Ny medarbetare

Introduktion

Här lägger du in information om nya medarbetare, t.ex. timpriser och normala arbetstid. Dessa används för att beräkna medarbetarnas tidrapporteringar korrekt i olika projekt och rapporter.

Beskrivning

Alla fält markerade med * är obligatoriska och måste fyllas i innan du kan klicka på Spara.

Du måste fylla i fyra olika sektioner med information:

1. Personuppgifter
2. Organisationsuppgifter
3. Arbetstids- och löneuppgifter
4. Licens- och rättighetsuppgifter

Personuppgifter:

Här anger du eller väljer:

• Förnamn och Efternamn för den nya medarbetaren i relevanta fält
• Användarnamn som används för att logga in i TimeLog. Vi rekommenderar att du använder initialer så att det blir enkelt för alla medarbetare att logga in
• Initialer som används vid val av medarbetare och visningar i rapporter i TimeLog
• Jobbtitel, detta är frivilligt
• Medarbetarens e-postadress, som kommer används till aktiveringsmeddelanden och aviseringar från TimeLog. Meddelanden är giltigt 24 timmar

Använd ev. Kommentarsfältet för ytterligare personlig information.

Organisationsuppgifter:

Här anger du eller väljer:

• Avdelningen som medarbetaren tillhör och som ska visas i rapporteringen
• Juridisk enhet, den enhet som medarbetaren tillhör och som ska visas i rapporteringen (endast tillgänglig med Multiple Legal Entities)
• Överordnad, den chef som ska attestera medarbetarens tidrapporteringar och utgifter
• Medarbetar-ID, om aktiverat i systemadministrationen. Används ofta när egna rapporter skapas via våra API och i våra löneintegrationer
• Medarbetartyp, som används till att begränsa sökningar i flera rapporter
• Anställningsdatum, påverkar flextidssummeringen eftersom den börjar från och med denna dag. Du kan inte tidrapportera på datum som ligger före anställningsdatumet
• Uppsägningsdatum, om detta är känt – t.ex. vid tidsbegränsade anställningar och vikariat. Flextidsummeringen upphör vid detta datum men medarbetaren kan fortfarande logga in. Markera Inaktivera automatiskt vid uppsägningsdatum, om du vill avsluta tillgång till systemet vid uppsägningsdatumet. Annars ska detta göras manuellt på medarbetarkortet
• Standardtimpris för kunder, valt timpris för medarbetaren kommer föreslås vid allokering till projektuppgifter. Om du vill använda ett annat timpris än vad som föreslås, kan detta ändras både för det enskilda projektet och på medarbetarkortet.
• Interna självkostnad, används till att beräkna kostanden för använda timmar och visas bland annat i projektsummeringar och rapporter. Varje medarbetare kan endast ha ett internt självkostnad.
• OIO-ID, som visas, om OIOXML (e-fakturering) är aktiverat i Systemadministrationen

Arbetstids- och löneuppgifter:

Här anger du eller väljer:

• Helgdagskalender som används i medarbetarens tidrapport och i resursplaneringen
• Traktamenten, som används vid inlämning av resor, om aktiverat i systemadministrationen
• Normal arbetstid, som skapar beräkningsunderlag för medarbetarens flextidssummering
• Lönegrupp, om aktiverat i systemadministrationen. Här väljer du vilka lönekoder som medarbetaren ska kunna se i sin tidrapportering.
• Löneutbetalning – avgör vilken löneutbetalning medarbetaren ska tillhöra, t.ex. per månad eller var 14:e dag. Du måste aktivera Avancerad lönetidsregistrering i systemadministrationen för att välja en annan löneutbetalning på medarbetarkorten samt i rapporter som kan filtrera på löneutbetalning

Licenser och rättigheter:

Här anger du eller väljer:

• Tillgång till extramoduler, som TimeLog Tracker för Outlook, om ni har köpt till några
• Behörigheter, där du anger vilka behörigheter medarbetaren ska ha i systemet. Detta styr vilka funktioner medarbetaren har tillgång till. Om du inte väljer några behörigheter, kan medarbetaren inte använda systemet
  
• Aktivera, här anger du när medarbetaren ska aktiveras – nu, manuellt senare eller vid ett specifikt datum. När användaren har aktiverats (oavsett om du gör det nu, manuellt senare eller automatiskt på ett specifikt datum), skickas ett aktiveringsmeddelande för TimeLog automatiskt till användaren. Meddelanden är giltigt 24 timmar

Klicka på knappen Spara för att skapa den nya medarbetaren i systemet.

Du kan alltid ändra inställningarna för en medarbetare genom att öppna sidan Redigera medarbetare.

Särskilda anteckningar

När medarbetaren har skapats kan hen lägga in personliga kontaktupplysningar under den personliga profilen och de kommer även att finnas med på medarbetarkortet framöver.

Notera att all ovanstående information kanske inte går att se. Det styrs av vilken utgåva av TimeLog du har och vilka extramoduler du använder, och därmed vilka funktioner och processer du har tillgång till.

Du är välkommen att kontakta info@timelog.se om du har frågor kring ditt abonnemang.