyp som kostnaden i importfilen importerades till i TimeLog. Utgiftstyper i TimeLog är kopplade till kontonumret. Om ett kontonummer för kostnaden finns i importfilen eller direktimporten kommer det per automatik styra vilken utgiftstyp som används i tabellen. Om TimeLog inte hittar något kontonummer kommer Utgiftstyp inte fyllas i.
• Projekt: Projektet har angetts som ett projektnummer i importfilen eller direktimporten och detta styr vilket projekt kostnaden knyts till i TimeLog. Om projektnumret inte anges i importfilen eller direktimporten, om det inte känns igen, eller om projektet är inaktivt, ska projekt anges manuellt i tabellen för relevant kostnad.
• Medarbetare: Medarbetare är per automatik inställt att vara den person som är inloggad i TimeLog, och som utför importen, men inställningen kan ändras vid behov. Innehållet i denna kolumn härrör INTE från importfilen eller direktimporten, men medarbetare måste vara ifylld i tabellen för att kostnaden ska kunna importeras.